Operating Assistant Jobs in Quebec (NOW HIRING)

ADJOINT(E) DE DIRECTION

Contrat remplacement de conge de maternite de 12 mois

L'OPPORTUNITE

Sous la supervision du Chef de l'exploitation, l'Adjoint(e) de direction assistera et soutiendra de maniere proactive les activites administratives quotidiennes de notre equipe de direction (President et Chef de l'exploitation). La personne que nous recherchons possede de solides competences organisationnelles, interpersonnelles et linguistiques, ainsi qu'une attitude positive et professionnelle.

Il s'agit d'uncontrat de remplacement de conge de maternite d'une duree de 12 mois, avec une entree en fonction prevue au debut du mois de septembre 2026.

RESPONSABILITES

• Gestion du calendrier et des rendez-vous
  • Planifier et coordonner des rendez-vous, des reunions (sur site et hors site) et des evenements des membres de la direction
  • Envoyer des convocations et des rappels
  • Gestion des agendas et des deplacements
• Preparation et suivi des documents
  • Coordonner les documents a signer
  • Rediger des courriels, lettres et rapports
  • Effectuer le classement, la numerisation et la gestion des documents administratifs
• Taches specifiques pour les membres de la direction
  • Traiter les comptes de depenses au nom du President et du Chef de l'exploitation
  • Payer les factures
  • Suivi des budgets et des projets speciaux
• Autres
  • Appuyer l'organisation logistique de projets speciaux ou evenements organises par l'organisation (reservation de salles, traiteurs, etc.)

LE CANDIDAT

• Diplome en secretariat, administration ou tout autre diplome equivalent.
• 4 a 5 ans d'experience professionnelle en tant qu'adjoint(e) administratif(ve) aupres de cadres superieurs.
• Excellentes competences interpersonnelles, avec la capacite de travailler avec des collegues, des partenaires et des parties prenantes a tous les niveaux.
• Solides competences en matiere d'organisation et de planification, avec des capacites a etablir des priorites et a effectuer plusieurs taches a la fois afin de respecter les delais.
• Autonomie et capacite a travailler dans un environnement de bureau sans etre constamment guide et oriente.
• Ethique de travail independante et proactive
• Esprit d'equipe devoue avec un sens aigu de l'appropriation et des competences en matiere de suivi.
• Ponctualite et flexibilite.
• Maitrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
• Bilingue (anglais et francais) a l'oral et a l'ecrit.

Vivre nos valeurs fondamentales:

Chez Scalia, nous restons humbles et collaborons avec un etat d'esprit positif.
Nous reinventons les quartiers en travaillant intelligemment,

en realisant nos objectifs et en repoussant les limites.
Nous liberons le plein potentiel de nos employes, partenaires et projets.

www.scalia.ca

Note: L'usage du masculin a pour seul but d'alleger la lecture

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EXECUTIVE ASSISTANT

12-month maternity leave replacement

THE OPPORTUNITY

Under the supervision of the COO, the Executive Assistant will proactively assist and support the daily administrative activities of our Executive team (President and COO) at Scalia Properties. The person we are looking for has strong organization, interpersonal and linguistic skills, as well as a positive and professional attitude.

This is a 12-month maternity leave replacement contract with an anticipated start date in early September 2026.

RESPONSIBILITIES

• Calendar and appointment management
  • Plan and coordinate appointments, meetings (on-site and off-site) and manage events
  • Send invitations and reminders
  • Agendas and travel management
• Document preparation and follow-up
  • Coordinate documents for signature
  • Draft e-mails, letters and reports
  • Filing, scanning and managing administrative documents
• Specific tasks for members of management
  • Process expense reports on behalf of President and COO
  • Pay invoices
  • Follow-up on budgets and special projects
• Other duties
  • Support the logistical organization of special projects or events organized by the organization (room reservations, caterers, etc.).

THE CANDIDATE

• Diploma in Secretarial Studies, Administration or any other equivalent degree.
• 4-5 years of work experience as an Executive Assistant supporting senior management.
• Excellent interpersonal skills, with the ability to deal with colleagues, partners, and stakeholders at all levels.
• Strong organizational and planning skills with prioritizing and multi-tasking abilities to meet deadlines.
• Self-starter attitude with an ability to work in an office environment without constant guidance and direction.
• Independent and proactive work ethic; dedicated team player with a strong sense of ownership and follow through skills.
• Punctual and flexible.
• Solid Microsoft Office skills (Outlook, Word, Excel and PowerPoint).
• Bilingual (English and French) spoken and written.

Living the Core Values:

At Scalia we stay humble and collaborate with a positive mindset.

We reinvent neighborhoods by working smart, getting things done and pushing boundaries.

We unlock the full potential of our employees, partners and projects.

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