Secretarial Assistant Jobs in Quebec (NOW HIRING)

Position:Assistant Vice President - Company Secretarial

Location:Montreal

About Us

The Maples Group is a global leader in financial services, trusted by many of the world's largest hedge fund managers, private equity firms, and international corporations.

Our side-by-side financial and legal teams consistently deliver award-winning services to a global client base, offering unrivalled learning and career opportunities to our 2,500 colleagues worldwide.

What'sit like to work here?

Weare drivento excel, and collaboration is key to our continued success. We can go further for our clients because we go further for each other too. Our inclusive culture creates an environment where people can be themselves at work while doing their best work. No matter where you work in the Maples Group, you will be part of a global team.

The Opportunity

We are looking for an accomplished Assistant Vice President to join our Company Secretarial team as part of our financial services business in Montreal.

As part of our teamyou will:

• proactive and attentive relationship management;
• attending to a broad range and high volume of daily client requests;
• overseeing daily operations with a view to maintaining workflow and applying high corporate governance standards in all areas;
• will be responsible for corporate secretarial duties which will include, but are not limited to, organising, attending and leading weekly, monthly, ad-hoc and tri-annual board meetings; preparing minutes to a meticulous standard and ensuring all matters arising from suchmeetings are actioned and completed appropriately;
• will be required to deliver a high level of client service while ensuring compliance withinternal policies and procedures;
• will be required to be able to understand and review corporate requests, review documentation, assist with KYC compliance and maintain dialogue with legal counsel, the investment manager and directors of the client companies

What You Bring

In addition to indisputably high ethical standards and autonomy, the ideal candidate possesses the following:

• must be able to work independently, thrive at multi-tasking and have strong problem solving, quantitative and analytical skills;
• will have a law degree from a reputable institution and/or have received a CharteredSecretary qualification or otherwise, have at least 5 years' experience specifically as acorporate secretarial professional;
• previous minute taking experience is essential and knowledge of the alternative investment industry will be an advantage;
• If an otherwise suitable candidate does not meet the above requirements then a commitment to undertake a course to gain such a Chartered Secretary qualification may be required. The interview process may include a test to assess writing skills.

You can learn more about the Maples Group onour corporate website.Experience our culture and our people on ourCareers Pageor onLinkedIn.

Disclaimer: All personal information collected during the application process will be used for recruitment-related purposes only. Please refer to our Job Applicant Privacy Notice atmaples.com/privacyfor details on how we handle personal information relating to job applicants.

"Please note that it is the Maples Group standard policy to undertake various background screening checks on all applicants to whom a conditional job offer is made. Except for roles based inthe Republic of Ireland, the background checks will include criminal records checks when a conditional job offer is made. If you have a criminal record, it does not mean that your job offer will be automatically withdrawn. The Maples Group will make all job offer decisions on a case-by-case basis and will takea number offactors into account, such as the role that you are applying for and the nature and circumstances of the past offence. You will have the opportunity to discuss the matter with us before a decision is made. Further details will be provided at the time any conditional job offer is made."

Poste:Vice-president adjoint, Secretariat d'entreprise

Emplacement:Montreal

A propos de nous

Le Groupe Maples est un leader mondial des services financiers auquel font confiance de nombreux gestionnaires de fonds de couverture, societes de capital-investissement et entreprises internationales parmi les plus importants au monde.

Nos equipes financieres et juridiques, qui travaillent cote a cote, fournissent constamment des services primes a une clientele mondiale, offrant ainsi des possibilites d'apprentissage et de carriere inegalees a nos 2500collegues dans le monde.

Milieu de travail

Nous sommes determines a exceller et la collaboration est la cle de notre reussite constante. Nous pouvons aller plus loin pour nos clients parce que nous allons aussi plus loin les uns pour les autres. Notre culture inclusive cree un environnement ou les gens peuvent etre eux-memes au travail, tout en donnant le meilleur d'eux-memes. Quel que soit votre lieu de travail au sein du GroupeMaples, vous ferez partie d'une equipe mondiale.

L'occasion

Nous recherchons un vice-president adjoint accompli pour se joindre a notre equipe Secretariat d'entreprise dans le cadre de notre activite de services financiers a Montreal.

En tant que membre de notre equipe, vous devrez:

• exercer une gestion proactive et attentive des relations;
• repondre a un large eventail et a un volume eleve de demandes quotidiennes de clients;
• superviser les operations quotidiennes en vue de maintenir le flux de travail et d'appliquer des normes elevees de gouvernance d'entreprise dans tous les domaines;
• etre responsable des taches de secretariat d'entreprise, qui comprendront, entre autres: l'organisation, la participation et la direction des reunions hebdomadaires, mensuelles, ponctuelles et triennales du conseil d'administration; la preparation des proces-verbaux selon une norme meticuleuse et la garantie que toutes les questions decoulant de ces reunions sont traitees et achevees de facon appropriee;
• offrir un service a la clientele de haut niveau, tout en assurant le respect des politiques et des procedures internes;
• etre en mesure de comprendre et d'examiner les demandes des entreprises, d'examiner la documentation, d'aider a la conformite des mesures de connaissance de la clientele et de maintenir le dialogue avec le conseiller juridique, le gestionnaire de placements et les directeurs des entreprises clientes.

Votre contribution

En plus d'une autonomie et de normes en matiere d'ethique incontestablement elevees, le candidat ideal possedera les caracteristiques suivantes:

• doit etre en mesure de travailler de maniere autonome, de s'epanouir dans l'accomplissement de taches multiples et d'avoir de solides competences quantitatives et analytiques en matiere de resolution de problemes;
• aura un diplome en droit d'une institution reputee ou aura recu une qualification de secretaire agree ou autre et comptera au moins cinqans d'experience specifiquement en tant que professionnel du secretariat d'entreprise;
• une experience prealable de tenue des proces-verbaux est essentielle et une connaissance du secteur des placements non traditionnels sera un atout;
• Si un candidat qui a autrement toutes les qualifications requises ne satisfait pas aux exigences ci-dessus, un engagement a suivre un cours pour obtenir une telle qualification de secretaire agree peut etre requis. Le processus d'entrevue peut comprendre un test pour evaluer les competences de redaction.

Vous pouvez en savoir plus sur le GroupeMaples sur notre siteWeb d'entreprise.Decouvrez notre culture et notre equipe sur notre page Carrieres ou sur LinkedIn.

Clause de non-responsabilite: tous les renseignements personnels recueillis au cours du processus de candidature seront utilises uniquement aux fins de recrutement. Veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privee des demandeurs d'emploi a l'adresse maples.com/privacy (en anglais seulement) pour en savoir plus sur la maniere dont nous gerons leurs renseignements personnels.

"Veuillez noter que la politique standard du Groupe Maples consiste a effectuer diverses verifications des antecedents de tous les candidats a qui une offre d'emploi conditionnelle est faite. A l'exception des postes bases en Republique d'Irlande, les verifications des antecedents comprendront une verification du casier judiciaire lorsqu'une offre d'emploi conditionnelle est faite. Si vous avez un casier judiciaire, cela ne signifie pas que votre offre d'emploi sera automatiquement retiree. Le Groupe Maples prendra toutes les decisions relatives aux offres d'emploi au cas par cas et tiendra compte d'un certain nombre de facteurs, tels que le poste auquel vous postulez et la nature et les circonstances de l'infraction passee. Vous aurez la possibilite de discuter avec nous avant qu'une decision ne soit prise. De plus amples details vous seront fournis au moment ou une offre d'emploi conditionnelle vous sera faite."