Virtual Legal Assistant Jobs in Quebec (NOW HIRING)

About Sagard

Sagard is a multi-strategy alternative asset management firm active in venture capital, private equity, private credit and real estate. Sagard also engages in private wealth management through Sagard Wealth.

Founded in 2016 and guided by the core values of entrepreneurship, innovation, collaboration, rigour and authenticity, Sagard has experienced outstanding growth. Today, the firm has more than US$45 billion under management, 190 portfolio companies and 540 professionals.

Sagard is well positioned to continue to grow substantially, organically and inorganically, pursuing its vision of becoming one of the best-performing investment management firms.

Headquartered in Canada, Sagard currently has offices in Canada, the United States, Europe and the Middle East.

More at https://www.sagard.com

Position Overview

Sagard is seeking a highly organized and proactive Legal Operations and Transactions Manager to support the execution, coordination, and administration of investment, fund, and corporate transactions across Sagard's alternative investment strategies, including venture capital, growth equity, private credit, and other private market investments in our Montreal office, however we may consider other Sagard Offices. This individual will also play a key role in advancing Sagard's legal operations function by leveraging technology, data, and process innovation to enhance the efficiency, scalability, and strategic impact of the legal team.

This role operates at the intersection of legal, investment operations, technology, and transaction execution, partnering closely with investment professionals, internal legal counsel, external advisors, portfolio companies, finance teams, and senior leadership. The ideal candidate brings a strong operational mindset, is detail-oriented, solutions-driven, and highly discreet, thriving in a fast-paced and entrepreneurial environment with exceptional organizational skills, comfort with legal technology, and the ability to manage multiple concurrent deadlines and priorities.

Responsibilities

• Coordinate and support transaction closing processes across venture capital, private equity, private credit, and fund-level transactions, including equity financings, debt investments, restructurings, secondary transactions, co-investments, redemptions, and exits.

• Prepare, organize, and distribute transaction documentation, signature packages, execution versions, and closing binders.

• Maintain and track transaction checklists, conditions precedent, closing deliverables, and post-closing obligations.

• Coordinate execution logistics among investment teams, internal legal counsel, external law firms, portfolio companies, counterparties, tax advisors, compliance teams, fund administrators, and other service providers.

• Review, format, and manage ancillary legal documentation, including NDAs, board resolutions, officer and incumbency certificates, consent resolutions, subscription documents, and side letters.

• Support transaction due diligence processes by organizing legal documentation, maintaining virtual data rooms, coordinating information requests, and leveraging AI-assisted due diligence and document review tools to accelerate analysis and improve accuracy.

• Assist with fund formation, financing arrangements, and corporate restructuring initiatives, including supporting the preparation, negotiation, and management of fund documentation such as limited partnership agreements, subscription documents, side letters, and investor onboarding materials.

• Support M&A and strategic transaction activity, including coordinating deal workflows, managing signing and closing mechanics, tracking deal-related deliverables and milestones, and assisting with post-closing integration tasks and purchase price adjustment processes.

• Support entity management and corporate governance activities across Sagard entities and portfolio investments, including corporate records, governance databases, cap tables, and legal documentation systems.

• Assist with regulatory, compliance, KYC, BOI, AML, and corporate information requests across multiple jurisdictions.

• Help develop, document, and improve legal operations workflows, transaction management processes, and document management practices, including identifying and implementing process improvements, automation opportunities, and technology solutions.

• Evaluate, implement, and optimize legal technology platforms to enhance the legal team's efficiency and strategic capabilities.

• Track key deadlines, filing obligations, action items, and follow-ups across multiple concurrent projects and transactions, and manage confidential correspondence with professionalism and discretion.

Qualifications

• 10+ years of experience in a law firm, investment firm, or in-house legal department, preferably within private equity, venture capital, asset management, or corporate law.

• Demonstrated experience with corporate transactions, legal documentation, governance processes, and transaction closing coordination; experience supporting complex transactions in venture capital, private credit, private equity, M&A, fund formation, or alternative investments environments is strongly preferred.

• Excellent organizational, project management, and prioritization skills with the ability to manage multiple deadlines simultaneously.

• Proven ability to lead legal operations initiatives.

• Strong attention to detail and commitment to accuracy and confidentiality.

• Excellent written and verbal communication skills with the ability to interact professionally with senior stakeholders and external advisors.

• Highly proactive, resourceful, and capable of working independently in a fast-paced environment.

• Advanced proficiency in Microsoft Office and document management systems; familiarity with Carta, DocuSign, or similar platforms is considered an asset.

• Demonstrated interest in and aptitude for legal technology and AI-driven solutions.

• Bachelor's degree, paralegal certificate, legal operations experience, or equivalent transactional and legal administrative experience preferred.

• Collaborative, professional, and discreet, with a strong sense of ownership and accountability and the adaptability to thrive in a dynamic, entrepreneurial investment environment.

• For all positions in Quebec, proficiency in French and English, both spoken and written, is mandatory. English is required due to regular interaction with colleagues and external partners outside Quebec.

Sagard is an equal opportunity employer, which values diversity in the workplace. We are therefore happy to accommodate any individual.

If you require accommodation in order to participate in the hiring process, please contact the People & Culture team to make your needs known in advance.

Sagard may use automated tools, including artificial intelligence, to support certain stages of the recruitment and selection process.

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Apercu de Sagard :

Sagard est un gestionnaire multi-strategies d'actifs alternatifs mondial present dans les domaines du capital de risque, du private equity, du credit prive et l'immobilier. Sagard exerce egalement des activites de gestion de patrimoine prive par l'intermediaire de Sagard Patrimoine.

Fondee en 2016 et guidee par des valeurs fondamentales d'entrepreneuriat, d'innovation, de collaboration, de rigueur et d'authenticite, Sagard a connu une croissance remarquable. Aujourd'hui, la firme gere plus de 45 Md $ US d'actifs, compte 190 societes en portefeuille et reunit 540 professionnels.

Sagard est bien positionnee pour poursuivre une croissance substantielle, tant organique qu'inorganique, en poursuivant sa vision de devenir l'une des firmes de gestion d'actifs les plus performantes.

Le siege social est au Canada, et Sagard dispose actuellement de bureaux au Canada, aux Etats-Unis, en Europe et au Moyen-Orient.

Pour plus d'information, visitez le www.sagard.com/fr

Apercu du poste :

Sagard recherche un Gestionnaire juridique des operations et des transactions hautement organise et proactif pour soutenir l'execution, la coordination et l'administration des transactions d'investissement, de fonds et d'entreprise dans les strategies d'investissements alternatifs de Sagard, notamment le capital-risque, le capital-croissance, le credit prive et autres investissements de marche prive dans notre bureau de Montreal, cependant nous pourrions envisager d'autres candidats des autres bureaux de Sagard. Cette personne jouera egalement un role cle dans l'avancement de la fonction des operations juridiques de Sagard en tirant parti de la technologie, des donnees et de l'innovation processuelle pour ameliorer l'efficacite, la scalabilite et l'impact strategique de l'equipe juridique.

Ce role opere a l'intersection du droit, des operations d'investissement, de la technologie et de l'execution des transactions, en partenariat etroit avec les professionnels de l'investissement, le conseil juridique interne, les conseillers externes, les societes du portefeuille, les equipes financieres et la haute direction. Le candidat ideal possede un esprit operationnel fort, est attentif aux details, oriente vers les solutions et hautement discret, s'epanouissant dans un environnement rapide et entrepreneurial avec des competences organisationnelles exceptionnelles, une aisance avec la technologie juridique et la capacite a gerer plusieurs echeances et priorites concurrentes.

Responsabilites :

• Coordonner et soutenir les processus de fermeture des transactions dans le capital-risque, le capital-investissement, le credit prive et les transactions au niveau des fonds, notamment les financements en capital-actions, les investissements en dette, les restructurations, les transactions secondaires, les co-investissements, les rachats et les sorties.

• Preparer, organiser et distribuer la documentation des transactions, les dossiers de signatures, les versions d'execution et les dossiers de fermeture.

• Maintenir et suivre les listes de controle des transactions, les conditions prealables, les elements livrables de fermeture et les obligations post-fermeture.

• Coordonner la logistique d'execution entre les equipes d'investissement, le conseil juridique interne, les cabinets juridiques externes, les societes du portefeuille, les contreparties, les conseillers fiscaux, les equipes de conformite, les administrateurs de fonds et autres prestataires de services.

• Examiner, formater et gerer la documentation juridique auxiliaire, notamment les accords de confidentialite, les resolutions du conseil, les certificats de dirigeants et de titulaires, les resolutions de consentement, les documents de souscription et les lettres d'accompagnement.

• Soutenir les processus de diligence raisonnable des transactions en organisant la documentation juridique, en maintenant les salles de donnees virtuelles, en coordonnant les demandes d'information et en tirant parti des outils d'examen des documents et de diligence raisonnable assistes par l'IA pour accelerer l'analyse et ameliorer la precision.

• Assister a la formation de fonds, aux arrangements de financement et aux initiatives de restructuration d'entreprise, notamment en soutenant la preparation, la negociation et la gestion de la documentation des fonds tels que les accords de partenariat limite, les documents de souscription, les lettres d'accompagnement et les materiels d'integration des investisseurs.

• Soutenir les activites de fusion-acquisition et de transactions strategiques, notamment en coordonnant les flux de travail des transactions, en gerant la mecanique de signature et de fermeture, en suivant les elements livrables et les jalons lies aux transactions, et en assistant aux taches d'integration post-fermeture et aux processus d'ajustement du prix d'achat.

• Soutenir les activites de gestion d'entites et de gouvernance d'entreprise dans les entites de Sagard et les investissements du portefeuille, notamment les registres d'entreprise, les bases de donnees de gouvernance, les tableaux de capitalisation et les systemes de documentation juridique.

• Assister aux demandes reglementaires, de conformite, de connaissance de la clientele, d'identite beneficiaire ultime, de lutte contre le blanchiment de capitaux et d'information d'entreprise dans plusieurs juridictions.

• Aider a developper, documenter et ameliorer les flux de travail des operations juridiques, les processus de gestion des transactions et les pratiques de gestion des documents, notamment identifier et mettre en uvre des ameliorations de processus, des opportunites d'automatisation et des solutions technologiques.

• Evaluer, mettre en uvre et optimiser les plates-formes de technologie juridique pour ameliorer l'efficacite et les capacites strategiques de l'equipe juridique.

• Suivre les dates limites cles, les obligations de depot, les elements d'action et les suivis dans plusieurs projets et transactions concurrents, et gerer la correspondance confidentielle avec professionnalisme et discretion.

Qualifications :

• 10+ ans d'experience dans un cabinet juridique, une firme d'investissement ou un service juridique interne, de preference dans le capital-investissement, le capital-risque, la gestion d'actifs ou le droit des affaires.

• Experience demontree dans les transactions d'entreprise, la documentation juridique, les processus de gouvernance et la coordination de la fermeture des transactions; l'experience dans le soutien de transactions complexes dans les environnements de capital-risque, de credit prive, de capital-investissement, de fusion-acquisition, de formation de fonds ou d'investissements alternatifs est fortement preferee.

• Excellentes competences en organisation, gestion de projets et priorisation avec la capacite a gerer plusieurs echeances simultanement.

• Capacite demontree a diriger des initiatives d'operations juridiques.

• Grande attention aux details et engagement envers l'exactitude et la confidentialite.

• Excellentes com...