Intake Case Manager Jobs in Toronto, ON (NOW HIRING)

Intake Coordinator, Expedited Case Processing (ECP)

Temporary 8-month Contract, Full-Time

This position is being posted to fill an existing vacancy

Hiring Range: $62,094 - $65,745.90

The College of Early Childhood Educators (the College) supports high-quality early learning and care by regulating more than 70,000 members of the profession in the public interest, pursuant to the Early Childhood Educators Act, 2007. We are one of the largest self-regulatory bodies in Ontario and the diversity of our members as well as our employees reflects the diversity of the children and families to whom they provide care. Our Commitment to Anti-Racism informs how we work and is embedded in the culture of the College, where we continue to create and strengthen a workplace of inclusion and belonging.

We are seeking an Intake Coordinator to join our Expedited Case Processing Team. Reporting to the Manager, Expedited Case Processing, the incumbent is responsible for the intake and triage of complaints and reports related to professional regulation matters. The role involves gathering and assessing information, identifying key issues, and conducting initial risk assessments to support the timely and effective processing of cases.

The key areas of responsibility are to:

• Review information in accordance with Unit protocols. Identify regulatory issues and risk, and matters for possible informal resolution.
• Follow-up with employers, complainants, the Ministry of Education, Police, Children's Aid Societies, courts and other parties to obtain necessary information.
• Prepare concise summaries of the initiating documents for the Manager's review and consideration. Follow next steps as directed by the Manager.
• Draft required correspondence and notifications (e.g. notice of delay letters, notifications to employers). Ensure all personal information included in notifications is redacted as appropriate/required to maintain confidentiality
• Perform case management activities including: closing files, managing receipt of case documents, creating and organizing electronic files, updating the case management system and assisting with preparing reports on trends and emerging issues.
• Keep up-to-date with applicable legislation, trends and practices.
• Other duties as assigned.

Qualifications

• Two-year college program.
• 1 to 3 years' experience in a regulatory setting.
• Knowledge of the Early Childhood Educators Act, 2007, the Ontario Childcare system, and/or education.
• Flexibility to work well independently and in a team in an environment with changing priorities.
• Written communication skills to prepare detailed and accurate case summaries and documentation (e.g. disclosure, notifications).
• Listening, verbal communication and relationship building skills to communicate with a variety of parties (e.g. courts, Police, complainants, employers) to collect and provide information related to professional regulation matters.
• Resilience, tact and diplomacy to communicate with occasionally irate and frustrated individuals (e.g. members, complainants) on sensitive matters (e.g. complaints, licensing issues) in a respectful and culturally appropriate manner.
• Professional judgment to ensure that information disclosed is appropriate and to maintain neutrality towards all cases/ issues encountered in the role.
• Time management and attention to detail to prepare accurate summaries of case files and ensure that all disclosure/case documentation is completed within required timelines.
  

The College encourages applications from members of equity deserving groups.

The College is committed to providing accommodation. If you require accommodation, please contact us and we will work with you to meet your needs.

We have a remote work environment and we offer a competitive compensation package.

Please submit your cover letter and resume on our website by August 10, 2026. We thank all applicants, however, only those considered for an interview will be contacted.

French version to follow below.

Coordonnateur(trice) de reception, Traitement accelere des dossiers

Contrat temporaire de8 mois, a temps plein

Ce poste est affiche afin de pourvoir un poste vacant existant

Echelle salariale : 62094 $ - 65745,90 $

Conformement a la Loi de 2007 sur les educatrices et les educateurs de la petite enfance, l'Ordre des educatrices et des educateurs de la petite enfance (l'Ordre) appuie la prestation de services d'apprentissage et de garde des jeunes enfants de haute qualite en reglementant plus de 70000membres de la profession dans l'interet du public. Nous sommes l'un des plus grands organismes d'autoreglementation en Ontario, et la diversite de nos membres - et de nos employes - reflete celle des enfants et des familles dont ils ont la charge. Notre engagement envers l'antiracisme guide notre facon de travailler et fait partie integrante de la culture de l'Ordre, qui poursuit sa mission de creer et de consolider un milieu de travail favorisant l'inclusion et l'appartenance.

Nous sommes a la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) de reception pour rejoindre notre equipe du traitement accelere des dossiers. Relevant du chef, Traitement accelere des dossiers, la personne titulaire du poste est responsable de la reception et du triage des plaintes et des signalements lies aux questions de reglementation professionnelle. A ce titre, elle recueille et evalue l'information, cerne les principaux enjeux et realise des evaluations initiales des risques afin de favoriser un traitement des dossiers efficace et en temps opportun.

Les principales responsabilites sont les suivantes:

• Examiner l'information conformement aux protocoles de l'unite. Cerner les enjeux reglementaires et les risques, ainsi que les dossiers pouvant faire l'objet d'une resolution informelle.
• Effectuer des suivis aupres des employeurs, des plaignants, du ministere de l'Education, des services de police, des societes d'aide a l'enfance, des tribunaux et d'autres parties prenantes afin d'obtenir les renseignements necessaires.
• Preparer des resumes concis des documents initiaux aux fins d'examen et d'evaluation par le ou la chef(fe). Effectuer les etapes suivantes selon les directives donnees.
• Rediger la correspondance et les avis requis (p. ex., lettres d'avis de retard, notifications aux employeurs). S'assurer que tous les renseignements personnels inclus dans les avis sont caviardes de maniere appropriee, conformement aux exigences, afin de preserver la confidentialite.
• Effectuer des activites de gestion de dossiers, notamment : cloturer les dossiers, gerer la reception des documents lies aux dossiers, creer et organiser les fichiers electroniques, mettre a jour le systeme de gestion des dossiers et contribuer a la preparation de rapports sur les tendances et les enjeux emergents.
• Se tenir informe(e) des lois, des tendances et des pratiques applicables.
• Effectuer toute autre tache connexe assignee.

Qualifications

• Programme d'etudes collegiales de deux ans.

• D'une a trois annees d'experience dans le secteur de la reglementation professionnelle.
• Connaissance de la Loi de 2007 sur les educatrices et les educateurs de la petite enfance, du systeme de garde d'enfants de l'Ontario ou du secteur de l'education.
• Flexibilite pour bien travailler de facon autonome et en equipe dans un environnement aux priorites changeantes.
• Aptitudes a la communication ecrite pour preparer des resumes de cas et des documents detailles et exacts (par ex., divulgation, avis). Aptitudes a l'ecoute, a la communication orale, et competences relationnelles pour communiquer avec diverses parties (p. ex., tribunaux, police, plaignants, employeurs) afin de recueillir et fournir des renseignements relatifs aux questions de reglementation professionnelle.
• Resilience, tact et diplomatie pour communiquer avec des personnes parfois en colere ou frustrees (p. ex., membres, plaignants) de maniere respectueuse et culturellement appropriee sur des questions delicates (p. ex., plaintes, problemes de delivrance de permis).
• Jugement professionnel pour s'assurer que l'information divulguee est appropriee et pour respecter la neutralite de tous les dossiers et questions traites dans l'exercice de ses fonctions.
• Gestion du temps et sens du detail pour preparer des resumes precis des dossiers et s'assurer que toute la documentation a l'appui des dossiers est prete dans les delais requis.

L'Ordre encourage les membres des groupes dignes d'equite a presenter leur candidature.

L'Ordre s'engage a prendre des mesures d'adaptation. Si tel est votre cas, veuillez communiquer avec nous et nous ferons en sorte de satisfaire vos besoins.

Nous offrons un environnement de travail a distance et une remuneration competitive.

Veuillez soumettre votre lettre de motivation et votre CV sur notresite Web,

Cette offre d'emploi demeurera affichee jusqu'a ce que le poste soit pourvu. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature; toutefois, seules celles retenues pour une entrevue seront contactees.