Data Entry Processor Jobs in Ontario (NOW HIRING)

We are BLG: Canada's Law Firm. Our culture is one of vigilance and curiosity, Firm-wide collaboration, unfailing mutual respect and dedication. We pride ourselves on having standout talent and delivering an exceptional client experience.

Nous sommes BLG, vos avocats au Canada. Forts d'une culture alliant vigilance et curiosite, nous travaillons en collaboration a l'echelle du cabinet, animes d'un respect sans faille et d'un devouement de tous les instants. Nos ressources remarquables et notre experience client exceptionnelle font notre fierte.
We are a future-minded Firm delivering high-value advice and known for our unwavering commitment to innovation, diversity and inclusion, community involvement and talent development. Learn more about us at www.blg.com.

Resolument tournes vers l'avenir, nous offrons des conseils de grande valeur et nous distinguons par notre engagement indefectible envers l'innovation, la diversite et l'inclusion, la collectivite et le perfectionnement professionnel. Rendez-vous sur www.blg.com pour en savoir plus sur le cabinet.

The Specialist, CMS Services is a crucial role at BLG in our Matter Lifecycle department. This position is primarily responsible for managing special rate implementation, user provisioning, data entry, and ensuring the quality imports and exports of data from Aderant (our legal practice management system). The Specialist, CMS Services will work closely with various teams to ensure the accuracy and integrity of data throughout the legal matter lifecycle.

This role is a 10-month contract.

Key Responsibilities

• Collaborate with billing professionals to implement special rates for clients, ensuring accurate and timely application across matters
• Monitor and maintain the special rates database, updating information as required
• Conduct regular audits to verify compliance with rate guidelines
• Manage user provisioning processes for Aderant (legal practice management system), ensuring timely and accurate setup for new joiners and role changes
• Coordinate with the IT department to ensure access controls and security measures are followed
• Provide ongoing support and troubleshooting for user access-related issues
• Perform accurate and efficient data entry tasks, including matter information, client details, billing rates, and other relevant data into Aderant or other systems as required
• Validate and verify data accuracy to maintain data integrity, performing regular audits to identify and rectify any discrepancies
• Oversee the import and export of data from Aderant, ensuring integrity, consistency, and adherence to established procedures
• Conduct routine quality checks on imported/exported data, addressing any issues promptly
• Collaborate with various stakeholders, including Professionals, Finance, and IT, to resolve data-related issues and ensure timely completion of assigned tasks
• Maintain effective communication channels to provide updates and gather feedback on process improvements
• Provides end user support for Aderant and escalates issues to programmers and others in IT as needed
• Working closely with application vendors to log issues/enhancements and follow up to resolution close
• Assist in training end-users on data entry procedures and usage of Aderant

Key Competencies

• Post Secondary education preferred
• 3 - 5 years of office experience, including previous experience in area of work
• Prior experience working with Aderant or other legal practice management software is highly desirable
• Strong attention to detail and ability to work meticulously with data entry and verification tasks
• Excellent organizational and time-management skills, with the ability to prioritize and Manage multiple tasks simultaneously
• Proficient in using MS Office Suite and data manipulation tools
• Knowledge of legal billing processes and familiarity with special rate implementations is a plus
• Strong analytical and problem-solving skills
• Effective communication and interpersonal skills, with ability to Collaborate across teams

Le/la specialiste, Services CMS occupera un poste cle au sein de l'equipe Gestion du cycle de vie des dossiers de BLG. La personne selectionnee sera principalement chargee de gerer la mise en uvre des taux speciaux, l'approvisionnement utilisateur et la saisie des donnees, en plus de veiller a la qualite des importations et des exportations de donnees dans et depuis Aderant (le systeme de gestion de la pratique du cabinet). Le/la candidate retenue travaillera en etroite collaboration avec differentes equipes afin de garantir l'exactitude et l'integrite des donnees tout au long du cycle de vie des dossiers juridiques.

Principales attributions

• Collaborer avec les responsables de la facturation afin de mettre en place des taux speciaux qui sont appliques avec precision et dans les delais impartis pour l'ensemble des dossiers des clients vises.
• Assurer le suivi et la tenue a jour de la base de donnees des taux speciaux.
• Realiser des verifications regulieres pour controler le respect des directives relatives aux taux.
• Gerer les processus d'approvisionnement utilisateur dans Aderant (le systeme de gestion de la pratique) pour les recrues et les personnes qui changent de poste; s'assurer que le tout se fasse dans les temps et avec precision.
• Se coordonner avec le Service des TI afin de garantir le respect des controles d'acces et des mesures de securite.
• Offrir un soutien continu aux utilisateurrices pour ce qui touche divers problemes d'acces, entre autres.
• Saisir des donnees minutieusement et efficacement dans Aderant ou d'autres systemes, notamment sur les dossiers, les clients et les taux de facturation.
• Verifier et valider l'exactitude des donnees; effectuer des verifications regulieres pour cibler et corriger toute anomalie.
• Superviser l'importation et l'exportation de donnees dans et depuis Aderant, en veillant a l'integrite et a la coherence de celles-ci et au respect des procedures etablies.
• Inspecter regulierement la qualite des donnees importees/exportees et resoudre rapidement tout probleme.
• Collaborer avec diverses parties prenantes - entre autres les professionnelles, le Service des finances et le Service des TI - pour resoudre les problemes lies aux donnees et terminer ses taches dans les delais.
• Maintenir des canaux de communication efficaces pour diffuser les dernieres nouvelles et recueillir des commentaires sur l'amelioration des processus.
• Offrir du soutien technique aux utilisateurrices d'Aderant et faire appel aux programmeurs et aux TI, au besoin.
• Travailler etroitement avec les fournisseurs d'applications pour consigner des problemes et des ameliorations, ainsi que pour faire le suivi des situations jusqu'a leur resolution.
• Aider a former les utilisateurrices sur les procedures de saisie de donnees et l'utilisation d'Aderant.

Principales exigences

• Diplome d'etudes postsecondaires, un atout
• De 3 a 5 ans d'experience de travail dans un bureau, notamment dans un domaine pertinent
• Connaissance d'Aderant ou d'autres logiciels de gestion de la pratique, un atout de taille
• Souci marque du detail et capacite a effectuer des saisies de donnees et des verifications avec rigueur
• Solide sens de l'organisation et de la gestion du temps, double de la faculte de prioriser ses taches et d'en gerer plusieurs simultanement
• Maitrise de la suite MS Office et des outils de traitement des donnees
• Connaissance des processus de facturation juridique et familiarite avec la mise en uvre de taux speciaux, un atout
• Excellente capacite d'analyse et de resolution de probleme
• Competences averees en communication et en relations interpersonnelles, et capacite a collaborer avec differentes equipes

BLG is committed to building a diverse workplace reflective of the communities we serve and to fostering an inclusive culture where Firm members feel valued, respected and inspired to thrive as their authentic selves. We value diversity of thought and the unique skills, perspectives and experience each individual brings to BLG. We welcome applications from all qualified candidates and encourage applicants from members of groups that have been historically underrepresented, including but not limited to First Nations, Metis and Inuit Peoples, racialized individuals, persons with disabilities, people who identify as women and/or LGBTQ2S+.

BLG est resolu a batir et a favoriser un milieu de travail inclusif et diversifie a l'image de notre collectivite, ou l'ensemble des membres du cabinet se sentent valorises, respectes et inspires a s'epanouir dans toute leur authenticite. Nous avons egalement a cur de mettre en valeur les connaissances, les points de vue et les experiences de chacun et chacune. Nous invitons toute personne qualifiee a postuler, notamment celles provenant de groupes historiquement sous-representes, comme les Autochtones (Premieres Nations, Metis et Inuits), les personnes racialisees, les personnes ayant une incapacite, les femmes et les membres de la communaute LGBTQ+.

We also strive to provide an accessible candidate experience. Please let us know if you need any accommodations during the recruitment process.

Nous sommes determines a ce que notre processus de recrutement soit le plus accessible possible. Si vous necessitez un accommodement, n'hesitez pas a nous le faire savoir.