Sobre Capital Seaboard
Durante más de 60 años, Capital Seaboard ha sido un proveedor de confianza de mariscos frescos y productos agrícolas para los chefs y operadores de servicios de alimentos más exigentes del Atlántico Medio. Gracias a relaciones sólidas y duraderas a lo largo de toda la cadena de suministro, ofrecemos un acceso inigualable a ingredientes de alta calidad, entregados con consistencia, cuidado y rapidez.
Desde selecciones directamente del muelle hasta productos agrícolas seleccionados a mano, nuestro equipo se asegura de que cada pedido cumpla con los más altos estándares de frescura y sabor.
Administrador de Transporte - Operaciones de Distribución de Alto Volumen
Resumen del puesto: El Administrador de Transporte desempeña un papel operativo y administrativo clave dentro de un entorno de distribución de alto volumen. Este puesto es responsable de asistir en los programas de incorporación y formación de conductores, mantener los registros de transporte y la documentación de cumplimiento normativo, supervisar el registro de accidentes y lesiones, apoyar al liderazgo con presentaciones basadas en datos para informes nacionales y proporcionar cobertura de despacho según sea necesario. El candidato ideal es altamente organizado, orientado a procesos y capaz de gestionar múltiples prioridades mientras apoya a un gran equipo de conductores y personal de transporte.
Lo que harás:
Operaciones Administrativas y Registro
- Mantener y organizar todos los registros del departamento de transporte, incluidos los archivos de conductores, documentos de cumplimiento, informes de incidentes y correspondencia
- Gestionar los archivos de cualificación de conductores (DQFs) para garantizar la integridad y el cumplimiento continuo de los requisitos del DOT y FMCSA
- Preparar, distribuir y archivar informes operativos y de rendimiento diarios, semanales y mensuales para la dirección del departamento
- Servir como punto de contacto departamental para consultas relacionadas con nóminas, auditorías de tarjetas de horas y registro de asistencia para conductores y personal de transporte
- Administrar y mantener el Sistema de Gestión del Transporte (TMS) y plataformas relacionadas, garantizando la integridad de los datos y los registros actualizados
Registro de accidentes e informes de seguridad
- Poseer y mantener el registro de accidentes y lesiones del departamento, asegurando que todos los incidentes se registren de forma precisa, completa y oportuna
- Registrar y registrar todos los accidentes de tráfico, lesiones laborales, casi accidentes y violaciones del DOT, incluyendo fechas, partes implicadas, descripciones, resultados y acciones correctivas tomadas
- Coordina con conductores, supervisores y el equipo de Seguridad para recopilar documentación completa del incidente, incluyendo informes policiales, fotos, declaraciones de testigos y correspondencia del seguro
- Supervisar los incidentes abiertos mediante la resolución, el seguimiento del estado de las reclamaciones, los plazos de reincorporación al trabajo y el progreso de la remediación de infracciones
- Generar informes resumentes regulares de accidentes y lesiones y análisis de tendencias para apoyar la toma de decisiones basada en datos por parte de la dirección del departamento
- Ayudar en la preparación y actualización continua de presentaciones de PowerPoint sobre accidentes, lesiones y violaciones del DOT para que la dirección las presente al equipo nacional
- Asegúrate de que los datos de la presentación estén actualizados, sean visualmente claros y reflejen con precisión tendencias, causas raíz y acciones correctivas - actualizando diapositivas en un calendario recurrente o cuando ocurran incidentes
- Coordinarse con Seguridad, Cumplimiento y Operaciones para verificar la exactitud de todos los datos incluidos en los informes a nivel nacional antes de la distribución
- Mantener la confidencialidad de todos los registros de incidentes de acuerdo con la política de la empresa, los requisitos de conservación de registros de OSHA y las normativas aplicables
Incorporación de conductores y procesamiento de nuevas incorporaciones
- Coordinar el proceso de incorporación de ciclo completo para nuevos conductores y personal de transporte, desde la aceptación de la oferta hasta la preparación del primer día
- Configurar nuevos perfiles de conductores en el TMS, la plataforma ELD, el sistema de nóminas y cualquier otro software operativo relevante
- Distribuir y llevar a cabo uniformes, tarjetas de combustible, tarjetas de acceso, dispositivos móviles y otro equipo asignado a los nuevos empleados
- Colaborar con RRHH para garantizar una comunicación fluida y un traspaso de documentación entre los equipos de reclutamiento y operaciones
- Supervisar la finalización de las listas de control de incorporación y escalar los asuntos pendientes para asegurar que ningún conductor comience operaciones sin autorización completa
- Realizar sesiones de orientación para nuevos empleados que cubran las políticas de la empresa, expectativas de seguridad, procedimientos de reporte y requisitos administrativos
Coordinación y Desarrollo de Programas de Formación
- Coordinar y programar toda la formación de conductores requerida, incluyendo la formación obligatoria por el Departamento de Asuntos de Defensa, manejo de equipos y cursos de política de la empresa
- Mantener una matriz de formación para todo el personal de transporte, haciendo un seguimiento del estado de finalización, fechas de caducidad y próximos requisitos de renovación
- Colaborar con los equipos de Seguridad y Cumplimiento para desarrollar, actualizar y distribuir materiales de formación, procedimientos operativos estándar estándar y guías de referencia
- Administrar el Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) de la empresa para el departamento de transporte, inscrición de empleados, seguimiento del progreso y generación de informes de finalización
- Coordinarse con proveedores externos de formación, colegios comunitarios o escuelas CDL para programas de certificación externos
- Programar y registrar los requisitos de formación recurrente como la formación anual de actualización, la renovación de primeros auxilios/RCP y los exámenes médicos del DOT
- Apoyar a los líderes de conductores en la impartición de planes de formación en el puesto de trabajo (OJT) para conductores nuevos durante su periodo de prueba
- Recopilar y analizar la retroalimentación sobre la formación; Identificar lagunas y hacer recomendaciones para mejorar los programas a la dirección
Cumplimiento y Apoyo Regulatorio
- Supervisa y gestiona las fechas de caducidad de licencias de conducir, renovaciones de certificaciones médicas del DOT y calendarios anuales de consultas MVR
- Coordina el grupo aleatorio de pruebas de drogas y alcohol del DOT: generando selecciones, notificando a los conductores y haciendo seguimiento de la finalización y los resultados
- Mantener un conocimiento actualizado de las normativas FMCSA y comunicar los cambios regulatorios relevantes a conductores y supervisores
- Apoya auditorías internas y externas de transporte compilando paquetes de documentación y asegurando que la gestión de registros esté lista para auditoría en todo momento
- Rastrear, archivar y gestionar los registros de accidentes y violaciones del DOT, coordinando las pruebas posteriores al accidente y manteniendo archivos confidenciales según las normas de la empresa y las normativas
Soporte de Despacho
- Proporcionar apoyo de despacho de respaldo durante periodos de alto volumen, ausencias de personal o picos de demanda operativa
- Ayudar a asignar cargas, comunicar instrucciones de entrega a los conductores y monitorizar el estado del envío según las indicaciones del Gestor de Transporte
- Retransmite actualizaciones operativas sensibles al tiempo entre conductores, personal de almacén y equipos de atención al cliente al cubrir funciones de despacho
- Documentar con precisión la actividad de despacho en el TMS durante los periodos de cobertura para mantener la continuidad de los registros operativos
Comunicación y Apoyo Interdepartamental
- Actuar como enlace administrativo entre los departamentos de Transporte, Recursos Humanos, Seguridad, Nóminas y Operaciones
- Responder a consultas de conductores y personal relacionadas con la programación, documentación, estado de formación y políticas del departamento
- Ayudar en la coordinación de programas de reconocimiento, reuniones de departamento e iniciativas de implicación de empleados dentro del equipo de transporte
- Apoyar al Director de Transporte con proyectos especiales, iniciativas de mejora de procesos e informes puntuales según sea necesario
Sobre ti:
Requisitos mínimos
- Se requiere el diploma de bachillerato o GED; Se prefiere un título de Asociado o Grado en Administración de Empresas, Recursos Humanos, Logística o campos relacionados
- Mínimo 2-3 años de experiencia administrativa en transporte, logística, distribución o un entorno operativo de alto volumen relacionado
- Conocimiento práctico de las normativas del DOT, requisitos de cualificación de conductores de la FMCSA y normas de Horas de Servicio (HOS)
- Experiencia coordinando la incorporación de empleados, la programación de formación o procesos administrativos de RRHH
- Experiencia demostrada en el mantenimiento de un registro de accidentes, lesiones o incidentes y en la elaboración de informes o documentación relacionada con la seguridad
- Dominio de Microsoft Office Suite con habilidades avanzadas de PowerPoint - incluyendo la capacidad de crear y actualizar presentaciones basadas en datos para audiencias ejecutivas o nacionales
- Se prefieren claramente habilidades avanzadas en Excel para seguimiento de datos, informes y análisis de tendencias
- Experiencia con Sistemas de Gestión del Transporte (TMS), plataformas ELD o Sistemas de Gestión del Aprendizaje (LMS)
- Habilidades organizativas excepcionales con la capacidad de gestionar plazos contradictorios y mantener un alto nivel de precisión bajo presión
- Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal con un enfoque profesional y orientado al servicio
Cualificaciones Preferidas
- Experiencia en un centro de distribución o distribución con 50+ conductores o una gran plantilla de transporte
- Familiaridad con las plataformas HRIS (Dayforce) y cómo se integran con las operaciones de transporte
- Bilingüe en inglés y español es muy preferido en mercados con poblaciones de conductores diversas
- Experiencia desarrollando o impartiendo contenidos de formación para conductores o programas de seguridad
- Experiencia en informes de seguridad, registro de OSHA o gestión de violaciones del DOT
La descripción del trabajo anterior no es una lista exhaustiva de deberes y estándares del puesto. Los titulares seguirán cualquier otra instrucción y realizarán cualquier otra tarea relacionada que les asigne su supervisor.
Ventajas y beneficios:
Vacaciones pagadas, vacaciones pagadas
Beneficios de salud, dentales y médicos
pago semanal
Seguro de vida
5% sobre el costo para nuestros productos alimenticios de alta calidad.
Descuentos para empleados para viajes y eventos.
401k
Plan de compra de acciones para empleados
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