Executive Assistant Office Manager Jobs in Quebec

We are a leading software development firm, currently seeking a highly organized, dependable, and proactive Part-Time Administrative Assistant / Office Coordinator to support the day-to-day operations of our Montreal office.

This is an ideal opportunity for someone who enjoys keeping things organized, takes initiative, and is comfortable managing a variety of administrative and office coordination responsibilities. The successful candidate will be a reliable point of contact for staff, management, building management, vendors, and service providers, helping ensure that the office runs smoothly and efficiently. 

Key Responsibilities:

Office Administration & Operations

• Support the day-to-day administrative operations of the Montreal office.
• Maintain a professional, organized, and welcoming office environment.
  
• Coordinate the ordering, delivery, and tracking of office supplies, equipment, and basic IT hardware.
• Manage mail, deliveries, parking arrangements, office access, and other general office logistics.
  
• Serve as a primary point of contact for building management, suppliers, and external service providers.
• Ensure office services and facilities are maintained efficiently and issues are followed through to resolution.

Finance & Administrative Support

• Assist with processing invoices, expense tracking, and payment follow-ups.
  
• Follow up on invoices, deposits, and outstanding payments.
• Coordinate with accountants and management on basic financial and administrative matters.
• Maintain organized records and documentation related to office operations and expenses.

Team & Management Support

• Provide general administrative support to management and staff as required.
• Assist with internal communications and coordination.
• Help plan and coordinate office activities, staff events, meetings, and other internal initiatives.
  

Qualifications

• Fluent in both French and English, both written and spoken.
• Previous experience in administration, office coordination, office management, or a similar support role.
• Highly organized with strong attention to detail and the ability to manage multiple priorities.
  
• Strong verbal and written communication skills.
• Professional, approachable, and service-oriented.
  
• High level of discretion and professionalism when handling confidential information.
• Proficiency with Microsoft Office and/or Google Workspace.
• Comfortable working independently while also supporting a collaborative team.
• Experience with invoicing, accounts payable/receivable, or basic bookkeeping is an asset.

Work Arrangement

This is a part-time position of approximately 16–24 hours per week, with a regular in-office presence required at our Montreal location.

We offer a flexible hybrid work arrangement, with the ability to work remotely for additional hours where appropriate. Schedule can be flexible and will be determined based on the successful candidate's availability and the needs of the office.

What We Offer

• Flexible part-time schedule.
• Hybrid work environment with flexibility where appropriate.
• Comprehensive health benefits package.
• Paid vacation, sick, and personal days.
• Professional, supportive, and collaborative work environment.
  

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Nous sommes une entreprise de premier plan spécialisée dans le développement de logiciels et sommes actuellement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) / coordonnateur(trice) de bureau à temps partiel, hautement organisé(e), fiable et proactif(ve), pour soutenir les activités quotidiennes de notre bureau de Montréal.

Ce poste convient parfaitement à une personne qui aime maintenir un environnement bien organisé, qui fait preuve d’initiative et qui est à l’aise de gérer diverses tâches administratives et liées à la coordination du bureau. La personne retenue sera un point de contact fiable pour les employés, la direction, la gestion de l’immeuble, les fournisseurs et les prestataires de services, et contribuera à assurer le bon fonctionnement efficace du bureau.

Responsabilités principales:

Administration et opérations du bureau

• Soutenir les activités administratives quotidiennes du bureau de Montréal.
• Maintenir un environnement de travail professionnel, organisé et accueillant.
• Coordonner la commande, la livraison et le suivi des fournitures de bureau, de l’équipement et du matériel informatique de base.
• Gérer le courrier, les livraisons, les arrangements de stationnement, l’accès au bureau et autres aspects liés à la logistique du bureau.
• Agir à titre de principal point de contact auprès de la gestion de l’immeuble, des fournisseurs et des prestataires de services externes.
• Veiller à ce que les services et les installations du bureau soient maintenus efficacement et assurer le suivi des demandes et des problèmes jusqu’à leur résolution.

Soutien financier et administratif

• Participer au traitement des factures, au suivi des dépenses et aux suivis de paiements.
• Effectuer le suivi des factures, des dépôts et des paiements en suspens.
• Coordonner avec les comptables et la direction les questions financières et administratives de base.
• Tenir à jour des dossiers et documents bien organisés liés aux opérations et aux dépenses du bureau.

Soutien à l’équipe et à la direction

• Fournir un soutien administratif général à la direction et aux employés, selon les besoins.
• Participer aux communications internes et à la coordination des activités.
• Contribuer à la planification et à la coordination des activités du bureau, des événements pour les employés, des réunions et d’autres initiatives internes.

Qualifications

• Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.
• Expérience antérieure en administration, coordination de bureau, gestion de bureau ou dans un rôle de soutien similaire.
• Excellentes capacités d’organisation, grand souci du détail et aptitude à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite.
• Professionnalisme, approche courtoise et sens du service.
• Grande discrétion et professionnalisme dans la gestion de renseignements confidentiels.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office et/ou Google Workspace.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec une équipe.
• Une expérience en facturation, comptes fournisseurs, comptes clients ou tenue de livres constitue un atout.

Conditions de travail

Il s’agit d’un poste à temps partiel d’environ 16 à 24 heures par semaine, nécessitant une présence régulière au bureau de Montréal.

Nous offrons un mode de travail hybride flexible, avec la possibilité de travailler à distance pour certaines heures supplémentaires, lorsque les responsabilités le permettent. L’horaire peut être flexible et sera déterminé en fonction de la disponibilité de la personne retenue et des besoins du bureau.

Ce que nous offrons

• Horaire flexible à temps partiel.
• Mode de travail hybride offrant une certaine flexibilité.
• Régime complet d’assurance maladie et avantages sociaux.
• Vacances, congés de maladie et journées personnelles rémunérés.
• Environnement de travail professionnel, collaboratif et chaleureux.