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Executive Secretary Jobs in Quebec (NOW HIRING)

Elite Domo

CA$80K - CA$90K/yr

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All JobsSecretary JobsExecutive Secretary JobsExecutive Secretary Jobs in Quebec

Executive Secretary information

See Quebec salary details

$7

$21

$37

How much do executive secretary jobs pay per hour?

As of Sep 5, 2026, the average hourly pay for executive secretary in Quebec is $21.69, according to ZipRecruiter salary data. Most workers in this role earn between $16.83 and $25.48 per hour, depending on experience, location, and employer.

What is an executive secretary?

Executive Secretaries are administrative professionals who provide high-level support to executives and senior managers within an organization. Their duties often include managing schedules, organizing meetings, handling correspondence, preparing reports, and maintaining confidential records. They play a key role in ensuring the efficiency of executive operations by coordinating communications and acting as a liaison between executives and other staff or external contacts. Executive Secretaries must possess strong organizational, communication, and problem-solving skills, as well as a high degree of discretion and professionalism.

What are the key skills and qualifications needed to thrive as an executive secretary, and why are they important?

To thrive as an Executive Secretary, you need excellent organizational skills, attention to detail, and proficiency in office administration, usually backed by a diploma or degree in business or office management. Familiarity with office software (like Microsoft Office Suite), calendar management tools, and sometimes shorthand or transcription systems is typically required. Strong communication, discretion, and the ability to multitask under pressure set outstanding Executive Secretaries apart. These skills are crucial for ensuring efficient office operations, supporting executives, and maintaining professionalism in high-stakes environments.

How does an executive secretary typically collaborate with senior management and other departments?

An Executive Secretary works closely with senior management, often serving as the primary point of contact for internal and external communications. They coordinate meetings, prepare reports, and handle confidential information, ensuring executives' schedules run smoothly. Collaboration with other departments is common, as Executive Secretaries may help organize cross-functional projects, relay important updates, and facilitate workflow between teams. Strong organizational and interpersonal skills are essential to manage these interactions efficiently and maintain professionalism in high-pressure situations.

What is the difference between Executive Secretary vs Administrative Assistant?

AspectExecutive SecretaryAdministrative Assistant
CredentialsHigh school diploma; some roles prefer post-secondary educationHigh school diploma; some roles may require post-secondary education
Work EnvironmentCorporate offices, executive departmentsVarious settings including offices, schools, healthcare
Employer & Industry UsageUsed in corporate, government, nonprofit sectors for supporting executivesCommon across industries for general administrative support
Primary ResponsibilitiesManaging schedules, handling correspondence, preparing reports for executivesManaging files, scheduling appointments, supporting teams

While both roles involve administrative support, an Executive Secretary primarily assists high-level executives with complex tasks and confidential matters, often requiring specialized skills. An Administrative Assistant provides broader support to teams or departments, handling general administrative duties. The roles overlap in skills like organization and communication but differ in scope and level of responsibility.

Is being an executive secretary a stressful job?

Being an executive secretary can be stressful due to managing multiple tasks, tight deadlines, and high-level communication demands. The role often requires strong organizational skills, multitasking, and the ability to handle pressure in fast-paced environments.

What is the average pay for an executive secretary?

The average salary for an executive secretary typically ranges from $45,000 to $70,000 per year, depending on experience, location, and the size of the organization. Skilled executive secretaries with proficiency in office management tools and strong communication skills tend to earn higher salaries.
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Infographic showing various Executive Secretary job openings in Quebec as of August 2026, with employment types broken down into 89% Full Time, 8% Part Time, and 3% Contract. Highlights an 81% Physical, 4% Hybrid, and 15% Remote job distribution, with an average salary of $45,107 per year, or $21.7 per hour.

Assistante Personnelle Exécutive #2077

Elite Domo

On-site

CA$80K - CA$90K/yr

Full-time

Posted 22 days ago

Job description

SOMMAIRE

Une famille privée est à la recherche d’un(e) Assistant(e) personnel(le) exécutif(ve) (APE) expérimenté(e), hautement organisé(e) et discret(ète) afin d’offrir un soutien administratif et personnel complet à un principal et à sa famille pendant un congé de maternité.

L’Assistant(e) personnel(le) exécutif(ve) sera responsable de la gestion d’agendas complexes, de la coordination des déplacements, de diverses tâches administratives personnelles et agira comme personne-ressource entre le principal, la famille, le personnel corporatif, le gestionnaire de propriété et le personnel de maison.

Le(La) candidat(e) idéal(e) est proactif(ve), débrouillard(e) et hautement adaptable. Il(Elle) possède un excellent jugement, sait anticiper les besoins et est en mesure de gérer les priorités de façon autonome. Il s’agit d’un poste temporaire de plusieurs mois, idéal pour un(e) professionnel(le) expérimenté(e) qui évolue aisément dans un environnement dynamique où la confidentialité est primordiale.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Soutien exécutif et administratif
  • Agir comme principal point de contact du principal en filtrant et en gérant les appels, la correspondance, les demandes et autres communications.
  • Gérer les agendas complexes du principal et de la famille, notamment les réunions, rendez-vous, engagements personnels et priorités.
  • Coordonner les réunions et rendez-vous tout en gérant adéquatement l’accès au principal.
  • Anticiper les priorités à venir et rappeler au principal les tâches, rendez-vous, engagements et échéances importantes.
  • Maintenir des bases de données, dossiers, documents et systèmes de classement bien organisés.
  • Assurer une liaison efficace avec le personnel corporatif et les différents contacts professionnels.
  • Offrir du soutien et assurer le remplacement des autres Assistantes personnelles exécutives au besoin.
Voyages et logistique
  • Coordonner les déplacements nationaux et internationaux, notamment le transport et l’hébergement, en collaboration avec l’agent de voyages de la famille.
  • Préparer et maintenir à jour les renseignements relatifs aux voyages ainsi que les itinéraires détaillés.
  • Agir comme personne-ressource lorsque le principal et sa famille sont en déplacement.
  • Être disponible occasionnellement en soirée et la fin de semaine lorsque requis en raison de voyages ou de situations nécessitant une attention immédiate.
Soutien personnel et familial
  • Coordonner les activités, rendez-vous et horaires des enfants.
  • Organiser les rendez-vous médicaux et autres rendez-vous personnels des membres de la famille.
  • Préparer et soumettre les réclamations médicales du principal et de sa famille.
  • Effectuer et gérer les commandes en ligne, les échanges et les retours.
  • Maintenir à jour et avec exactitude les renseignements personnels et administratifs du principal et de sa famille.
  • Répondre à diverses demandes personnelles et administratives, selon les besoins.
Gestion financière et des dépenses
  • Préparer, tenir à jour et soumettre les rapports de dépenses au service de comptabilité.
  • Gérer la petite caisse et maintenir des pièces justificatives précises.
  • Collaborer avec le service de comptabilité et le personnel corporatif relativement aux dépenses personnelles et aux questions administratives, au besoin.
Événements et coordination de la résidence
  • Participer à l’organisation et à la coordination d’activités de financement, de réceptions privées et de retraites exécutives.
  • Collaborer étroitement avec le gestionnaire de propriété et le personnel de maison afin d’assurer une communication et une coordination efficaces au sein de la résidence.
  • Participer à des projets spéciaux et répondre aux différentes priorités à mesure qu’elles se présentent.
QUALIFICATIONS ET EXIGENCES
  • Minimum de 5 années d’expérience à titre d’Assistante personnelle exécutive, idéalement auprès d’un principal, d’un cadre supérieur ou d’une famille privée.
  • Capacité démontrée à traiter des renseignements hautement confidentiels et sensibles avec la plus grande discrétion.
  • Excellentes compétences en matière d’organisation, de gestion des priorités et du temps.
  • Capacité éprouvée à gérer simultanément plusieurs priorités et à s’adapter à des besoins changeants dans un environnement dynamique.
  • Personne hautement proactive, débrouillarde et capable de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision.
  • Excellent jugement, tact, diplomatie et discrétion professionnelle.
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
  • Excellente maîtrise de Microsoft Outlook et Word; la connaissance d’Excel et de PowerPoint constitue un atout.
  • Flexibilité pour offrir occasionnellement du soutien en soirée et la fin de semaine lorsque le principal et sa famille sont en déplacement.
QUALITÉS PERSONNELLES
  • Hautement organisée et minutieuse.
  • Discrète, digne de confiance et professionnelle.
  • Proactive et orientée vers les solutions.
  • Débrouillarde et adaptable.
  • Calme et posée sous pression.
  • Excellentes aptitudes interpersonnelles et intelligence émotionnelle.
  • Sens aigu du service et capacité à anticiper les besoins.
  • Aptitude à collaborer efficacement avec les équipes exécutives, professionnelles et le personnel de maison.
INFORMATIONS SUR LE POSTE
  • Poste : Assistante personnelle exécutive
  • Type d’emploi : Contrat temporaire – remplacement de congé de maternité
  • Durée : Plusieurs mois
  • Horaire : Temps plein, avec disponibilité occasionnelle en soirée et la fin de semaine selon les besoins
  • Langues : Excellente maîtrise du français et de l’anglais
COMMENT POSTULER

Si vous êtes une Assistante personnelle exécutive expérimentée ayant déjà travaillé au sein d’une résidence privée UHNW, que vous êtes hautement organisée, discrète et proactive, et que vous évoluez aisément dans un environnement de service privé dynamique, nous vous invitons à soumettre votre candidature.

Veuillez transmettre votre curriculum vitæ accompagné d’une courte lettre de présentation décrivant votre expérience pertinente et votre intérêt pour le poste en utilisant le bouton Postuler, ou par courriel à nicolas@elitedomo.com.

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité.

À PROPOS D’ELITE DOMO

Elite Domo se spécialise dans le recrutement de professionnels expérimentés en personnel de maison pour des familles privées au Canada et à l’international.

*Il s’agit de la version française de l’annonce Executive Personal Assistant #2075.