Freeman Mathis and Gary, LLP is a rapidly growing, national specialty litigation firm seeking an Accounts Payable Administrator in our Atlanta office. This position reports directly to the Controller and works closely with the Accounts Payable team to ensure accurate and timely payments to vendors. They will undertake administrative tasks, to ensure the rest of the staff has sufficient support to work efficiently. This position is ideal for applicants who are highly detailed problem solvers that thrive in a team environment and understand the importance of both internal and external client service. This is a 100% in office position and remote work is not available.ย
Theย followingย setย ofย successย factorsย describeย theย characteristicsย ofย thoseย whoย areย successfulย inย ourย Firm:
- Helpful,ย Congenial,ย Personable,ย Positive
- Unpretentious,ย Approachable,ย Respectful,ย Teamย Oriented
- Accountable,ย Takesย Ownership,ย Correctsย Mistakes
- Organized,ย Timely,ย Confidential,ย Responsiveย (withinย 24ย hours)
Dutiesย andย Responsibilities:
- Provideย accountingย andย clericalย supportย toย theย accountsย payableย department
- Reconcileย customerย payments,ย research,ย andย correctย discrepancies
- Sendย vendorย invoicesย toย insuranceย adjusters/clientsย forย directย paymentย toย vendor,ย inย aย highย volume,ย fastย pacedย environment
- Accountsย payableย statementย reconciliations
- Researchย andย resolveย invoiceย discrepanciesย andย vendorย issues
- Handleย vendorย inquiries,ย ensuringย timelyย andย accurateย responses
- Workย withย vendorsย toย resolveย past-dueย invoices,ย credits,ย andย similarย matters
- File,ย maintainย andย distributeย accountingย recordsย andย reports
- Handleย IRSย T.I.N.ย matching
- Assistย withย vendorย setย upย includingย vendorย informationย sheetsย andย W-9ย requests
- Contributeย toย theย preparationย ofย year-endย 1099โs
- Enterย invoicesย intoย accountingย systemย inย aย timelyย manner,ย ensuringย accuracyย andย complianceย withย companyย policiesย andย procedures
- Assistย withย theย creditย cardย paymentย processesย
- Capabilityย ofย multi-taskingย andย prioritizingย workย inย fast-pacedย environmentย withย heavyย volumeย ofย transactionsย asย wellย asย beย ableย toย meetย andย handleย deadlines
- Performย otherย dutiesย asย requiredย toย supportย accountsย payableย andย accounting
Education,ย Experience,ย andย Skills:
- Minimumย ofย 1-3ย yearsโย customerย service,ย insuranceย orย legalย industryย preferredย butย notย required
- Previousย experienceย inย aย high-volumeย environment
- Trackย recordย ofย impeccableย accuracyย andย aย highย attentionย toย detail
- Excellentย communicationย andย interpersonalย skills
- Microsoftย Office,ย Excelย knowledgeย aย plus
- Excellentย organizational,ย timeย managementย andย problem-solvingย skills
- Dedicatedย toย providingย superiorย customerย serviceย internalย andย externalย
- Abilityย toย handleย complexย codingย ofย invoices:ย billable,ย non-billable,ย multi-locationsย
- Abilityย toย communicateย effectivelyย withย attorneys,ย staffย andย vendors
- Maintainย confidentialityย andย actsย withย professionalย discretion
- Maintainย aย calm,ย courteousย andย professionalย demeanor,ย withย aย positiveย attitude
- Abilityย toย multi-task,ย possessย anย aboveย averageย levelย ofย emotionalย intelligence
- Experienceย withย 1099โsย preferred
Whatย weย offerย you:
- Competitiveย compensation
- Comprehensiveย benefitsย package,ย includingย medical,ย dental,ย andย vision
- HSAย andย FSAย plansย availableย forย employeesย andย dependents
- Work-lifeย balance
- Generousย PTOย policy
- 401Kย planย includingย aย 3%ย Employerย Safeย Harborย contribution
- Firmย paidย lifeย insuranceย andย long-termย disability
- Employeeย Assistanceย Program
- Year-endย bonusesย andย referralย feeย programs
EEOย Statement
Freemanย Mathisย &ย Gary,ย LLPย (FMG)ย isย committedย toย providingย equalย employmentย opportunitiesย toย allย applicantsย andย employeesย byย maintainingย aย workplaceย freeย ofย discriminationย basedย onย race,ย color,ย religion,ย sex,ย nationalย origin,ย age,ย disability,ย geneticย information,ย orย anyย otherย protectedย statusย asย providedย byย law.ย FMGย compliesย withย allย applicableย federal,ย state,ย andย localย laws.ย Thisย positionย isย subjectย toย ourย drugfreeย workplaceย policy,ย whichย includesย theย abilityย toย passย aย preemploymentย drugย screen.ย Employeesย mayย beย subjectย toย reasonablesuspicionย drugย testingย inย accordanceย withย Firmย policiesย outlinedย inย theย Employeeย Handbook.