Record Assistant Jobs in Quebec (NOW HIRING)

About us

Goalcast is the world's leading empowering media company, specializing in the production and distribution of transformative short documentaries and original short films. With a growing community of over 50 million people and a monthly viewership of over 500 million, our videos deeply impact lives across the globe. Each one is made to help people recognize their potential, make the tough choices required to change, and live the impossible.

Job Overview

We're looking for a highly organized, proactive, and detail-oriented Administrative Coordinator to support our Senior Executive Assistant and help keep our day-to-day operations running seamlessly.

In this role, you'll report to the Senior Executive Assistant and work closely with the leadership team to provide administrative, operational, and people support across the organization. You'll coordinate priorities, manage logistics, and keep projects moving forward, helping the team stay organized and ensuring day-to-day operations run efficiently.

What you will be working on:

• Provide day-to-day administrative support to the Senior Executive Assistant, including calendar management, scheduling, and meeting coordination.
• Coordinate travel arrangements, prepare itineraries, and assist with executive and team administrative requests.
• Maintain organized records, documentation, and filing systems to ensure accuracy and accessibility.
• Track action items, follow-ups, and deadlines while supporting cross-functional operational projects.

• Coordinate employee onboarding and offboarding, ensuring a smooth and positive experience.
• Prepare employment documentation, collect signatures, and maintain accurate employee records.
• Assist with benefits administration and respond to employee requests in a timely and professional manner.
• Support recruitment efforts by coordinating interviews, scheduling candidates, and managing candidate communications.
• Maintain and update HR systems and confidential employee information.

• Manage office supplies, snacks, inventory, incoming mail, and package deliveries.
• Coordinate with building management, vendors, and service providers to ensure smooth day-to-day office operations.
• Help maintain a well-organized, welcoming, and efficient workplace environment.
• Coordinate employee recognition initiatives, celebrations, gifts, and milestone acknowledgements.
• Assist in planning and executing team events, off-sites, company meetings, and other workplace activities.

Finance Support

• Support accounts payable by preparing and processing invoices for approval.
• Assist with payroll processing, helping ensure employees are paid accurately and on time.
• Help organize financial records, including expense tracking and basic bookkeeping support.
• Provide administrative and documentation support to the finance team as needed.

What we're looking for:

• 1-3 years of experience in an administrative, office coordination, or operations support role.
• Bilingual in English and French
• Strong organizational skills and attention to detail.
• Excellent communication and follow-through.
• Resourceful, proactive, and dependable.
• Comfortable managing multiple priorities and administrative processes.
• Experience with Google Workspace, Microsoft Office, or similar tools.

*Only local candidates (Montreal) will be considered for this position

Benefits:

• Hybrid office 
• Allowance for Physical Fitness 
• Allowance for Self Development
• 2 weeks paid vacation
• Paid Christmas break (1.5 weeks) and Summer break (1 week)
• 4 weeks of Working Holiday 
• Unlimited Sick and Personal days
• Access to Dialogue
• Employee Stock Option opportunities (ESOP)
• Group Savings Plans RRSP/TFSA
• Manulife Group Insurance
• Public Transportation reimbursements
• Cineclub membership
• Goalcast team wide events!

Qui nous sommes

Goalcast est le leader mondial de contenu  inspirant, specialise dans la production et la diffusion de courts documentaires et de films originaux qui marquent les esprits Portee par une communaute grandissante de plus de 50 millions de personnes et generant plus de 500 millions de vues chaque mois, nos videos inspirent des milliers d'individus  aux quatre coins du monde. Chaque histoire que nous racontons est concue pour reveler le potentiel de chacun, encourager les decisions qui changent une vie et repousser les limites du possible.

Apercu du poste

Nous sommes a la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) Administratif(ive) hautement organise(e), proactif(ive) et soucieux(se) du detail pour soutenir notre Adjointe de direction principale et contribuer au bon deroulement de nos activites quotidiennes.

Dans ce role, vous travaillerez en etroite collaboration avec l'Adjointe de direction principale afin d'assurer un soutien administratif et operationnel tout en contribuant aux activites liees aux  ressources humaines de l'organisation. Vous jouerez un role cle dans la coordination des priorites, la coordination des activites logistiques et le suivi des projets afin de favoriser l'efficacite des operations et le bon fonctionnement de l'equipe.

Ce que vous ferez

• Apporter un soutien administratif quotidien a l'adjoint(e) de direction principal(e), notamment en assurant la gestion de l'agenda, la planification des rendez-vous et la coordination des reunions.
• Coordonner les deplacements professionnels, preparer les itineraires et repondre aux demandes administratives de la direction et des equipes.
• Maintenir des dossiers, une documentation et des systemes de classement rigoureux afin d'assurer l'exactitude et l'accessibilite de l'information.
• Assurer le suivi des actions, des echeances et des relances, tout en contribuant aux projets operationnels impliquant plusieurs equipes.

• Coordonner l'accueil et l'integration des nouveaux employes, ainsi que les departs, afin d'offrir une experience fluide et positive.
• Preparer les documents lies a l'emploi, recueillir les signatures requises et maintenir a jour les dossiers des employes.
• Participer a l'administration des avantages sociaux et repondre aux demandes des employes avec professionnalisme et diligence.
• Soutenir les activites de recrutement en coordonnant les entrevues, en planifiant les rencontres avec les candidats et en assurant les communications avec ceux-ci.
• Maintenir a jour les systemes RH et gerer les renseignements confidentiels des employes.

• Gerer les fournitures de bureau, les provisions, les stocks, le courrier entrant ainsi que les livraisons de colis.
• Coordonner les echanges avec la gestion de l'immeuble, les fournisseurs et les prestataires de services afin d'assurer le bon deroulement  des activites quotidiennes du bureau.
• Contribuer au maintien d'un environnement de travail accueillant, bien organise et efficace.
• Coordonner les initiatives de reconnaissance des employes, les celebrations, les cadeaux, les anniversaires de service ou d'autres etapes importantes .
• Participer a la planification et a l'organisation d'activites d'equipe, de retraites, de rencontres d'entreprise et d'autres evenements internes.

• Soutenir le processus des comptes fournisseurs en preparant et en traitant les factures aux fins d'approbation.
• Participer au traitement de la paie afin d'assurer une remuneration exacte et versee en temps opportun aux employes.
• Contribuer a l'organisation des dossiers financiers, notamment le suivi des depenses et le soutien aux taches courantes de tenue de livres.
• Fournir un soutien administratif et documentaire a l'equipe des finances, au besoin.

Ce que vous apporterez:

• De 1 a 3 ans d'experience dans un poste de soutien administratif, de coordination de bureau ou de soutien aux operations.
• Bilinguisme (francais et anglais), tant a l'oral qu'a l'ecrit.
• Excellentes aptitudes en organisation et grand souci du detail.
• Excellentes habiletes de communication et rigueur dans le suivi des dossiers.
• Debrouillardise, proactivite et fiabilite.
• Capacite a gerer plusieurs priorites et a assurer le suivi de divers processus administratifs.
• Bonne maitrise de Google Workspace, de Microsoft Office ou d'outils similaires.

*Seuls les candidats locaux (Montreal) seront consideres pour ce poste.

Avantages :

• Bureau hybride
• Allocation pour la Forme Physique
• Allocation pour le Developpement Personnel
• 2 semaines de vacances payees
• Conges payes a Noel (1.5 semaines) et en Ete (1 semaine)
• 4 semaines de vacances mobiles
• Jours de maladie et personnels illimites
• Acces a Dialogue
• Possibilites d'options d'achat d'actions pour les employes (ESOP)
• Regimes d'epargne collectifs REER/CELI
• Assurance collective Manuvie
• Remboursement des transports en commun
• Adhesion au Cineclub
• Evenements d'equipe Goalcast!