Sr Executive Assistant Jobs in Puerto Rico (NOW HIRING)

GENERAL JOB INFORMATION

NATURE OF THE POSITION

The incumbent is responsible for picking up, transporting, and delivering equipment, as well as documents, correspondence, and merchandise between the organization's business locations and/or client facilities, with the primary objective of providing support in equipment installation projects.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Pick up, transport, and deliver equipment, products, components, and merchandise for installation at client sites, as needed to and from the company, including between client facilities or for return to our inventory and/or supplier.
2. Perform deliveries and tasks required to ensure full and consistent compliance with the Project Management department's work plan, including but not limited to refrigerator deliveries.
3. Conduct transactions at various government agencies.
4. Purchase office supplies, groceries, and other required items.
5. Provide support in the coordination of company activities, such as transportation, pickup, delivery, and placement of materials and equipment.
6. Visit clients for equipment assessment visits and gather the corresponding requirements.
7. Collect client needs and take precise measurements.
8. Actively support and contribute to cultural transformations, as well as the maintenance of the company's mission and the achievement of its vision; promote the maintenance of the organizational culture and exemplify through performance and conduct the efficiency culture philosophy, Bionuclear's values, and the principles of the highest quality internal and external customer service.
9. Fully and consistently comply with department and company policies and procedures as published currently or promulgated in the future, including but not limited to the Employee Handbook.

INCIDENTAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Carry out messenger functions as a substitute for the Administrative Messenger or Executive Messenger, when necessary, including:
   • Pick up and drop off correspondence at the post office
   • Deliver and collect merchandise and documents
   • Conduct bank transactions, such as deposits
   • Prepare shipments for the Dominican Republic and the Virgin Islands
   • Maintain physical inventory control for Bionuclear Santo Domingo
   • Purchase items and materials as required
   • Transport visitors to and/or from the airport, hotel, offices, client sites, and events as needed
2. Provide support to staff in other departments, such as Logistics (Warehouse and Distribution), Administration, and Technical Services when necessary.
3. Perform refrigeration equipment certifications.
4. Other tasks as necessary.

ACADEMIC PREPARATION

High school senior year (12th grade).

PROFESSIONAL EXPERIENCE

Minimum one year of experience in a similar position.

OTHER REQUIREMENTS

• Valid Category 8 driver's license
• Good driving record

JOB COMPETENCIES

KNOWLEDGE, SKILLS, ABILITIES, AND APTITUDES REQUIRED TO PERFORM THE POSITION

• Ability to interact with people at all hierarchical levels
• Excellent customer service skills
• Good verbal communication skills in Spanish
• Ability to work as part of a team and coordinate with different departments
• Ability to work under pressure
• Ability to establish and meet priorities
• Ability to multitask and meet deadlines and schedules
• Ability to carry out tasks and goals efficiently with minimal supervision
• Good emotional self-management
• Proactivity and ability to identify opportunities for improvement
• Attention to detail and precision in work
• Availability to work on holidays, weekends, and irregular schedules
• Ability to operate motor vehicles while always respecting traffic laws and ensuring the safety of oneself, passengers, pedestrians, and other road users
• Basic proficiency in Microsoft Windows Outlook

DISCLAIMER CLAUSE

The information contained herein summarizes the general nature of the competencies and the degree of complexity of the functions established for personnel performing this position. Its content should not be interpreted as an exhaustive inventory of all functions, tasks, and responsibilities of the position. Other tasks may be added or existing ones modified as stipulated by the company.

We are an Equal Employment Opportunity Employer and take Affirmative Action to recruit Protected Veterans and Individuals with Disabilities.

Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race (including protected hairstyles), color, religion, sex, pregnancy, sexual orientation, gender identity, national origin, age, protected veteran status, military status, disability status and any other protected characteristic.

EEO/Affirmative Action for Veterans/Workers with Disabilities

Post 5/12/2026 / Expire 6/30/2026

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DATOS GENERALES DEL PUESTO

NATURALEZA DEL PUESTO

Este titular es responsable por recoger, transportar y entregar equipos, así como documentos, correspondencia y mercancía entre negocios o instalaciones de la organización y/o de clientes, con el objetivo primordial de brindar apoyo en los proyectos de instalación de equipos.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES DEL PUESTO

1. Recoger, transportar y entregar equipos, productos, componentes y mercancía para instalar en los clientes, según sea necesario hacia y desde la compañía, incluyendo entre instalaciones físicas de los clientes o para devolver a nuestro inventario y/o al suplidor.
2. Realizar las entregas y tareas requeridas para asegurar el cumplimiento cabal y consistente del plan de trabajo del departamento de Gerencia de Proyectos, incluyendo, pero sin limitarse a, las entregas de neveras.
3. Realizar gestiones en las diferentes agencias gubernamentales.
4. Realizar las compras de materiales de oficina y comestibles, entre otros artículos requeridos.
5. Dar apoyo en la coordinación de actividades de las compañías, tales como en la transportación, recogido, entrega y ubicación de materiales y equipos.
6. Visitar a los clientes para las visitas de asesoramiento de los equipos y recopilar los requerimientos correspondientes.
7. Recoger las necesidades del cliente y tomar medidas precisas.
8. Apoyar y aportar activamente a las transformaciones culturales, así como al mantenimiento de la misión y al logro de la visión de la compañía; promover el mantenimiento de la cultura y ejemplificar con su desempeño y conducta la filosofía de la cultura de eficiencia, los valores de Bionuclear y los principios de un servicio al cliente interno y externo de la más alta calidad.
9. Cumplir de manera cabal y consistente las políticas y procedimientos del departamento y de la empresa según publicados en el presente o sean promulgados en el futuro, incluyendo, pero sin limitándose al Manual del empleado.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES INCIDENTALES DEL PUESTO

1. Llevar a cabo las funciones de mensajería en sustitución del Mensajero de Administración o del Mensajero de Ejecutivo, de ser necesario, entre estas:
   • Llevar y buscar la correspondencia al correo
   • Entregar y recoger mercancía y documentos
   • Realizar gestiones en el banco, tales como depósitos
   • Preparar los embarques para la República Dominicana e Islas Vírgenes
   • Llevar el control físico del inventario de Bionuclear de Santo Domingo
   • Hacer compras de artículos y materiales, según le sea requerido
   • Transportar visitantes desde y/o hasta el aeropuerto, hotel, oficinas, clientes, actividades, según sea necesario
2. Dar apoyo al personal de otros departamentos, tales como: Logística (Almacén y Distribución), Administración y Servicios Técnicos cuando sea necesario.
3. Realizar certificaciones de equipos de refrigeración.
4. Otras tareas, según sean necesarias.

PREPARACIÓN ACADÉMICA

Cuarto año de escuela superior.

EXPERIENCIA PROFESIONAL

Experiencia mínima de un año en un puesto similar.

OTROS REQUISITOS

• Licencia de chofer (categoría 8) vigente
• Buen expediente de conductor

COMPETENCIAS DEL TRABAJO

CONOCIMIENTOS, DESTREZAS, HABILIDADES Y APTITUDES NECESARIAS PARA DESEMPEÑAR EL PUESTO

• Habilidad para relacionarse con personas de todos los niveles jerárquicos
• Excelentes destrezas de servicio al cliente
• Buenas destrezas de comunicación verbal en español
• Habilidad para trabajar en equipo y coordinar con diferentes departamentos
• Habilidad para trabajar bajo presión
• Habilidad para establecer y cumplir prioridades
• Habilidad para trabajar varias tareas simultáneamente y cumplir con fechas y horarios límites
• Capacidad para realizar sus tareas y metas con eficiencia y poca supervisión
• Buen manejo de sus emociones
• Proactividad y capacidad para identificar oportunidades de mejora
• Atención al detalle y precisión en el trabajo
• Disponibilidad para trabajar días feriados, fines de semana y horarios irregulares
• Habilidad para conducir vehículos de motor respetando siempre las leyes de tránsito y velando por su seguridad, la de pasajeros, peatones y demás transeúntes
• Manejo básico de Microsoft Windows Outlook

CLÁUSULA DE SALVEDAD

La información aquí contenida resume la naturaleza general de las competencias y el grado de complejidad de las funciones establecidas para el personal que desempeña este puesto. Su contenido no debe interpretarse como un inventario exhaustivo de todas las funciones, tareas y responsabilidades del puesto. Otras tareas podrían ser añadidas o las existentes podrían ser modificadas según lo estipule la compañía.

Somos un patrono con Igualdad de Oportunidades en el Empleo y tomamos acción afirmativa para reclutar Veteranos(as) Protegidos(as) y Personas con Discapacidad.”

Patrono con igualdad de oportunidades en el empleo. Todos(as) los(as) solicitantes calificados(as) recibirán consideración para empleo sin distinción de raza (incluyendo peinados protegidos), color, religión, sexo, embarazo, orientación sexual, identidad de género, origen nacional, edad, estatus como veterano(a) protegido(a), estatus militar, discapacidad física o mental o cualquier otra condición protegida por leyes locales o federales.

IOE/Acción Afirmativa para Veteranos(as) /Personas con Discapacidad

Publicado 5/12/2026 / Expira 6/30/2026