Document Control Coordinator Jobs in Quebec (NOW HIRING)

As the BETA team grows, we are looking for an Office Coordinator to join our Team in Montreal. In this role, you will help ensure that our team members are well supported, informed, and enabled to be great! You'll work cross-functionally with our larger Beta team, and help optimize processes - all while growing your experience in a fast-paced, purpose-driven company. This isn't a box, just the core. We have plenty of other support needed. If you're the type of person to jump in and help, are undaunted by tough work, let's chat!

How you will contribute to revolutionizing electric aviation:

Support smooth & efficient Montreal HQ day to day activities:

• Oversee day-to-day operations of the Montreal facility (~85 team members), including supplies, equipment, vendor/maintenance coordination, and visitor management.
• Organize company events and large meetings, lead ad hoc committees, and support logistics for internal training programs.
• Develop and deliver French & English documentation, training materials, and internal communications tailored to the Montreal team.

Support the Canadian local activities in both French & English and interface with the rest of our organization to maintain alignment and consistency:

• Facilitate onboarding of new team members
• Support year-round intern hiring and maintain relationships with local universities to build a pipeline of emerging talent.
• Partner with IT, Finance, Accounting, Legal, and the broader Team Operations group for reporting and to align Canadian operations with company-wide standards while adapting to local requirements.

Minimum Qualifications:

• Bachelor's degree in Business Administration, HR, or related field (or equivalent experience); prior coordination experience, particularly in a startup environment, is a strong asset.
• Full professional proficiency in both French and English (written and spoken).
• Advanced MS Office skills, particularly in Excel
• Exceptionally organized, able to juggle multiple deadlines, and maintain a high standard of data accuracy and consistency.
• Clear, confident communicator who is empathetic, service-oriented, and trusted to handle information with discretion.
• Resourceful, independent, and motivated to grow - comfortable exercising sound judgment in a fast-paced, high-growth environment.

Above and Beyond Qualifications:

• A love for aviation
• Ability to handle stress and work well under pressure
• Internship or previous experience in People Operations
• Knowledge of AI tools

Coordinateur/Coordinatrice de bureau
Au bureau
Montreal, QC Canada

Chez Technologies BETA, nous appliquons collectivement notre curiosite intellectuelle, notre passion pour l'aviation et notre engagement envers la durabilite dans une mission commune : revolutionner l'aviation electrique. Quel que soit le poste occupe, chaque membre de notre equipe apporte son talent et son desir d'avoir un impact positif sur l'environnement et la vie des autres dans une culture rafraichissante, dynamique et inclusive. En lien avec l'expansion de notre equipe BETA, nous recherchons un(e) Coordinateur/Coordinatrice de bureau pour notre equipe a Montreal. Dans ce role, vous veillerez a ce que nos coequipiers soient bien soutenus, informes et habilites a exceller! Vous travaillerez de maniere transversale avec le reste de l'equipe Beta et contribuerez a optimiser les processus - tout en developpant votre experience dans une entreprise agile et axee sur l'impact. Le role n'est pas restreint a ces activites mais elles en constituent le point central. Bien d'autres domaines sont ouverts pour apporter votre contribution. Si vous etes le type de personne a vous impliquer et a embarquer dans de nouveaux projets, parlons-nous!

Comment vous contribuerez a revolutionner l'aviation electrique:

Soutenir le fonctionnement fluide et efficace de notre siege social a Montreal:

• Prendre en charge les activites administratives generales et la gestion de bureau de Montreal (environ 85 co-equipiers): fournitures de bureau, equipement, coordination avec les fournisseurs/prestataires, gestion des visiteurs.
• Organiser et superviser les evenements annuels et les reunions d'envergure, gerer les comites ad hoc et la logistique des formations internes.
• Elaborer et distribuer la documentation en francais et en anglais, les materiels de formation et les communications internes adaptes a l'equipe de Montreal. 

Appuyer les activites locales pour le Canada en Francais et en Anglais, et interagiravec le reste de l'organisation pour maintenir l'alignement et la coherence de nos actions: 

• Faciliter l'integration des nouveaux membres d'equipe
• Soutenir l'embauche de stagiaires toute l'annee et maintenir les relations avec les universites locales pour constituer un vivier de talents emergents.
• Collaborer avec les equipes IT, Finance, Comptabilite, Juridique et le groupe Team Operations etendu pour aligner les operations canadiennes sur les normes a l'echelle de l'entreprise tout en s'adaptant aux exigences locales.

Qualifications minimales :

• Un baccalaureat en Administration des affaires, Ressources Humaines, ou un domaine connexe (ou experience pertinente equivalente) ; experience en coordination, plus particulierement dans un environnement d'entreprise en demarrage, un atout. 
• Maitrise parfaite du francais et de l'anglais (ecrit et parle). 
• Competences informatiques fortes, y compris la suite MS Office et particulierement Excel. 
• Exceptionnellement minutieux, avec la capacite de gerer plusieurs taches et delais en parallele tout en maintenant l'integrite des donnees. 
• Excellent(e) communicateur/communicatrice, faisant preuve d'empathie et oriente(e) vers le service - digne de confiance pour traiter les informations avec discretion.
• Independant(e) et motive(e) a se developper ; capacite demontree a travailler de maniere independante et a exercer un jugement sain dans un environnement dynamique et en forte croissance. 

Qualifications supplementaires :

• Une passion pour l'aviation
• Capacite a gerer le stress et a bien travailler sous pression
• Experience de stage ou anterieure en RH ou Operations
• Connaissance des outils d'IA

Venez construire des avions electriques avec nous!

Nous encourageons tous les candidats motives a postuler, meme s'ils ne remplissent pas toutes les conditions requises.
Nous appliquons le principe de l'egalite d'acces a l'emploi. Les decisions d'embauche sont fondees sur le merite, les competences et les qualifications et ne seront en aucun cas influencees par la race, la couleur, la religion, l'age, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identite de genre, l'origine nationale, l'ascendance, la citoyennete, le handicap, le statut d'ancien combattant ou de militaire, les informations genetiques, la grossesse ou toute autre caracteristique protegee par la legislation federale, provinciale ou locale. BETA respecte toutes les lois federales, provinciales et locales en vigueur en matiere de non-discrimination et ne tolere aucune forme de discrimination sur le lieu de travail.
Les offres d'emploi sont conditionnelles a la reussite d'une verification des antecedents judiciaires.