Virtual Proofreading Jobs in Ontario (NOW HIRING)

HOLSTEIN CANADA is Canada's largest dairy breed association, serving more than 9,000 active dairy producers since 1884. We offer a team-oriented workplace, supportive leadership, and the opportunity to contribute to our future.

Holstein Canada is seeking a highly organized and proactive Executive Assistant & Board Governance Coordinator to provide confidential executive-level administrative and governance support to the CEO and Board. This role is ideal for someone who manages priorities well, coordinates complex activities, and supports senior leaders with professionalism and discretion.

In this role, YOU WILL:

• Provide confidential administrative and governance support to the CEO and Board of Directors.
• Prepare agendas, reports, presentations, correspondence, minutes, and meeting materials.
• Coordinate Board, committee, executive, and corporate meetings, including travel and expenses.
• Track action items, follow up on deadlines, and manage competing priorities.
• Maintain Board records, governance documents, contracts, and organized filing systems.
• Act as a liaison with Board members, staff, members, vendors, and external stakeholders.
• Coordinate translation and interpretation services and review outward-facing materials.
• Support senior leadership with research, presentations, proofreading, editing, and special projects.

YOU OFFER:

• Exceptional organization, time-management, and attention to detail.
• Excellent written and verbal communication skills in English and French.
• Proven discretion with confidential information and sensitive matters.
• Experience supporting senior executives, boards, committees, or governance functions.
• Strong meeting coordination, minute-taking, proofreading, editing, and follow-up skills.
• Ability to build effective relationships with internal and external stakeholders.
• Advanced proficiency with Microsoft Office and virtual meeting platforms.
• A proactive, flexible, and service-focused approach.

Qualified candidates are encouraged to apply at https://tealandco.com/careers by August 7, 2026. We thank all applicants; only those selected for an interview will be contacted. Holstein Canada is committed to a barrier-free recruitment process. To request accommodation, please contact hrmailbox@holstein.ca.

The salary for this position will be approximately between $70,000 and $85,000.

Holstein Canada does not utilize Artificial Intelligence (AI) in the screening, assessment, or selection of applicants.

HOLSTEIN CANADA est la plus grande association de race laitiere au Canada et sert depuis 1884 un effectif qui regroupe plus de 9000 producteurs laitiers en activite. Nous offrons un environnement oriente sur le travail en equipe, un leadership positif et l'occasion pour vous de contribuer a definir notre avenir.

Holstein Canada recherche un(e) adjoint(e) de direction et coordonnateur(-trice) de la gouvernance du conseil d'administration. Tres organisee et proactive, cette personne apportera en toute confidentialite un soutien en matiere d'administration et de gouvernance au chef de la direction et au conseil. Ce poste est ideal pour une personne capable de bien gerer les priorites, de coordonner des activites complexes et d'accompagner les cadres avec professionnalisme et discretion.

Dans ce poste, VOS TACHES SERONT LES SUIVANTES :

• Fournir un soutien confidentiel en matiere d'administration et de gouvernance au chef de la direction et au conseil d'administration.
• Preparer les ordres du jour, les rapports, les presentations, la correspondance, les proces-verbaux et les trousses de documentation des reunions.
• Coordonner les reunions du conseil, des comites, de l'executif et de l'entreprise, ainsi que les deplacements et les comptes de frais.
• Effectuer le suivi des mesures a prendre et des echeances et gerer des priorites concurrentes.
• Gerer les dossiers du conseil, les documents de gouvernance, les contrats et les systemes de classement structures.
• Assurer la liaison avec les membres du conseil, le personnel, les membres de l'organisation, les fournisseurs et les intervenants externes.
• Coordonner les services de traduction et d'interpretation et relire les documents destines au public.
• Appuyer l'equipe dirigeante dans le cadre de recherches, de presentations, de relectures, de revisions et de projets speciaux.

VOS COMPETENCES

• Sens exceptionnel de l'organisation, excellente gestion du temps et grand souci du detail.
• Excellentes competences en communication ecrite et orale en anglais et en francais.
• Discretion eprouvee dans le traitement de renseignements confidentiels et de questions sensibles.
• Experience dans l'accompagnement de cadres, de conseils d'administration et de comites, ou dans les fonctions de gouvernance.
• Solides competences dans la coordination de reunions, la redaction de proces-verbaux, la relecture, la revision et le suivi.
• Capacite d'etablir des relations harmonieuses avec les intervenants internes et externes.
• Maitrise avancee de Microsoft Office et des plateformes de reunion virtuelle.
• Approche proactive, flexible et axee sur le service.

Les personnes qualifiees sont invitees a postuler a https://tealandco.com/careers d'ici le 7 aout 2026. Nous remercions toutes les personnes qui postuleront, mais ne contacterons que celles selectionnees pour un entretien. Holstein Canada s'engage a eliminer les obstacles dans son processus de recrutement. Pour demander toute mesure d'adaptation, veuillez ecrire a hrmailbox@holstein.ca.

Le salaire pour ce poste sera compris entre 70 000 $ et 85 000 $.

Holstein Canada n'utilise pas l'intelligence artificielle (IA) dans la preselection, l'evaluation ou la selection des candidatures.