Gift Processing Assistant Jobs in Toronto, ON (NOW HIRING)

Position: Long term occasional position (1-year Contract)

Position Type:  full-time,  Monday to Friday, 8:30 am to 4:30 pm

Language of work: English

Location: Toronto campus - 306 Lawrence Avenue East, Toronto, Ontario, M4N 1T7

Salary Range: TFS has a salary grid for non-unionized employees, which is determined by the nature of the position and the candidate's level of experience. For this position, the salary range is:  $73,000 - $78,800. 

Dates: Immediately

About the position :

Reporting to the Senior Director of Development, the coordinator will help provide administrative support and coordinate projects and initiatives for TFS's $40 million capital campaign. The coordinator will work closely with TFS Foundation and Advancement Office colleagues and others throughout the TFS community, including staff and senior volunteers to support campaign activities, including events, special projects and initiatives, and stewardship & recognition programs.

Duties and Responsibilities :

Campaign Support & Strategy

• Collaborate closely with the Senior Director of Development and President of the TFS Foundation/Executive Director of Advancement to support the successful execution of fundraising programs.

• Coordinate and prepare campaign-related materials including tracking reports, proposals, briefing notes, and gift documentation.

• Maintain and monitor the donor pipeline and move management activities in Raiser's Edge NXT, ensuring prospect stages are current and accurate.

• Provide administrative and strategic support for cultivation, solicitation, and stewardship meetings involving campaign leadership and volunteers.

• Liaise with donors and campaign volunteers, responding to inquiries and supporting a positive and professional donor experience.

• Ensure the accuracy and integrity of donor records in RE/NXT and support regular data quality reviews.

Donor Stewardship, Recognition & Gift Processing

• Coordinate the execution of the Foundation's donor recognition and plaquing program in collaboration with the Development team; manage vendor communications, timelines, and logistics to ensure accurate, high-quality, and timely installations.

• Prepare customized gift agreements and documentation in coordination with the Development team

• Manage the donor thank-you and stewardship process, including letters, tokens of appreciation, and engagement follow-ups.

• Process and acknowledge gifts in Raiser's Edge NXT with accuracy and timeliness.

Prospect Research & Strategic Support

• Conduct and compile comprehensive donor and prospect research to support cultivation and solicitation strategies.

• Prepare detailed donor profiles and briefings for senior leadership and fundraising staff.

• Assist in the development of a robust prospect pipeline through data analysis and collaborative planning.

Event Support

• Working with the strategic guidance of the Development team, plan and execute donor and campaign-related events from concept to completion, ensuring excellence in execution and follow-through.

• Working with the EA to the Head of School, co-lead the New Parent Breakfast Program, including developing briefing notes, and scheduling of parents 

• Manage event logistics including invitations, RSVPs, materials, budgets, and reporting.

• Track all event interactions and donor engagement in Raiser's Edge.

Administrative Collaboration

• Support the President and Foundation/Advancement leadership with administrative tasks related to donor engagement and campaign activity.

• Contribute to a collaborative, mission-driven team culture with a shared focus on relationship-building and results.

• Participate on department wide cross-functional teams when required. 

Who we are looking for :

We recruit candidates who embrace our TFS values of integrity, discernment, respect and engagement. The ideal candidate profile is as follows:

Education:    

• Graduate of a post-secondary program, ideally in communications, fundraising or management.

Skills & Experience:   

• Previous experience working in an office setting. 

• Demonstrated ability to work effectively and communicate with a variety of stakeholders, including donors, volunteers, sponsors and staff.

• Great writing, proofreading and editing skills, with experience in writing and producing communication materials.

• Project management and organizational skills with a proven ability to meet deadlines and coordinate multiple projects simultaneously.

• Excellent interpersonal skills and collaborative working style. Proven ability to exercise tact, discretion, and good judgment.

• Good facility with software such as  MIcrosoft Office Suite, Google Suite and Adobe. Experience with Raiser's Edge or fundraising databases would be an asset.

• Excellent written and verbal communications skills in English. Proficiency in French and/or Mandarin would be an asset.

What we offer :

TFS is an exceptional place to work, and our offers are generous as well as competitive in the marketplace in terms of:

• A competitive compensation

• An attractive group insurance package and participation in a RRSP plan or OTPP

• Generous vacation policy and additional paid time off

• A stimulating working environment

• Multiple professional development opportunities

• A rewarding career where you can make a difference

TFS welcomes applications from Indigenous peoples, persons with disabilities, visible minorities, persons of all sexual orientations and gender identities, and all others with the skills and knowledge to productively engage with diverse communities.

If you require accommodation, please notify us in advance and we will work with you to meet your needs. TFS is committed to providing accommodation throughout the recruitment and selection process.

TFS does not use Artificial Intelligence (AI) in its recruitment or selection processes. We kindly ask candidates who choose to use AI tools when preparing their application materials to disclose this during the recruitment process.

Interested and qualified candidates should submit a cover letter and a resume here as soon as possible.

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Poste : Poste occasionnel a long terme (contrat d'un an)

Type de poste : Temps plein, du lundi au vendredi, de 8 h 30 a 16 h 30

Langue de travail : Anglais

Lieu : Campus de Toronto - 306, avenue Lawrence Est, Toronto (Ontario), M4N 1T7

Echelle salariale : TFS dispose d'une grille salariale pour les employes non syndiques, etablie en fonction de la nature du poste et du niveau d'experience du/de la candidat(e). Pour ce poste, l'echelle salariale est de 73 000 $ a 78 800 $.

Date de debut : Immediatement

La position

Reportant a la directrice ou au directeur principal du developpement, le/la coordonnateur(trice) apportera un soutien administratif et assurera la coordination de projets et d'initiatives dans le cadre de la campagne de financement de 40 millions de dollars de TFS. Le/la coordonnateur(trice) travaillera en etroite collaboration avec les collegues de la Fondation TFS et du bureau de l'avancement, ainsi qu'avec l'ensemble de la communaute TFS, y compris le personnel et les benevoles seniors, afin de soutenir les activites de la campagne, notamment les evenements, les projets et initiatives speciaux, ainsi que les programmes de reconnaissance et de fidelisation des donateurs.

Les taches seront les suivantes :

Soutien a la campagne et strategie

• Collaborer etroitement avec la directrice principale du developpement ainsi qu'avec le president de la Fondation TFS / directeur executif de l'avancement afin de soutenir la mise en uvre efficace des programmes de collecte de fonds.

• Coordonner et preparer les documents lies a la campagne, notamment les rapports de suivi, les propositions, les notes d'information et la documentation relative aux dons.

• Assurer le suivi et la gestion du pipeline de donateurs ainsi que des activites de progression des prospects dans Raiser's Edge NXT, en veillant a ce que les etapes des prospects soient a jour et exactes.

• Fournir un soutien administratif et strategique pour les rencontres de cultivation, de sollicitation et de reconnaissance impliquant la direction de la campagne et les benevoles.

• Assurer la liaison avec les donateurs et les benevoles de la campagne, repondre aux demandes et contribuer a offrir une experience donateur positive et professionnelle.

• Veiller a l'exactitude et a l'integrite des donnees des donateurs dans RE/NXT et appuyer les verifications regulieres de la qualite des donnees.

Fidelisation des donateurs, reconnaissance et traitement des dons

• Coordonner la mise en uvre du programme de reconnaissance des donateurs et d'installation de plaques de la Fondation, en collaboration avec l'equipe du developpement ; gerer les communications avec les fournisseurs, les echeanciers et la logistique afin d'assurer des installations exactes, de haute qualite et realisees dans les delais.

• Preparer des ententes de dons personnalisees et la documentation connexe en collaboration avec l'equipe du developpement.

• Gerer le processus de remerciement et de fidelisation des donateurs, y compris les lettres, les marques d'appreciation et les suivis d'engagement.

• Traiter et accuser reception des dons dans Raiser's Edge NXT avec exactitude et diligence.

  
  

Recherche de prospects et soutien strategique

• Effectuer et compiler des recherches approfondies sur les donateurs et prospects afin de soutenir les strategies de cultivation et de sollicitation.

• Preparer des profils detailles de donateurs ainsi que des notes d'information destinees a la haute direction et a l'equipe de collecte de fonds.

• Contribuer au developpement d'un pipeline solide de prospects grace a l'analyse de donnees et a une planification collaborative.

Soutien aux evenements

• En collaboration avec l'equipe du developpement et selon ses orientations strategiques, planifier et realiser des evenements lies aux donateurs et a la campagne, de la conception a la mise en uvre, en assurant un haut niveau de qualite et de suivi.

• En collaboration avec l'adjoint(e) executif(ve) du chef d'etablissement, codiriger le programme de petits-dejeuners des nouveaux parents, y compris la preparation des notes d'information et la planification des rencontres.

• Gerer la logistique des evenements, incluant les invitations, les confirmations de presence (RSVP), le materiel, les budgets et les rapports.

• Assurer le suivi de toutes les interactions liees aux evenements et de l'engagement des donateurs dans Raiser's Edge.

Collaboration administrative 

• Soutenir le president ainsi que la direction de la Fondation et de l'avancement dans les taches administratives liees a l'engagement des donateurs et aux activites de la campagne.

• Contribuer a une culture d'equipe collaborative et axee sur la mission, mettant l'accent sur le developpement des relations et l'atteinte de resultats.

• Participer, au besoin, a des equipes transversales a l'echelle du departement.

La personne que nous cherchons :

Nous recrutons des candidats qui mettent en evidence nos valeurs d'integrite, de discernement, de respect et d'engagement. Le profil ideal est le suivant :

Education :     

• Diplome d'un etablissement postsecondaire, idealement en communications, en collecte de fonds ou en gestion.

Competences et experiences: 

• Experience prealable dans un environnement de bureau.

• Capacite demontree a travailler efficacement et a communiquer avec une variete d'intervenants, notamment des donateurs, des benevoles, des commanditaires et des membres du personnel.

• Excellentes competences en redaction, revision et correction, avec une experience dans la production de documents de communication.

• Solides competences en gestion de projets et en organisation, avec une capacite averee a respecter les echeanciers et a coordonner plusieurs projets simultanement.

• Excellentes aptitudes interpersonnelles et approche collaborative. Capacite demontree a faire preuve de tact, de discretion et de jugement.

• Bonne maitrise des outils informatiques tels que la suite Microsoft Office, Google Workspace et Adobe. Une experience avec Raiser's Edge ou d'autres bases de donnees de collecte de fonds serait un atout.

• Excellentes competences en communication ecrite et orale en anglais. La maitrise du francais et/ou du mandarin serait un atout.

• Excellentes competences en matiere de communication ecrite et orale en anglais. La maitrise du francais et/ou du mandarin serait un atout.

Ce que nous offrons :

TFS offre a ses employes un environnement exceptionnel et stimulant, et nos conditions de travail sont genereuses et competitives. Nous offrons:

• Une remuneration competitive

• Une assurance collective attrayante et la participation a un plan REER ou RREO

• Une politique de vacances genereuse et des conges payes supplementaires

• Un environnement de travail stimulant

• De multiples possibilites de developpement professionnel

• Une carriere enrichissante ou vous pouvez faire la difference.

TFS encourage les candidatures des personnes issues des peuples autochtones, de celles dans une situation de handicap, des minorites visibles, des personnes de toutes orientations sexuelles et identites de genre, et de toute autre personne possedant les competences et les connaissances necessaires pour s'engager de maniere productive aupres de diverses communautes. 

Si vous avez besoin d'accommodem...