Secretary Jobs in Puerto Rico (NOW HIRING)

Resumen del Rol:¿Posees altas destrezas analíticas, dominio en sistemas de contabilidad y un gran sentido de la organización? ¡Te estamos buscando para que te unas a nuestro equipo administrativo! Como Oficinista de Cuentas por Pagar, serás responsable de realizar tareas clericales y administrativas claves en el Departamento de Finanzas de la compañía y sus afiliadas. Tu función principal será procesar y controlar el desembolso de las facturas emitidas por proveedores de servicios y suplidores de inventario, asegurando el cumplimiento estricto de nuestras políticas y el mantenimiento preciso de los archivos contables.

Responsabilidades Clave:

• Gestión de Cuentas por Pagar: Codificar, procesar y registrar facturas y notas de débito en el sistema de acuerdo con los tiempos y procedimientos determinados. Solicitar facturas a los suplidores oportunamente y ejecutar los pagos o transferencias correspondientes.

• Validación y Auditoría: Verificar minuciosamente que las evidencias de recibo o pertenencia de mercancía coincidan con la facturación entregada. Llevar a cabo auditorías de inventario y otras áreas de la empresa según le sean requeridas.

• Control de Cumplimiento y Especiales: Monitorear las fechas de vencimiento de los registros de comerciantes y las cartas de relevo de todos los suplidores. Asegurar que las facturas de vinos y licores cumplan con los procedimientos establecidos en cuanto a ofertas e idiosincrasia de dichos productos.

• Tareas Administrativas y Datos: Realizar la entrada de datos en los sistemas de finanzas, formatos estándar y hojas de cálculo. Recolectar información para análisis financiero, preparar reportes en aplicaciones de computadora y notificar varianzas o diferencias al supervisor para tomar acciones correctivas.

• Organización y Soporte: Mantener la documentación y los archivos contables al día y en total cumplimiento. Brindar apoyo para aclarar dudas en los procedimientos de recibo de la tienda y asistir en tareas de presupuesto.

Requisitos y Cualificaciones:

• Educación: Grado Asociado, Vocacional o Técnico en Contabilidad, Secretarial, Sistemas de Oficina, Procesamiento de Texto (Word Processing) o campo relacionado (Requerido). Se puede considerar experiencia equivalente en intercambio por la educación formal.

• Experiencia: Mínimo de tres (3) años de experiencia previa en tareas de contabilidad o trabajo administrativo relacionado.

• Conocimientos Técnicos: Conocimiento básico de Microsoft Office (Word, Outlook) e intermedio/avanzado del programa Excel (creación de reportes financieros, fórmulas y gráficas). Conocimiento y manejo de los sistemas SAP Business One y DocLink es preferible.

• Destrezas: Sólidas habilidades analíticas, planificación, organización, manejo del tiempo para cumplir con fechas límite, entrada de datos con teclado y excelente comunicación escrita y oral en español con conocimiento básico en inglés.

• Disponibilidad: Capacidad para laborar en un turno regular asignado, con flexibilidad para cambiar el turno o la semana de trabajo según las necesidades del negocio y disponibilidad para trabajar horas extras de forma ocasional.

• Requisitos Físicos Esenciales (Trabajo Liviano): Capacidad para trabajar sentado de forma constante durante la jornada laboral, realizando de manera continua movimientos de agarre con una o ambas manos y uso de teclado/ratón de computadora con una adecuada visión de cerca (20 pulgadas o menos). Requiere de forma frecuente caminar, inclinarse hacia el frente, escribir a mano y realizar alcances. Capacidad ocasional para levantar, cargar, empujar o halar objetos con pesos menores a 20 libras.

• Condiciones Ambientales: Capacidad para ejecutar sus labores constantemente en el interior del edificio, en un ambiente de oficina cerrado con aire acondicionado y condiciones óptimas. Requiere el uso constante de uniforme (del 67% al 100% del tiempo).

Lo que Ofrecemos:

• Un ambiente de trabajo de oficina positivo, transparente y de colaboración enfocado en el crecimiento mutuo.

• Oportunidades de adiestramiento continuo para el desarrollo de tus competencias contables y el dominio de sistemas ERP de alta demanda.

• La oportunidad de ser un pilar de control financiero, asegurando la precisión y la transparencia en las relaciones con nuestros suplidores y proveedores.

Cómo Postularse:

Para postularte, favor de enviar tu resumé actualizado a través de esta plataforma.

Somos un patrono de igualdad de oportunidad y todos los solicitantes cualificados serán considerados para empleo sin importar la raza, color, religión, género, orientación sexual, identidad de género, edad, información genética, origen nacional, discapacidad, estatus de veterano protegido, o cualquier otra característica protegida por ley federal, estatal o local.