Temporary Administrator Jobs in Quebec (NOW HIRING)

A propos deSMARDT

En tant que pionnier mondial de la technologie des refroidisseurs centrifuges sans huile, avec une gamme croissante de solutions de gestion thermique, Smardt s'engage a fournir des systemes a haut rendement et economes en energie aux industries, aux promoteurs immobiliers, aux etablissements de sante et aux centres educatifs du monde entier. Nous exploitons des sites de production aux Etats-Unis, au Canada, en Allemagne, en Chine et en Australie, avec une equipe de plus de 900 employes. En mettant l'accent sur la fiabilite, la performance et la responsabilite environnementale, Smardt continue de redefinir les normes du secteur grace a une ingenierie de pointe et a son engagement en faveur d'un avenir plus durable.

SMARDT poursuit l'expansion de ses activites en Amerique du Nord et est a la recherche d'un(e) Administrateur(trice) des feuilles de temps a fort impact afin de gerer et maintenir a jour les systemes et processus de feuilles de temps, en soutien aux besoins operationnels, de production et de service apres-vente.

Principales responsabilites

1. Administration des dossiers de temps

• Examiner, valider et traiter les feuilles de temps des employes.
• Assurer le suivi precis des presences, incluant les heures regulieres, les heures supplementaires, les absences et les vacances.

2. Resolution des anomalies de pointage

• Analyser et corriger les ecarts ou erreurs dans les feuilles de temps.
• Collaborer avec les employes et les gestionnaires afin d'obtenir les approbations et corrections necessaires.

3. Soutien au traitement de la paie

• Veiller a l'exactitude des donnees de temps et a leur transmission dans les delais requis pour la paie.

4. Conformite et integrite des donnees

• Assurer le respect des politiques internes et des reglementations applicables.
• Garantir la confidentialite et l'exactitude des dossiers des employes.

5. Rapports et soutien administratif

• Produire des rapports de presence et d'heures supplementaires.
• Suggerer des ameliorations visant a optimiser l'efficacite, la precision et l'experience utilisateur des systemes de gestion du temps.

6. Soutien aux fonctions de reception et administratives

• Assurer la reception, notamment en repondant aux appels, en accueillant les visiteurs et en traitant les demandes d'information.
• Apporter un soutien aux activites administratives, incluant la planification, la saisie de donnees et les taches generales de bureau.
• Contribuer au bon fonctionnement quotidien du bureau en maintenant des dossiers et une documentation bien organises.

Profil Recherche

• Une formation pertinente ou une certification en paie, en gestion du temps et des presences ou en administration de bureau constitue un atout.
• De 1 a 3 ans d'experience en gestion du temps, en administration de la paie, en gestion de la main-d'uvre ou dans un role administratif connexe.
• Experience dans le traitement et la verification des feuilles de temps et des dossiers de presence des employes.
• Experience avec des systemes de gestion du temps et des presences.
• Experience dans la resolution des ecarts de pointage et dans le maintien de dossiers employes exacts.
• Maitrise de Microsoft Excel et des autres applications de la suite Microsoft Office pour la saisie de donnees, la production de rapports et la gestion documentaire.

Ce qui rend ce poste unique

• Salaires competitifs
• Prestations (medicales, dentaires) payees a 100%
• REER avec contribution de l'employeur jusqu'a 6 %
• Soins de sante virtuels TELUS avec acces 24h/7j
• Une equipe dynamique et une entreprise a fort potentiel de croissance
• Evenements d'entreprise et activites de consolidation d'equipe
• Formation continue et opportunite de developpement professionnel
  
• Grace a notre partenariat avec OPUS, vous pouvez economiser sur vos deplacements quotidiens.

Les candidats doivent se soumettre a une verification de leurs antecedents judiciaires et de leurs references avant d'etre embauches.

La capacite de communiquer en francais avec notre equipe au Quebec est importante.

Nous travaillons dans un environnement multiculturel et international, de solides competences en anglais sont egalement requises pour interagir avec nos fournisseurs et notre equipe internationale.

Egalite des chances en matiere d'emploi

SMARDT Air est un employeur qui respecte pleinement l'egalite des chances. Nous nous engageons a creer un environnement de travail inclusif et diversifie et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons, notamment, sans s'y limiter, en ce qui concerne la race, la couleur, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'identite ou l'expression de genre, l'origine nationale, l'age, le handicap, le statut d'immigration ou toute autre caracteristique protegee par la loi.

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AboutSMARDT

As a global pioneer in oil-free centrifugal chiller technology with an expanding portfolio of thermal management solutions, Smardt is dedicated to delivering high-efficiency and energy-saving systems for industries, real estate developments, health care and educational centers worldwide. We operate manufacturing facilities in the US, Canada, Germany, China, and Australia, with a team of over 900 employees. With a focus on reliability, performance, and environmental stewardship, Smardt continues to redefine industry standards through advanced engineering and a commitment to a more sustainable future.

What We're Looking For

Smardt is seeking a detail-oriented and dependable Timecard Administrator with experience in timekeeping and administrative support. The ideal candidate is committed to accuracy, confidentiality, and efficiency, with a proven ability to manage timekeeping records, support payroll processes, and collaborate effectively in a fast-paced environment.

What You'll Do:

1. Administers Timekeeping Records

• Reviews, validates, and processes employee timecards.
• Maintains accurate attendance records, including regular hours, overtime, absences, and vacation.

2. Resolves Timekeeping Issues

• Investigates and corrects timecard discrepancies.
• Works with employees and supervisors to obtain required approvals and corrections.

3. Supports Payroll Processing

• Works with employees and supervisors to obtain required approvals and corrections.

4. Maintains Compliance and Data Integrity

• Ensures adherence to company policies and applicable regulations.
• Maintains confidentiality and accuracy of employee records.

5. Provides Reporting and Administrative Support

• Generate attendance and overtime reports.
• Recommends enhancements to improve efficiency, accuracy, and user experience within timekeeping systems.

6. Supports Reception and Administrative Functions

• Provides reception coverage, including answering phones, greeting visitors and responding to inquiries.
• Assists with scheduling, data entry and general administrative support.
• Supports daily office operations and maintains organized records and documentation.

Essential requirements:

• Relevant training or certification in payroll, time and attendance systems, or office administration is an asset.
• 1-3 years of experience in timekeeping, payroll administration, workforce administration, or a related administrative role.
• Experience processing and reviewing employee timecards and attendance records.
• Experience working with time and attendance management systems.
• Experience in resolving timekeeping discrepancies and maintaining accurate employee records.
• Experience using Microsoft Excel and other Microsoft Office applications for data entry, reporting, and record management.

What We Offer:

• Competitive salary
• 100% employer-paid medical and dental benefits
• Retirement savings plan with employer contributions up to 6%
• TELUS Virtual Health Care with 24/7 access
• Dynamic team within a high-growth company
• Company events and team-building activities
• Ongoing training and professional development opportunities
• Through our partnership with OPUS, you can save on your daily commute.
  

Candidates will be required to undergo a background and reference check prior to hiring.

The ability to communicate in French with our Quebec team is important.We operate in a multicultural and international environment, so strong English skills are also required to collaborate effectively with our suppliers and global team.

Please note thatSmardtdoes not accept unsolicited resumes from recruiters or employment agencies. In the absence of a signed Services Agreement with agency/recruiter, we will not consider or agree to payment of any referral compensation or recruiter fee.

Equal Employment Opportunity

SMARDT is a proud equal opportunity employer. We are committed to creating an inclusive and diverse workplace and welcome applications from individuals of all backgrounds, including but not limited to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity or expression, national origin, age, disability, immigration status, or any other characteristic protected by law.

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