Assistant Office Administrator Jobs in Quebec (NOW HIRING)

Valsoft is looking for an Office Administrator – 3-Month Contract to join our team in Montreal, QC.

ABOUT VALSOFT CORP.:
Established in Canada in 2015, Valsoft has grown to a global portfolio of 118+ companies, acquiring and developing vertical market software companies, enabling each business to deliver the best mission-critical solutions for customers in their respective industries. A key tenet of Valsoft’s philosophy is to invest in well-established businesses and foster an entrepreneurial environment that molds companies into leaders in their respective industries. Valsoft looks to buy, hold and create value through long-term partnerships with existing management.

INVESTMENT APPROACH:
Unlike private equity and venture capital firms, we are Entrepreneurs who Buy, Enhance and Grow Software Businesses. That’s right; we don’t sell businesses. We form a strategic alliance with existing management teams. We recognize the dedication and perseverance required to create a firm and place a premium on customers’ and workers’ well-being over short-term goals.

CULTURE:
Valsoft is more than just a place to work; we’re a team. We mean it when we say people are our greatest assets, so investing in them is our number one priority. We create an environment where our employees feel first-day-on-the-job excitement, day after day, creating a culture of high performers and collaboration. We celebrate our milestones, and we’re proud of them. We Dream Big, Stay Humble and Stay Hungry.

POSITION DESCRIPTION:
We are looking for a proactive and organized Office Administrator to support the day-to-day operations of our office. This role is ideal for someone who thrives in a fast-paced environment, enjoys providing excellent service, and takes pride in creating a welcoming and well-organized workplace. You will work closely with employees, vendors, building management, and other stakeholders to ensure smooth and efficient office operations.

KEY RESPONSIBILITIES:
• Provide comprehensive administrative support to ensure smooth office operations.
• Plan and coordinate office perks and services to enhance workplace culture.
• Order daily lunches and manage relationships with vendors.
• Manage the ordering and maintenance of office supplies.
• Liaise with external suppliers, building management, and maintenance crews to resolve office-related issues.
• Address and resolve ad-hoc administrative requests promptly with a customer-centric approach.
• Manage company voicemail and direct messages to the appropriate personnel.
• Sort and distribute incoming mail and packages and coordinate outgoing mail.
• Assist with the planning, setup, and cleanup of company events.
• Support compliance with applicable health and safety requirements.
• Run errands as needed to support office operations.

REQUIRED/MINIMUM QUALIFICATIONS:
• Experience in customer service, reception, office administration, or a similar field.
• Strong attention to detail and problem-solving skills.
• Excellent organizational and multitasking abilities.
• Strong interpersonal, verbal, and written communication skills.
• Team-first mentality with a collaborative approach.
• Ability to handle confidential information with discretion.
• Proficiency in Microsoft Office Suite.
• Ability to work autonomously while contributing to a collaborative team environment.
• Valid driver’s licence and access to a vehicle.

ADDITIONAL OR PREFERRED QUALIFICATIONS:
• Proactive and resourceful approach to solving day-to-day challenges.
• Strong willingness to learn, grow, and take on new responsibilities.
• Positive attitude and commitment to collaborative success.

Ready to join a collaborative and innovative team where you can make an immediate impact?

Valsoft est à la recherche d’un(e) Administrateur(trice) de bureau – Contrat de 3 mois pour se joindre à notre équipe à Montréal, QC.

À PROPOS DE VALSOFT CORP. :
Fondée au Canada en 2015, Valsoft possède aujourd’hui un portefeuille mondial de plus de 118 entreprises. Elle acquiert et développe des sociétés de logiciels spécialisées dans des marchés verticaux, leur permettant d’offrir les meilleures solutions critiques à leurs clients dans leur secteur respectif. Un principe fondamental de la philosophie de Valsoft est d’investir dans des entreprises bien établies et de favoriser un environnement entrepreneurial, afin de les façonner en leaders dans leur domaine. Valsoft vise à acquérir, conserver et créer de la valeur grâce à des partenariats à long terme avec les équipes de direction en place.

APPROCHE D’INVESTISSEMENT :
Contrairement aux firmes de capital-investissement et de capital-risque, nous sommes des entrepreneurs qui achètent, développent et font croître des entreprises logicielles. C’est exact : nous ne revendons pas les entreprises. Nous formons une alliance stratégique avec les équipes de direction en place. Nous reconnaissons le dévouement et la persévérance nécessaires pour créer une entreprise, et nous accordons la priorité au bien-être des clients et des employés plutôt qu’aux objectifs à court terme.

CULTURE :
Valsoft est bien plus qu’un simple lieu de travail : nous sommes une équipe. Lorsque nous affirmons que les gens sont notre plus grand atout, nous le pensons sincèrement. Investir dans nos employés est notre priorité absolue. Nous créons un environnement où nos employés ressentent l’excitation du premier jour, jour après jour, favorisant une culture de performance et de collaboration. Nous célébrons nos réussites, et nous en sommes fiers. Nous rêvons grand, restons humbles et toujours motivés.

DESCRIPTION DU POSTE :
Nous sommes à la recherche d’un(e) administrateur(trice) de bureau proactif(ve) et organisé(e) pour soutenir les activités quotidiennes de notre bureau. Ce poste convient à une personne qui s’épanouit dans un environnement dynamique, qui aime offrir un excellent service et qui contribue à créer un milieu de travail accueillant et bien organisé. Vous collaborerez étroitement avec les employés, les fournisseurs, la gestion de l’immeuble et diverses parties prenantes afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :
• Fournir un soutien administratif complet afin d’assurer le bon fonctionnement du bureau.
• Planifier et coordonner les avantages et services offerts au bureau afin de contribuer à une culture de travail positive.
• Commander les repas quotidiens et gérer les relations avec les fournisseurs.
• Gérer les commandes et le maintien des fournitures de bureau.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs externes, la gestion de l’immeuble et les équipes d’entretien afin de résoudre les problèmes liés au bureau.
• Répondre rapidement aux demandes administratives ponctuelles en adoptant une approche axée sur le service.
• Gérer la boîte vocale de l’entreprise et acheminer les messages aux personnes concernées.
• Trier et distribuer le courrier et les colis entrants et coordonner les envois sortants.
• Participer à la planification, à l’installation et au rangement lors d’événements d’entreprise.
• Contribuer au respect des exigences applicables en matière de santé et de sécurité.
• Effectuer des courses au besoin afin de soutenir les activités du bureau.

QUALIFICATIONS REQUISES / MINIMALES :
• Expérience en service à la clientèle, à la réception, en administration de bureau ou dans un domaine similaire.
• Grand souci du détail et solides compétences en résolution de problèmes.
• Excellentes capacités d’organisation et aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Excellentes compétences interpersonnelles ainsi qu’en communication orale et écrite.
• Esprit d’équipe et approche collaborative.
• Capacité à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en contribuant à un environnement d’équipe collaboratif.
• Permis de conduire valide et accès à un véhicule.

QUALIFICATIONS SUPPLÉMENTAIRES OU SOUHAITÉES :
• Approche proactive et débrouillarde face aux défis quotidiens.
• Forte volonté d’apprendre, de se développer et d’assumer de nouvelles responsabilités.
• Attitude positive et engagement envers la réussite collective.

Prêt(e) à joindre une équipe collaborative et innovante où vous pourrez avoir un impact immédiat?