Insurance Customer Service Representative

Job Title: Office Assistant - Insurance Brokerage

Location: Chula Vista, California

Position Type: Full-time

Company Description: We are a small, privately owned insurance brokerage committed to delivering personalized insurance solutions to our clients. As a boutique firm, we pride ourselves on providing exceptional service and building long-lasting relationships with our clients. We are seeking a dedicated and detail-oriented Office Assistant to join our tight-knit team.

Job Description: As an Office Assistant at our small private-owned insurance brokerage, you will play a vital role in supporting our day-to-day operations and providing administrative assistance to our team. Strong computer skills are essential for this role as you will be responsible for various tasks that require proficiency in office software and systems.

Bilingual in Spanish and English is REQUIRED for this position.

Key Responsibilities:

• Greet clients warmly and assist with inquiries in person, over the phone, and via email.
• Manage incoming and outgoing correspondence, including sorting mail and responding to emails promptly.
• Maintain organized electronic and physical filing systems for client records, policies, and other documents.
• Assist with processing insurance policy applications, endorsements, and renewals accurately and efficiently.
• Utilize office software and insurance agency management systems for data entry and record-keeping.
• Prepare and distribute insurance quotes, proposals, and policy documents to clients.
• Schedule appointments, meetings, and follow-ups for brokers, ensuring accuracy and timeliness.
• Handle basic billing inquiries, process payments, and maintain accounts receivable records.
• Assist with general office duties such as ordering supplies, organizing files, and keeping the office clean and presentable.

Qualifications:

• High school diploma or equivalent; additional education or certification in office administration or related field is a plus.
• Previous experience in an administrative role, preferably in an office or customer service environment.
• Strong computer skills, including proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) and the ability to learn new software quickly.
• Excellent organizational skills with a keen attention to detail and accuracy in data entry.
• Effective communication skills, both verbal and written, with a professional and courteous demeanor.
• Ability to work independently with minimal supervision and collaborate effectively within a small team.
• Prior knowledge of insurance terminology and policies is not required but considered a plus.

Benefits:

• Competitive salary based on experience.
• Opportunities for growth and advancement within the company.
• Paid time off and holidays.
• Positive and supportive work environment within a close-knit team.

If you are a motivated individual with strong computer skills and a passion for providing excellent administrative support in a small business environment, we encourage you to apply for the Office Assistant position at our insurance brokerage. Join us in delivering personalized service and building lasting relationships with our valued clients.

Título del posicion: Asistente de Oficina - Correduría de Seguros

Ubicación: Chula Vista, California

Tipo de posición: Tiempo completo

Descripción de la empresa: Somos una correduría de seguros pequeña y de propiedad privada comprometida con la entrega de soluciones de seguros personalizadas a nuestros clientes. Como firma boutique, nos enorgullece ofrecer un servicio excepcional y construir relaciones duraderas con nuestros clientes. Estamos buscando un Asistente de Oficina dedicado y detallista para unirse a nuestro equipo unido.

Descripción del trabajo: Como Asistente de Oficina en nuestra correduría de seguros pequeña y de propiedad privada, jugarás un papel vital en el apoyo a nuestras operaciones diarias y en brindar asistencia administrativa a nuestro equipo. Las habilidades informáticas sólidas son esenciales para este puesto, ya que serás responsable de varias tareas que requieren destreza en software y sistemas de oficina.

Se REQUIRE blinguie en ingles y espanol para este puesto.

Responsabilidades clave:

• Saludar a los clientes con calidez y ayudar con consultas en persona, por teléfono y por correo electrónico.
• Gestionar la correspondencia entrante y saliente, incluida la clasificación del correo y responder a los correos electrónicos de manera oportuna.
• Mantener sistemas de archivo electrónicos y físicos organizados para registros de clientes, pólizas y otros documentos.
• Ayudar con el procesamiento de solicitudes de pólizas de seguros, endosos y renovaciones de manera precisa y eficiente.
• Utilizar software de oficina y sistemas de gestión de corredurías de seguros para entrada de datos y registro.
• Preparar y distribuir cotizaciones de seguros, propuestas y documentos de pólizas a los clientes.
• Programar citas, reuniones y seguimientos para corredores, asegurando precisión y puntualidad.
• Manejar consultas básicas de facturación, procesar pagos y mantener registros de cuentas por cobrar.
• Asistir con tareas generales de oficina, como pedir suministros, organizar archivos y mantener la oficina limpia y presentable.

Calificaciones:

• Diploma de escuela secundaria o equivalente; educación adicional o certificación en administración de oficinas o campo relacionado es una ventaja.
• Experiencia previa en un rol administrativo, preferiblemente en un entorno de oficina o servicio al cliente.
• Habilidades informáticas sólidas, incluida la destreza en Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook) y la capacidad para aprender nuevos software rápidamente.
• Excelentes habilidades organizativas con una gran atención al detalle y precisión en la entrada de datos.
• Habilidades de comunicación efectivas, tanto verbales como escritas, con un comportamiento profesional y cortés.
• Capacidad para trabajar de manera independiente con supervisión mínima y colaborar eficazmente dentro de un equipo pequeño.
• Conocimiento previo de terminología y políticas de seguros no es necesario pero se considera una ventaja.

Beneficios:

• Salario competitivo basado en experiencia.
• Oportunidades de crecimiento y avance dentro de la empresa.
• Horario de trabajo flexible con opciones potenciales de trabajo remoto.
• Tiempo libre remunerado y días festivos.
• Ambiente de trabajo positivo y de apoyo dentro de un equipo unido.

Si eres una persona motivada con habilidades informáticas sólidas y una pasión por brindar un excelente apoyo administrativo en un entorno empresarial pequeño, te invitamos a postularte para el puesto de Asistente de Oficina en nuestra correduría de seguros. Únete a nosotros en la entrega de un servicio personalizado y en la construcción de relaciones duraderas con nuestros valiosos clientes.