Client Service Coordinator Jobs in Quebec (NOW HIRING)

Notre parcours

A propos de vous :

Vous etes une personne performante qui cherche a s'accomplir dans un environnement dynamique. Vous faites preuve de rigueur dans votre travail mais etes a l'aise de collaborer avec une equipe de personnes hautement motivees. Vous savez communiquer clairement et avec concision avec collegues et clients, et vous appreciez une solide culture d'entreprise et un esprit de camaraderie. Vous savez naviguer de multiples fonctions corporatives, y compris les lignes de service generales et les centres corporatifs d'excellence. Vous possedez de fortes aptitudes interpersonnelles et etes pret a effectuer diverses taches pour atteindre l'objectif commun de l'equipe. Vous valorisez la croissance personnelle et professionnelle et etes pret a faire le prochain pas dans l'avancement de votre carriere.

Si cela vous ressemble, vous aimerez la culture chez Avison Young !

A propos de nous :

Avison Young est une agence internationale de courtage et de consultation en immobilier commercial, proposant des services transactionnels, financiers, consultatifs et de gestion. Nous avons concu notre structure corporative de facon a mieux servir nos clients en renforcant la collaboration dans toute notre organisation.

L'immobilier peut avoir des effets positifs enormes sur la vie des gens, et nous nous employons a creer des lieux et des espaces qui sieront mieux aux gens. Notre raison d'etre, c'est de creer une reelle valeur economique, sociale et environnementale, portee par des gens fiers.

Bien sur, nous adorons etre ici, mais les gens de l'externe nous trouvent tres bien aussi ! Avison Young a ete nommee comme l'une des societes les mieux gerees au Canada 13 annees consecutives, avec designation du Club Platine!

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About You:You are a high achiever looking to thrive in a fast-paced environment. You take pride in your own work but are comfortable collaborating with a team of highly motivated individuals. You can communicate clearly and concisely with teammates and clients, and you enjoy strong company culture and camaraderie. You can navigate multiple corporate functions, including global lines of service and corporate centers of excellence. You possess strong interpersonal skills and are willing to take on diverse tasks to achieve the team's common goal. You value personal and professional growth and are ready to take the next step in advancing your career.If this sounds like you, well, then you will love the culture at Avison Young!About Us:Avison Young is a global commercial real estate brokerage and advisory firm, offering transaction, management, financial and consulting services. We've designed our corporate structure to best serve our clients by enhancing collaboration across our organization.Real estate can have an enormous positive impact on people's lives - and we're in the business of making spaces and places work better for people. Our purpose is to create real economic, social and environmental value as a global real estate advisor, powered by people.We care about each other and we have each other's backs. This makes Avison Young a great place to be a client, and a great place to work. We support the whole person and their complete wellness - economic, mental and physical - because what's best for our business comes from our people bringing their whole selves to work.

Of course we love it here, but outsiders think we're pretty great too! Avison Young has been recognized as one of Canada's Best Managed Companies for the 13th year in a row, with a Platinum Club designation!

APPERCU DU POSTE

Relevant de l'equipe de courtiers immobiliers designee (et/ou autre personne designee), ce poste requiert un soutien administratif immobilier quotidien dans un environnement tres dynamique. En tant que Coordonnatrice des services client (CSC), vous fournirez du soutien en ventes, marketing et en recherche, de concert avec les services administratifs du bureau pour nos courtiers et clients. Vos responsabilites consisteront a fournir du materiel pour des presentations, des inscriptions et des offres, des documents pour la mise en marche de proprietes et des rapports pour les clients, effectuer des etudes de marche et de la gestion de transaction, tout en coordonnant le materiel de promotion et de marketing apres-vente (sous la direction de notre equipe du marketing).

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Reporting to the designated Leasing Team (and/or other designated person), this role includes daily real estate administrative support in a fast-paced environment. As a Client Services Coordinator ("CSC"), you will provide sales, marketing, and research support along with general office administration to your team and clients. Your responsibilities will be an exciting mix of providing presentation support, listing and offer preparation, property marketing and client reporting, conducting market research and transaction administration, all while coordinating promotional and post-sales marketing materials.

Pour reussir dans ce travail, une personne doit etre en mesure d'effectuer chaque tache essentielle a une niveau superieur a la moyenne. Les exigences ci-dessous representent adequatement les connaissances et competences requises :

• Un minimum de 3 annees d'experience similaires et/ou d'experience en immobilier commercial;
• Une connaissance approfondie et une utilisation efficace des programmes informatiques d'affaires comprenant Word, Excel, PowerPoint, Outlook et la suite Adobe Creative (InDesign, Photoshop, Illustrator et Acrobat);
• Avoir un profil qui comprend un esprit independant et de l'initiative tout en performant bien dans un environnement axe sur le travail d'equipe;
• Doit faire preuve de flexibilite dans la gestion des taches tout en ayant le souci du detail;
• Etre en mesure de lire, analyser, interpreter et creer des documents d'affaires generaux;
• Capacite de rediger des rapports et de la correspondance d'affaires et de formater des presentations;
• D'excellentes aptitudes de communication efficace a l'ecrit et a l'oral;
• Excellentes aptitudes en revision et correction de texte;
• Capacite d'effectuer de multiples taches simultanement, bien gerer son temps, savoir reconnaitre et aborder les urgences;
• Capacite de travailler efficacement sous pression avec de multiples echeanciers et sous supervision limitee;
• Faire preuve de discretion concernant le personnel et l'industrie;
• Une attitude positive, un souci d'amelioration de l'equipe, tendre la main pour se rendre utile.

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To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential task at an above average level. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill and/or ability required.

• Minimum 3 years of similar experience and/or commercial real estate experience
• Advanced knowledge and efficient use of business suite computer programs including Word, Excel, PowerPoint, Outlook, and Adobe Creative Suite (InDesign, Photoshop, Illustrator, and Acrobat)
• Possess characteristic traits of independent thinking, self-starting initiative while working well in a team-oriented environment.
• Must be able to handle flexibility in task management while having a keen eye for detail 
• Ability to read, analyze, interpret and create general business documentation.
• Ability to write reports, business correspondence and format presentations.
• Excellent and effective verbal and written communication skills.
• Excellent proofreading and editing skills.
• Ability to multitask, utilize effective time management skills, and be able to recognize and respond to time sensitive issues and tasks.
• Ability to work efficiently under pressure with multiple timelines and with limited direction/ supervision.
• Ability to maintain discretion regarding personnel and industry related matters.
• Attitude - positive, always seeking to better our team, reaching out to bring value.

Les responsabilites principales de la Coordonnatrice des services clients comprennent, sans s'y limiter :

ADMINISTRATION :

• Apporter un soutien administratif pour la correspondance interne et externe, y compris la gestion de dossiers, l'organisation et la distribution de materiel de marketing;

LOCATION :

• La preparation ecrite d'offres de services;
• La preparation de contrats et s'assurer de leur execution;
• Coordonner la communication entre les decideurs, les proprietaires et les autres parties prenantes de l'industrie de l'immobilier commercial;
• Assister et participer a toutes les reunions de ventes hebdomadaires; 
• Assister dans les visites et aider l'equipe de courtiers dans leur mandat (visite de batiments et visite avec clients); 
• La preparation, le controle et la mise a jour de documents legaux (lettres d'intention, offres, propositions, ententes de commission, ententes d'inscription, amendements, renonciations, prolongations et ententes Multiple Listing Services) pendant tout le processus de diligence raisonnable;
• Mettre a jour et reviser les inscriptions de proprietes, gerer les dates d'expiration et preparer les documents requis;
• Tenir des registres de correspondance pour les inscriptions de proprietes aupres des courtiers et mettre a jour les rapports pour les clients lorsque requis;
• Coordonner le traitement des transactions avec les courtiers et le service de comptabilite;
• Planifier des reunions, rendez-vous, visites de proprietes et plans de voyage;
• Reviser les documents pour verifier l'orthographe, la grammaire et la mise en page et apporter les changements necessaires. Etre responsable de la precision et de la clarte de la version finale;
• Collaborer etroitement avec les courtiers sur des projets varies.

MARKETING :

• Organiser, creer, preparer et produire du materiel de marketing personnalise ainsi que des trousses, presentations et propositions sur mesure pour les clients;
• Aider a la preparation, la coordination et l'assemblage du materiel marketing pour les inscriptions de proprietes, y compris les brochures, invitations, affichages et annonces InDesign tout en maintenant la marque Avison Young dans tous les projets;
• Mettre a jour les inscriptions sur le site web d'Avison Young et dans d'autres emplacements lorsque requis;
• Rechercher et concevoir des cartes InDesign des espaces, concues specialement pour les clients.

RECHERCHE :

• Coordonner les etudes de disponibilite des proprietes et autres recherches pertinentes ainsi que des documents d'accompagnement marketing;
• Effectuer des recherches d'information marketing aupres de sources variees, notamment CRM et des bases de donnees tierces telles que MLS, Altus, CoStar, etc.;
• Mettre a jour la base de donnees CRM avec les donnees en cours des clients et du marche.

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The key responsibilities of the Client Services Coordinator include, but are not limited to, the following:

ADMINISTRATION:

• Provide administrative support for internal and external correspondence including file management, organizing and distributing marketing materials

LEASING:

• Prepare written service proposals
• Prepare contracts and ensure successful implementation
• Coordinate the communication between decision-makers, property owners and other stakeholders in the commercial real estate industry
• Attend and participate at all weekly sales meeting
• Assist in tours and help the Leasing Team in their mandate (building tour and client tour)
• Preparation, control, and maintenance of legal documents (letters of intent, offers, proposals, commission agreements, listing agreements, amendments, waivers, extensions, and Multiple Listing Services agreements) throughout the deal and due diligence process
• Maintain and review property listings and manage expiry dates and prepare required documentation
• Maintain records of correspondence for property listings with agents and update client reporting as required
• Coordinate deal processing with agents and Accounting Department
• Schedule meetings, appointments, property tours and travel plans
• Proofread copy for spelling, grammar and layout making appropriate changes; responsible of accuracy and clarity of final copy
• Work closely with agents on various initiatives and special projects

MARKETING:

• Organize, create, prepare and produce customized marketing materials as well as client-specific packages, presentations, and proposals.
• Assist with preparation, coordination and assembly of marketing materials for property listings, including brochures, invitations, signage, and announcements InDesign, while maintaining the Avison Young brand throughout all projects.
• Update listings on Avison Young website and other locations as advised
• Research and design space map tailored for clients on InDesign 

RESEARCH:

• Coordinate property availability surveys and other applicable research and marketing collateral relevant 
• Conduct market information research through various sources including CRM and third-party databases such as MLS, Altus, CoStar etc.
• Update CRM database with current market and client information.

Notre engagement d'egalite des chances

Avison Young pratique l'egalite des chances comme employeur a tous ses points de service dans le monde. Nous nous engageons a batir et maintenir une main-d'uvre avec des experiences, aptitudes et connaissances variees avec toutefois une uniformite dans l'excellence de nos services, notre engagement et notre integrite.

La societe maintient une politique stricte afin d'assurer que les chances en emploi soient egales pour tous et ne fassent pas de discrimination selon l'origine ethnique, la couleur de peau, la religion, les croyances, l'age, le sexe, le genre, l'identite ou l'expression de genre, l'orientation sexuelle, l'origine nationale, la citoyenn...