Contract Executive Assistant Jobs in Quebec (NOW HIRING)

Position:Executive Assistant

Location:Montreal

About Us

The Maples Group is a global leader in financial services,trusted by many of the world's largest hedge fund managers, private equity firms, and international corporations.

Our side-by-side financial and legal teams consistently deliver award-winning services to a global client base, offering unrivalled learning and career opportunities to our 2,500 colleagues worldwide.

What'sit like to work here?

Weare drivento excel, and collaboration is key to our continued success. We can go further for our clients because we go further for each other too. Our inclusive culture creates an environment where people can be themselves at work while doing their best work. No matter where you work in the Maples Group, you will be part of a global team.

The Opportunity

Consistently recognised as one of Montreal's Top Employers, the Maples Group established our operations in the central downtown area in 2009. Our Montreal office exemplifies our culturally rich and entrepreneurialorganisation, with over 300 colleagues from 50 countries collaborating to deliver best-in-class solutions to clients worldwide.

As part of our Montrealteamyou will:

• Be responsible for dealing with logistics and administrative matters for our senior executives, and represents them in communication with internal andexternal parties, as necessary;
• Such matters are often highly sensitive and confidential - a high degree of professionalism, attention to detail, mature business judgement, and extreme professional discretion are extremely important;
• This position is highly visible within and beyond our office, and the executive assistant must be a culture carrier that behaves in a way that is consistent with the values of our firm and its leaders
• Attending and preparing minutes for global meetings and calls;
• Drafting office-wide or firm-wide written communications / presentations on behalf of the executives;
• Planning and scheduling meetings, and managing executives' calendars;
• Maintaining complex spreadsheets and databases;
• Preparing periodic and ad-hoc reports in collaboration with other business functions (e.g. Finance, Human Resources, Marketing);
• Communicating with other business unit leaders on behalf of the executives;
• Managing contract, expense and other approvals on behalf of the executives in accordance with policies and procedures;
• Preparing virtual and physical meeting spaces for important internal and external meetings;
• Travel planning and support for the executives;
• Assisting the business development teams as necessary;
• Assisting with the training and induction of certain high-profile new employees;
• Coordinating special projects and events (e.g. planning major social events, support for facilitated sessions, organizing client activities).
• The Executive Assistant must be highly organized, available and able to quickly respond to critical situations and needs, which may be outside of regular business hours;
• This is a demanding role that requires consistent execution on a high volume of work with precision and timeliness;
• The ability to withstand the pressure of intense situations and a fast-paced environment is essential

What You Bring

In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following:

• University graduates with an excellent academic background, and about 5 years of relevant experience as an executive / administrative assistant;
• This position will provide the successful applicant with a tremendous opportunity to gain exposure to the highest level inner workings of a global financial services firm at the highest level;
• Fluency in English is required.

You can learn more aboutthe Maples Grouponour corporate website.Experience our culture and our people on ourCareers Pageor onLinkedIn.

Disclaimer:All personal information collected during the application processwill be usedfor recruitment-related purposes only. Please referto our Job Applicant Privacy Notice atmaples.com/privacyfor details on how we handle personal information relating to job applicants.

"Please note that it is the Maples Group standard policy to undertake various background screening checks on all applicants to whom a conditional job offer is made. Except for roles based inthe Republic of Ireland, the background checks will include criminal records checks when a conditional job offer is made. If you have a criminal record, it does not mean that your job offer will be automatically withdrawn. The Maples Group will make all job offer decisions on a case-by-case basis and will takea number offactors into account, such as the role that you are applying for and the nature and circumstances of the past offence. You will have the opportunity to discuss the matter with us before a decision is made. Further details will be provided at the time any conditional job offer is made."

Poste:Adjoint(e) de direction

Emplacement:Montreal

A propos de nous

Le Groupe Maples est un leader mondial des services financiers auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, societes de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importants au monde.

Nos equipes financieres et juridiques, qui travaillent cote a cote, fournissent constamment des services primes a une clientele mondiale, offrant ainsi des possibilites d'apprentissage et de carriere inegalees a nos 2500collegues dans le monde.

Milieu de travail

Nous sommes determines a exceller et la collaboration est la cle de notre reussite constante. Nous pouvons aller plus loin pour nos clients parce que nous allons aussi plus loin les uns pour les autres. Notre culture inclusive cree un environnement ou les gens peuvent etre eux-memes au travail, tout en donnant le meilleur d'eux-memes. Quel que soit votre lieu de travail au sein du Groupe Maples, vous ferez partie d'une equipe mondiale.

L'occasion

Constamment reconnu comme l'un des meilleurs employeurs de Montreal, le Groupe Maples a etabli ses activites dans le centre-ville en 2009. Notre bureau de Montreal illustre bien la richesse culturelle et l'espritd'entreprise de notre organisation, avec plus de 300collegues de 50pays qui collaborent pour offrir les meilleures solutions a des clients du monde entier.

En tant que membre de notre equipedeMontreal, vous devrez:

• L'adjoint(e) de direction est charge(e) de traiter les questions logistiques et administratives pour nos cadres superieurs, et les represente dans les communications avec les parties internes et externes, si necessaire.
• Ces questions sont souvent tres sensibles et confidentielles: un degre eleve de professionnalisme, une attention aux details, un jugement commercial mur et une discretion professionnelle extreme sont extremement importants.
• Ce poste est tres visible au sein et en dehors de notre bureau, et l'adjoint(e) de direction doit promouvoir la culture de l'entreprise et se comporter d'une maniere qui soit coherente avec les valeurs de notre entreprise et de ses dirigeants.
• Assister aux reunions et aux appels internationaux et en rediger les comptes rendus.
• Rediger des communications ecrites ou des presentations a l'echelle du bureau ou de l'entreprise pour le compte des cadres.
• Planifier et programmer les reunions, et gerer les calendriers des cadres.
• Actualiser des feuilles de calcul et des bases de donnees complexes.
• Preparer des rapports periodiques et ponctuels en collaboration avec d'autres fonctions de l'entreprise (par exemple, finances, ressources humaines, marketing).
• Communiquer avec les autres responsables d'unites commerciales au nom des cadres.
• Gerer les contrats, les depenses et autres approbations au nom des cadres conformement aux politiques et procedures.
• Preparer des espaces de reunion virtuels et physiques pour les reunions internes et externes importantes.
• Planifier et soutenir les deplacements des cadres.
• Assister les equipes de developpement des affaires si necessaire.
• Aider a la formation et a l'integration de certains nouveaux employes de haut niveau.
• Coordonner des projets et des evenements particuliers (par exemple, planifier des evenements sociaux importants, soutenir des seances animees, organiser des activites pour les clients).
• L'adjoint(e) de direction doit etre tres organise(e), disponible et capable de repondre rapidement a des situations et des besoins critiques, qui peuvent se presenter en dehors des heures de bureau habituelles.
• Il s'agit d'un poste exigeant qui necessite l'execution constante d'un volume de travail eleve avec precision et rapidite.
• La capacite a resister a la pression de situations intenses et d'un environnement dynamique est essentielle.

Votre contribution

En plus d'une autonomie et de normes en matiere d'ethique incontestablement elevees, le candidat ideal possedera les caracteristiques suivantes:

• Diplome(e) universitaire ayant une excellente formation universitaire et disposant d'environ cinq (5) ans d'experience pertinente en tant qu'adjoint(e) de direction ou en administration.
• Ce poste offrira au candidat retenu une formidable occasion de se familiariser avec les rouages les plus complexes d'une entreprise mondiale de services financiers au plus haut niveau.
• La maitrise de l'anglais est requise.

Pour en savoir plus sur le GroupeMaples, visiteznotre siteWeb d'entreprise.Decouvrez notre culture et notre equipe sur notrepage Carrieresou surLinkedIn.

Clause de non-responsabilite:Tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilises uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privee des demandeurs d'emploi a l'adressemaples.com/privacy(en anglais seulement) pour en savoir plus sur la maniere dont nous gerons leurs renseignements personnels.

"Veuillez noter que la politique standard du Groupe Maples consiste a effectuer diverses verifications des antecedents de tous les candidats a qui une offre d'emploi conditionnelle est faite. A l'exception des postes bases en Republique d'Irlande, les verifications des antecedents comprendront une verification du casier judiciaire lorsqu'une offre d'emploi conditionnelle est faite. Si vous avez un casier judiciaire, cela ne signifie pas que votre offre d'emploi sera automatiquement retiree. Le Groupe Maples prendra toutes les decisions relatives aux offres d'emploi au cas par cas et tiendra compte d'un certain nombre de facteurs, tels que le poste auquel vous postulez et la nature et les circonstances de l'infraction passee. Vous aurez la possibilite de discuter avec nous avant qu'une decision ne soit prise. De plus amples details vous seront fournis au moment ou une offre d'emploi conditionnelle vous sera faite."