Part Time Logistics Coordinator Jobs in Quebec (NOW HIRING)

We are a leading software development firm, currentlyseeking a highly organized, dependable, and proactive Part-Time Administrative Assistant / Office Coordinator to support the day-to-day operations of our Montreal office.

This is an ideal opportunity for someone who enjoys keeping things organized, takes initiative, and is comfortable managing a variety of administrative and office coordination responsibilities. The successful candidate will be a reliable point of contact for staff, management, building management, vendors, and service providers, helping ensure that the office runs smoothly and efficiently.

Key Responsibilities:

Office Administration & Operations

• Support the day-to-day administrative operations of the Montreal office.
• Maintain a professional, organized, and welcoming office environment.
  
• Coordinate the ordering, delivery, and tracking of office supplies, equipment, and basic IT hardware.
• Manage mail, deliveries, parking arrangements, office access, and other general office logistics.
  
• Serve as a primary point of contact for building management, suppliers, and external service providers.
• Ensure office services and facilities are maintained efficiently and issues are followed through to resolution.

Finance & Administrative Support

• Assist with processing invoices, expense tracking, and payment follow-ups.
  
• Follow up on invoices, deposits, and outstanding payments.
• Coordinate with accountants and management on basic financial and administrative matters.
• Maintain organized records and documentation related to office operations and expenses.

Team & Management Support

• Provide general administrative support to management and staff as required.
• Assist with internal communications and coordination.
• Help plan and coordinate office activities, staff events, meetings, and other internal initiatives.
  

Qualifications

• Fluent in both French and English, both written and spoken.
• Previous experience in administration, office coordination, office management, or a similar support role.
• Highly organized with strong attention to detail and the ability to manage multiple priorities.
  
• Strong verbal and written communication skills.
• Professional, approachable, and service-oriented.
  
• High level of discretion and professionalism when handling confidential information.
• Proficiency with Microsoft Office and/or Google Workspace.
• Comfortable working independently while also supporting a collaborative team.
• Experience with invoicing, accounts payable/receivable, or basic bookkeeping is an asset.

Work Arrangement

This is a part-time position of approximately 16-24 hours per week, with a regular in-office presence required at our Montreal location.

We offer a flexible hybrid work arrangement, with the ability to work remotely for additional hours where appropriate. Schedule can be flexible and will be determined based on the successful candidate's availability and the needs of the office.

What We Offer

• Flexible part-time schedule.
• Hybrid work environment with flexibility where appropriate.
• Comprehensive health benefits package.
• Paid vacation, sick, and personal days.
• Professional, supportive, and collaborative work environment.
  

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Nous sommes une entreprise de premier plan specialisee dans le developpement de logiciels et sommes actuellement a la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) / coordonnateur(trice) de bureau a temps partiel, hautement organise(e), fiable et proactif(ve), pour soutenir les activites quotidiennes de notre bureau de Montreal.

Ce poste convient parfaitement a une personne qui aime maintenir un environnement bien organise, qui fait preuve d'initiative et qui est a l'aise de gerer diverses taches administratives et liees a la coordination du bureau. La personne retenue sera un point de contact fiable pour les employes, la direction, la gestion de l'immeuble, les fournisseurs et les prestataires de services, et contribuera a assurer le bon fonctionnement efficace du bureau.

Responsabilites principales:

Administration et operations du bureau

• Soutenir les activites administratives quotidiennes du bureau de Montreal.
• Maintenir un environnement de travail professionnel, organise et accueillant.
• Coordonner la commande, la livraison et le suivi des fournitures de bureau, de l'equipement et du materiel informatique de base.
• Gerer le courrier, les livraisons, les arrangements de stationnement, l'acces au bureau et autres aspects lies a la logistique du bureau.
• Agir a titre de principal point de contact aupres de la gestion de l'immeuble, des fournisseurs et des prestataires de services externes.
• Veiller a ce que les services et les installations du bureau soient maintenus efficacement et assurer le suivi des demandes et des problemes jusqu'a leur resolution.

Soutien financier et administratif

• Participer au traitement des factures, au suivi des depenses et aux suivis de paiements.
• Effectuer le suivi des factures, des depots et des paiements en suspens.
• Coordonner avec les comptables et la direction les questions financieres et administratives de base.
• Tenir a jour des dossiers et documents bien organises lies aux operations et aux depenses du bureau.

Soutien a l'equipe et a la direction

• Fournir un soutien administratif general a la direction et aux employes, selon les besoins.
• Participer aux communications internes et a la coordination des activites.
• Contribuer a la planification et a la coordination des activites du bureau, des evenements pour les employes, des reunions et d'autres initiatives internes.

Qualifications

• Maitrise du francais et de l'anglais, a l'oral comme a l'ecrit.
• Experience anterieure en administration, coordination de bureau, gestion de bureau ou dans un role de soutien similaire.
• Excellentes capacites d'organisation, grand souci du detail et aptitude a gerer plusieurs priorites simultanement.
• Excellentes competences en communication orale et ecrite.
• Professionnalisme, approche courtoise et sens du service.
• Grande discretion et professionnalisme dans la gestion de renseignements confidentiels.
• Bonne maitrise de Microsoft Office et/ou Google Workspace.
• Capacite a travailler de facon autonome tout en collaborant efficacement avec une equipe.
• Une experience en facturation, comptes fournisseurs, comptes clients ou tenue de livres constitue un atout.

Conditions de travail

Il s'agit d'un poste a temps partiel d'environ 16 a 24 heures par semaine, necessitant une presence reguliere au bureau de Montreal.

Nous offrons un mode de travail hybride flexible, avec la possibilite de travailler a distance pour certaines heures supplementaires, lorsque les responsabilites le permettent. L'horaire peut etre flexible et sera determine en fonction de la disponibilite de la personne retenue et des besoins du bureau.

Ce que nous offrons

• Horaire flexible a temps partiel.
• Mode de travail hybride offrant une certaine flexibilite.
• Regime complet d'assurance maladie et avantages sociaux.
• Vacances, conges de maladie et journees personnelles remuneres.
• Environnement de travail professionnel, collaboratif et chaleureux.