Secretarial Assistant Jobs in Hamilton, ON (NOW HIRING)

Le francais suit.

National Executive Assistant & Board Secretary

POSITION TYPE: Full-time, permanent staff.
LOCATION: CPAWS National Office - Ottawa, Ontario (Hybrid work model).
LANGUAGE: English/French bilingual.
SALARY: $75,000 - $85,000/year, with a competitive paid vacation and benefits package.
POSTING DATE: August 27, 2026.
CLOSING DATE: September 17, 2026.

About the Organization

Canadian Parks and Wilderness Society (CPAWS) is a national charitable organization with 13 chapters across Canada, nearly 100 staff, and hundreds of volunteers who have helped protect over half a million square kilometres of Canada's public land and water since 1963.

Our conservation vision is to protect at least half of Canada's public land and water in a framework of reconciliation-for the benefit of both wildlife and humans.

CPAWS is based on the unceded and unsurrendered lands of the Anishinabe Algonquin Nation and works in both unceded and treaty lands of First Nations, Metis, and Inuit throughout the country.

We are committed to operating in a way that upholds justice, equity, diversity, and inclusion (JEDI), and to ensuring our workplace is inclusive and accessible.

About the Role

CPAWS National Office is seeking a National Executive Assistant & Board Secretary to support the National Executive Director (NED) and the National Board of Trustees.

The National Executive Assistant & Board Secretary is a key position at CPAWS providing administrative and strategic support to the National Executive Director, including managing calendars, sorting and prioritizing correspondence, organizing meeting logistics, supporting administrative financial processes, and preparing correspondence and meeting materials, as required.

As Board Secretary, the incumbent will provide planning and coordination support for the Board of Trustees and Annual General Meetings, including maintaining accurate and comprehensive records of CPAWS' activities.

This position is ideal for a highly organized, proactive professional who thrives in a dynamic, national environment and is comfortable managing competing priorities with discretion and professionalism. The ideal candidate will exhibit good judgment in all situations, exceptional organizational skills and keen attention to detail and accuracy, strong written and verbal communication skills in both English and French, demonstrated ability to work independently on various projects from conception to completion, and ability to work under pressure at times to manage a wide variety of activities.

This position will be hybrid, with our office located in downtown Ottawa.

Responsibilities

• • Complete a broad variety of administrative tasks that facilitate the National Executive Director's ability to effectively lead.
  • Lead the coordination of logistics for national meetings and events, including those of the National Board of Trustees. (virtual and in-person.)
  • Manage the National Executive Director's annual office budget.
  • Coordinate all meetings of the National Board of Trustees and its committees.
  • Maintain board governance records and ensure proper documentation and organization, including managing information and access to CPAWS collaboration platforms and ensuring our policies are up to date.
  • Support Annual General Meeting (AGM) planning and execution.
  • General reception duties on occasion, as required.
  • Support national office operations as necessary.
  
  

Qualifications & Expectations

Essential Assets

• • Bilingualism (English and French) is required.
  • 3+ years of related work experience in a professional environment supporting a senior executive. A combination of work experience and education may be considered.
  • 5+ years of experience working in office administration.
  • Prior experience with corporate governance and supporting Boards of Trustees.
  • Experience coordinating meetings, events, and logistics with multiple stakeholders.
  • Experience with conducting research and creating reports or presentations.
  • Strong project management skills with the ability to organize and monitor deadlines and resources independently.
  • Exceptional organizational and time management skills with high attention to detail and accuracy.
  • Strong written and verbal communication skills with the ability to learn quickly.
  • High level of discretion and professionalism in handling sensitive information.
  • Proficiency in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams) and virtual meeting platforms.
  • Ability to manage competing priorities and adapt to changing deadlines and conditions.
  • Interest in or commitment to environmental conservation.
  
  

Nice to Have

• • Prior experience in the non-profit or charitable sector.
  • Experience supporting a national or multi-stakeholder organization.
  • Education in administration, business, communications, or a related field.
  
  

Working Conditions

• • Hybrid work environment based in Ottawa.
  • Occasional travel will be required.
  • Flexibility to work occasional evenings and weekends (e.g., Board meetings, events.)

Application Submission and Hiring Process

CPAWS is committed to a workforce that reflects the diversity of the populations we serve. We encourage applications from all qualified individuals, including applicants from all cultures, racialized communities, abilities, diverse sexual and gender identities, and others who may contribute to equitable representation and diversity of perspectives and ideas. We are committed to a selection process and work environment that is inclusive and barrier-free.
Please contact us if you should require additional support at any stage of the recruitment process at info@cpaws.org

Please ensure to submit your cover letter and resume saved into a single PDF with the file name: "LAST NAME_NationalExecutiveAssistant" by September 17, 2026.

We thank all candidates for their interest in the position. Only candidates selected for an interview will be contacted. Applications will be accepted on a rolling basis, as we are looking to fill this position quickly. We expect to have two rounds of interviews and that interviews will last up to one hour. They may take place in person, or over Zoom, dependent on the needs of the candidate. We commit to contacting all candidates who we interview within two weeks of the interview date.
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Adjoint(e) de direction national(e) et secretaire du conseil d'administration

TYPE DE POSTE : Temps plein, emploi permanent
LIEU DE TRAVAIL : Bureau national de la SNAP Canada - Ottawa, Ontario (Mode hybride)
LANGUES : Bilingue anglais-francais
SALAIRE : 75 000 $ - 85 000 $ par annee, avec un ensemble d'avantages sociaux et de semaines de vacances payees competitifs.
DATE D'AFFICHAGE : 27 aout 2026
DATE DE CLOTURE : 17 septembre 2026

A propos de l'organisation

La Societe pour la nature et les parcs du Canada (SNAP Canada) est un organisme de bienfaisance national comptant 13 sections a travers le Canada, pres de 100 employes et des centaines de benevoles qui, depuis 1963, ont contribue a proteger plus d'un demi-million de kilometres carres de terres et d'eaux publiques au Canada.

Notre vision en matiere de conservation consiste a proteger au moins la moitie des terres et des eaux publiques du Canada dans un cadre de reconciliation, au benefice tant de la faune que des humains.

La SNAP Canada est etablie sur les terres non cedees et non abandonnees de la nation Anishinabe Algonquin et mene ses activites tant sur les terres non cedees que sur les terres visees par des traites des Premieres Nations, des Metis et des Inuits partout au pays.

Nous nous engageons a mener nos activites dans le respect des principes de justice, d'equite, de diversite et d'inclusion (JEDI), et a veiller a ce que notre milieu de travail soit inclusif et accessible.

A propos du poste

Le bureau national de la SNAP Canada est a la recherche d'un(e) adjoint(e) de direction national(e) et secretaire du conseil d'administration pour soutenir la directrice generale nationale (DGN) et le conseil d'administration national.

Le poste d'adjoint(e) de direction national(e) et secretaire du conseil d'administration est un role cle au sein de la SNAP Canada. La personne titulaire fournira un soutien administratif et strategique a la directrice generale nationale, notamment en gerant les agendas, en triant et en priorisant les correspondances, en organisant la logistique des reunions, en appuyant certains processus administratifs et financiers, et en preparant les correspondances et documents de reunion au besoin.

En tant que secretaire du conseil d'administration, le titulaire apportera un soutien en matiere de planification et de coordination au conseil d'administration et aux assemblees generales annuelles, notamment en tenant des registres precis et complets des activites de la SNAP Canada.

Ce poste convient parfaitement a un professionnel tres organise et proactif qui s'epanouit dans un environnement national dynamique et qui est a l'aise pour gerer des priorites concurrentes avec discretion et professionnalisme. Le candidat ideal fera preuve d'un bon jugement en toutes circonstances, de competences organisationnelles exceptionnelles et d'un sens aigu du detail et de la precision, de solides competences en communication ecrite et orale en anglais et en francais, d'une capacite averee a travailler de maniere autonome sur divers projets, de leur conception a leur achevement, ainsi que de la capacite de travailler parfois sous pression pour gerer une grande variete d'activites.

Ce poste est offert en mode hybride et est base dans nos bureaux situes au centre-ville d'Ottawa.

Responsabilites

• Accomplir une grande variete de taches administratives qui permettent a la directrice generale nationale de diriger efficacement l'organisation.

• Assurer la coordination logistique des reunions et des evenements nationaux, y compris ceux du conseil d'administration national (en personne et en mode virtuel).

• Gerer le budget annuel du bureau de la directrice generale nationale.

• Coordonner toutes les reunions du conseil d'administration national et de ses comites.

• Tenir a jour les dossiers de gouvernance du conseil d'administration et veiller a ce qu'ils soient complets, bien organises et facilement accessibles, notamment en gerant l'information et les acces aux plateformes de collaboration de la SNAP Canada, et en s'assurant que les politiques pertinentes sont a jour.
• Soutenir la planification et la tenue de l'assemblee generale annuelle (AGA).

• Assurer au besoin certaines taches d'accueil et de reception.

• Soutenir les activites du bureau national, au besoin.

Qualifications et attentes

Atouts indispensables

• Bilinguisme (francais et anglais) requis.
• Au moins 3 ans d'experience professionnelle pertinente dans un milieu professionnel a titre d'adjoint(e) aupres d'un cadre superieur. Une combinaison equivalente d'experience professionnelle et de formation peut etre prise en consideration.
• Au moins 5 ans d'experience en administration de bureau.
• Experience prealable en gouvernance organisationnelle et en soutien a des conseils d'administration.
• Experience en coordination de reunions, d'evenements et de logistique avec de multiples intervenants.
• Experience dans la realisation de recherches et la preparation de rapports ou de presentations.
• Solides competences en gestion de projet, avec la capacite d'organiser et de suivre de facon autonome les echeances et les ressources.
• Excellentes competences en organisation et en gestion du temps, avec un grand souci du detail et de la precision.
• Solides competences en communication ecrite et verbale, ainsi que la capacite d'apprendre rapidement.
• Grand sens de la discretion et professionnalisme dans le traitement de l'information sensible.
• Maitrise de Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams) et des plateformes de reunions virtuelles.
• Capacite a gerer des priorites concurrentes et a s'adapter a des echeances et des conditions changeantes.
• Interet pour la conservation de l'environnement ou engagement en la matiere.

Atouts appreciables

• Experience anterieure dans le secteur sans but lucratif ou caritatif.
• Experience dans le soutien a une organisation nationale ou multipartite.
• Formation en administration, en gestion, en communications ou dans un domaine connexe.

Conditions de travail

• Environnement de travail hybride base a Ottawa.
• Des deplacements occasionnels seront requis.
• Flexibilite pour travailler occasionnellement en soiree et la fin de semaine (p. ex., reunions du conseil d'administration, evenements).

Soumission de la candidature et processus d'embauche

La SNAP Canada s'engage a constituer un effectif qui reflete la diversite des populations que nous desservons. Nous encourageons toutes les personnes qualifiees a poser leur candidature, y compris celles issues de toutes les cultures, des communautes racialisees, de toutes les capacites, de diverses identites sexuelles et de genre, ainsi que toute autre personne susceptible de contribuer a une representation equitable et a la diversite des perspectives et des idees. Nous nous engageons a offrir un processus de selection et un milieu de travail inclusifs et sans obstacles.
N'hesitez pas a nous contacter a l'adresseinfo@cpaws.orgsi vous avez besoin d'une aide supplementaire a n'importe quelle etape du processus de recrutement.

Veuillez soumettre votre candidature en envoyant votre lettre de motivation et votre CV regroupes dans un seul fichier PDF portant le nom suivant : NOM DE FAMILLE_AdjointdeDirectionNational avant le 17 septembre 2026.

Nous remercions tous les candidats de l'interet qu'ils portent a ce poste. Seuls les candidats retenus pour une entrevue seront contactes. Les candi...