Exec Assistant Jobs in Quebec (NOW HIRING)

The Executive Assistant provides high-level, quality support to our external facing team of Consultants, primarily in North America. This role provides administrative assistance in all aspects of our engagements which requires comfort with ever-changing tasks. The right candidate must possess a high level of flexibility and reliability, as well as the ability to organize and prioritize tasks according to strict deadlines- these skills are critical to the role. The successful candidate will also be able to multi-task on many levels and relish the variety and unpredictability of juggling multiple tasks and changing priorities.

What You’ll Do

• Arrange all scheduling, including but not limited to, candidate meetings and interviews, client meetings and interviews, business development meetings, assignment related meetings, internal meetings, video conferencing, etc.
• Manage complex calendars and prioritize meetings/calls as needed.
• Arrange and coordinate complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas for both consultants and candidates. Compile documents for travel-related meetings.
• Process expense reimbursements for consultants and candidates.
• Prioritize conflicting needs; handle matters expeditiously, proactively, and follow-through on time-sensitive projects to successful completion.
• Provide a bridge for smooth communication between the consultant and external/internal team members.
• Produce high quality client and candidate deliverables, ensuring completion within designated timeframes. Successfully completes critical aspects of deliverables with a hands-on approach.
• Compose, prepare, and edit confidential correspondence.
• Work closely and effectively with consultant and research stakeholders to ensure deadlines are met and client needs are served.
• Perform additional administrative support activities, including but not limited to, fielding telephone calls, receiving and directing visitors, event planning, and other ad-hoc projects as requested.
• Assist accounting department with billing, client invoicing, and receivables.
• Build positive relationships and interface regularly with high-level executives involved in highly confidential projects.

Administrative Support

Database Management

• Ensure that global database is up-to-date and accurate; including but not limited to all client/internal documents, client/candidate information, notes, emails, and appointments.
• Diary booking management: phone calls/in-person meetings, interviews, and presentations.
• Record entry and record updating.
• Upload documents/content to Person Records, Assignment/Project Records, Event Records.
• Generate various Client and Candidate documents.
• Manage Candidate education verification.

Travel and Expenses

• Utilize global travel tool to book complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas for both the Consultant and Candidate.
• Assist with compiling documents for travel-related meetings.
• Manage expense reports for assigned Consultants from start to submission.
• Assist with Candidate reimbursement.

Ad-hoc Administrative Assistance

• Printing/Binding
• Administrative support for various virtual and/or in-person events (holiday parties, staff offsites, client events, business development events, etc.)
• Other administrative projects assigned by the Executive Assistant(s)

About Egon Zehnder

Egon Zehnder is the world’s preeminent leadership advisory firm, inspiring leaders to navigate complex questions with human answers. We help organizations get to the heart of their leadership challenges and offer honest feedback and insights to help leaders realize their true being and purpose.

We are built on a foundation that supports partnership in the truest sense of the word and aligns our interests with the interests of our clients. Our 560 consultants across 64 offices and 36 countries are former industry and functional leaders who collaborate seamlessly across geographies, industries and functions to deliver the full power of the Firm to every client, every time.

We partner closely with public and private corporations, family-owned enterprises, and non-profit and government agencies to provide executive search, leadership solutions, CEO search and succession, and board advisory.

We believe that together we can transform people, organizations and the world through leadership.

Due to high volume, we will only be contacting applicants who meet all of the minimum requirements listed in the job description. Only those applicants who align most closely with our minimum and preferred qualifications will be contacted for an interview. The Recruiting team at Egon Zehnder will retain your application materials and may contact you regarding future opportunities.

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L’adjoint(e) de direction apporte un soutien de haut niveau et de qualité à notre équipe de consultants, orientée vers la clientèle externe, principalement en Amérique du Nord. Ce poste consiste à fournir une assistance administrative dans tous les aspects de nos mandats, ce qui exige une grande aisance face à des tâches en constante évolution. Le candidat idéal doit faire preuve d’une grande flexibilité et d’une grande fiabilité, ainsi que d’une capacité à organiser et à hiérarchiser les tâches en respectant des échéances strictes; ces compétences sont essentielles pour ce poste. La personne retenue devra également être capable d’effectuer plusieurs tâches simultanément à différents niveaux et apprécier la variété et l’imprévisibilité liées à la gestion de multiples tâches et à l’évolution des priorités.

Vos responsabilités

Rôle de l’adjoint de direction

• Organiser tous les horaires, y compris, sans s’y limiter, ceux des réunions et des entrevues avec les candidats, des rencontres et des entrevues avec les clients, des réunions de prospection de clientèle, des réunions liées à des affectations, des réunions internes, des vidéoconférences, etc.
• Gérer des calendriers complexes et établir l’ordre de priorité des réunions et des appels, au besoin.
• Organiser des plans de voyage, des itinéraires et des ordres du jour complexes et détaillés pour les consultants et les candidats. Compiler les documents pour les réunions liées aux voyages.
• Traiter le remboursement des dépenses des consultants et des candidats.
• Établir l’ordre de priorité de besoins inconciliables, traiter les questions rapidement et de façon proactive, et mener à bien les projets urgents.
• Assurer une communication harmonieuse entre l’expert-conseil et les membres de l’équipe externe et interne.
• Produire des livrables de grande qualité pour les clients et les candidats, en veillant à ce qu’ils soient achevés dans les délais prescrits. Exécuter avec succès les aspects essentiels des livrables en adoptant une approche pratique.
• Rédiger, préparer et réviser la correspondance confidentielle.
• Travailler en étroite collaboration avec les experts-conseils et les intervenants en recherche pour s’assurer que les échéances sont respectées et que les besoins des clients sont satisfaits.
• Effectuer d’autres activités de soutien administratif, y compris, sans s’y limiter, répondre aux appels téléphoniques, accueillir et diriger les visiteurs, planifier des événements et d’autres projets ponctuels, au besoin.
• Soutenir le service de la comptabilité dans la facturation, la facturation client et les comptes clients.
• Établir des relations positives et interagir régulièrement avec les hauts dirigeants participant à des projets hautement confidentiels.

Soutien administratif

Gestion des bases de données

• Tenir la base de données mondiale à jour, y compris, sans s’y limiter, tous les documents internes et ceux des clients, les renseignements sur les clients et les candidats, les notes, les courriels et les rendez-vous.
• Gestion des réservations dans l’agenda : appels téléphoniques, réunions en personne, entrevues et présentations.
• Enregistrer et mettre à jour les entrées.
• Téléverser des documents et du contenu dans les dossiers des personnes, les dossiers d’affectations ou de projets et les dossiers des événements.
• Générer divers documents pour les clients et les candidats.
• Gérer la vérification du parcours d’études des candidats.

Déplacements et dépenses

• Utiliser l’outil de voyage mondial pour réserver des plans, des itinéraires et des ordres du jour complexes et détaillés pour les consultants et les candidats.
• Aider à la compilation des documents pour les réunions liées aux déplacements.
• Gérer les notes de frais des consultants désignés, du début du processus à la soumission.
• Assurer une aide pour le remboursement des candidats.

Aide administrative ponctuelle

• Impression/reliure
• Soutien administratif pour divers événements virtuels ou en personne (fêtes de fin d’année, événements hors site pour le personnel, événements clients, événements de prospection de clientèle, etc.).
• Autres projets administratifs assignés par les adjoints de direction.

À propos d’Egon Zehnder

Egon Zehnder est le plus important cabinet-conseil en leadership au monde, inspirant les dirigeants d’entreprise à résoudre des questions complexes avec des réponses humaines. Nous aidons les organisations à prendre le dessus sur leurs défis de leadership et leur offrons des commentaires et des idées honnêtes pour amener les dirigeants à réaliser leur plein potentiel tout en ciblant leurs objectifs.

Nous nous appuyons sur une base qui soutient le partenariat au sens le plus pur et qui harmonise nos intérêts avec ceux de nos clients. Nos 560 consultants répartis dans 64 bureaux et 36 pays sont d’anciens dirigeants fonctionnels et sectoriels qui collaborent de façon transparente dans une multitude de régions, de secteurs d’activité et de fonctions afin de toujours offrir la pleine valeur de l’entreprise à chaque client.

Nous collaborons étroitement avec des sociétés publiques et privées, des entreprises familiales et des organismes sans but lucratif et gouvernementaux pour offrir des solutions de direction ainsi que des services de recrutement de cadres, de recrutement et de relève de chefs de la direction, de consultation pour les conseils d’administration et de diversité, d’équité et d’inclusion.

Nous croyons qu’ensemble, nous pouvons façonner un leadership qui transformera les gens, les entreprises et le monde.

En raison du volume élevé de candidatures, nous communiquerons uniquement avec les candidats qui satisfont à toutes les exigences minimales énumérées dans la description de poste. Seuls les candidats qui correspondent le plus aux qualifications minimales et privilégiées seront convoqués pour une entrevue. L’équipe de recrutement d’Egon Zehnder conservera vos documents de candidature et pourrait communiquer avec vous au sujet de possibilités futures.