Entry Level Paralegal Legal Assistant Jobs in Quebec

Bilingual Legal Assistant - Adjointe juridique bilingue

Montreal, Quebec

(le francais suit)

About Us

JFK Law LLPis a mid-sized, national law firm focused on delivering high quality legal services to Indigenous people, communities, and organizations. We are a national leader in Aboriginal law with offices in Victoria, Vancouver, Toronto, & Kahnawake, and opening soon in Montreal and Calgary. We foster an environment of excellence in serving our clients, continuous learning, cultural competency, and mutual respect.

JFK Law is committed to advancing justice and self-determination for Indigenous people. Trusted by Indigenous individuals and communities for our results, determination, and experience, we foster an inclusive workplace where collaboration drives meaningful outcomes. We bring dedication and rigor to everything we do, and we hold ourselves to high standards of care and precision. We are guided by values of honouring Indigenous voices, being bold, creative, and strategic. We listen with humility, we strive to innovate, we challenge norms, and we create a modern, inclusive environment where all team members can thrive in an environment where we are equally accountable to our clients and our colleagues in making a lasting impact.

As a firm dedicated to serving Indigenous people, we strongly encourage Indigenous applicants to apply. We are deeply committed to building and sustaining a workplace that supports our Indigenous team members in their professional growth and honours their personal and cultural identities.

Role Overview

This is a Full Time Position approximately 37.5 hours per week. This position can be a hybrid work from office/remote work arrangement with a minimum of 2 days per week in office at Montreal location. The Legal Assistant reports directly to the Manager of Support Services.

We are looking for a Legal Assistant to join our energetic and passionate team. This role is best suited to an individual that is motivated, organized, adaptable, and takes initiative. The primary responsibility of this role is to support three lawyers, and work with the paralegal and legal support teams to ensure the seamless operation of the Montreal office.

This position provides opportunity for career development working with various lawyers' legal administrative needs.

Key Responsibilities

• Manage calendars and schedule appointments using Outlook and various planning tools.
• Oversee and update both electronic and physical "Bring Forward" systems for task and document management.
• Complete monthly reconciliations of expenses for assigned lawyers.
• Provide support for litigation, negotiations, and regulatory matters, including preparing specialized documents for court and other agencies.
• Organize and manage complex electronic and paper filing systems, handling file openings, updates, and closures.
• Draft, edit, format, and organize various materials, including correspondence, memos, reports, court documents, and labels, for electronic or print use.
• Arrange meetings, including preparation of documents, catering, and logistical support.
• Manage client documentation, pleadings, corporate records, briefs, and reports, ensuring they are well-organized and accessible.
• Support with reviewing, assembling, and organizing documentary evidence for complex cases.
• Schedule court appointments, trials, and judicial review hearings by coordinating with court offices.
• Interpret court rules for multiple jurisdictions (e.g.,BC Supreme Court,BC Court of Appeal, Alberta Queen's Bench, Federal Court, Ontario Superior Court, Court of Quebec, Superior Court of Quebec, and the Supreme Court of Canada).
• File and coordinate the service of court documents.
• Handle scanning and photocopying of necessary documents.
• Schedule and coordinate frequent travel arrangements.
• Perform additional administrative tasks as needed to support the team.

Requirements and Qualifications

The ideal candidate will:

• Be bilingual (English/French) both oral and written.
• Be a graduate of an accredited Legal or Administrative Assistant program or possess equivalent experience.
• Have 2+ years of experience as a Legal Assistant or similar role, or equivalent experience.
• Demonstrate strong time-management, communications, organizational and prioritization skills, with the ability to work independently and take initiative.

Preferred Skills:

• Exceptional technical skills and meticulous attention to detail.
• Strong organizational and teamwork abilities.
• Proficiency with Microsoft Office applications.
• Knowledge of legal software, such as iManage and Cosmolex.
• Ability to thrive in a fast-paced environment, adapt to shifting priorities, and meet tight deadlines.
• Self-motivated, proactive, and capable of completing tasks with minimal supervision.
• Excellent interpersonal, written, and verbal communication skills.
• Ability to work effectively under pressure.

Applicants are encouraged to disclose if they are a citizen of an Indigenous Nation.

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Qui sommes-nous?

JFK Law LLP (JFK) est un cabinet d'avocats national specialise en droit autochtone qui se consacre a offrir des services juridiques de haute qualite aux peuples, communautes et organisations autochtones. Nous avons des bureaux a Victoria, Vancouver, Toronto, Kahnawake et prochainement a Montreal et Calgary, tout en desservant des clients a travers le Canada. Nous favorisons un environnement d'excellence dans le service a nos clients, l'apprentissage continu, la competence culturelle et le respect mutuel.

JFK s'engage a faire progresser la justice et l'autodetermination des peuples autochtones. Reconnus par les individus et les communautes autochtones pour nos resultats, notre determination et notre experience, nous favorisons un milieu de travail inclusif ou la collaboration mene a des resultats significatifs. Nous faisons preuve de devouement et de rigueur dans tout ce que nous entreprenons, et nous travaillons selon des standards eleves de qualite et de rigueur. Nous sommes guides par des valeurs qui consistent a honorer les voix autochtones, a faire preuve d'audace, de creativite et de strategie. Nous ecoutons avec humilite, nous nous efforcons d'innover, nous remettons en question les normes et nous creons un environnement moderne et inclusif ou tous les membres de l'equipe peuvent s'epanouir dans un cadre ou nous sommes egalement responsables envers nos clients et nos collegues afin d'avoir un impact durable.

En tant que cabinet dedie au service des peuples autochtones, nous encourageons fortement les candidats autochtones a postuler. Nous sommes engages a creer et a maintenir un lieu de travail qui soutient nos collegues autochtones dans leur developpement professionnel et d'honorer leur identite personnelle et culturelle.

Apercu du role

Il s'agit d'un poste a temps plein d'environ 37,5 heures par semaine. Ce poste peut etre effectue selon une formule hybride, combinant travail au bureau et a distance, avec un minimum de trois jours par semaine au bureau de Montreal. L'adjointe juridique releve directement a la gestionnaire des services de soutien.

Nous recherchons une adjointe juridique pour se joindre a notre equipe dynamique et passionnee. Ce role convient particulierement a une personne motivee, organisee, adaptable et proactive. La principale responsabilite de ce poste est de soutenir trois avocates et de collaborer avec l'equipe de soutien juridique et de parajuristes afin d'assurer le bon fonctionnement du cabinet.

Ce poste offre des possibilites de developpement de carriere en repondant aux besoins administratifs juridiques de divers avocats.

Responsabilites cles

• Gerer les calendriers et planifier les rendez-vous a l'aide d'Outlook et d'autres outils de planification.
• Superviser et mettre a jour les systemes de rappel ( Bring Forward ), tant electroniques que physiques, pour la gestion des taches et des documents.
• Effectuer les conciliations mensuels des depenses pour les avocates assignees.
• Fournir un soutien pour les litiges, les negociations et les affaires reglementaires, y compris la preparation de documents specialises pour les tribunaux et autres organismes.
• Organiser et gerer des systemes de classement complexes, electroniques et papier, en assurant l'ouverture, la mise a jour et la cloture des dossiers
• Preparer, reviser, mettre en forme et organiser divers documents, y compris la correspondance, les notes de service, les rapports, les documents judiciaires et les etiquettes, pour usage electronique ou imprime.
• Organiser des reunions, y compris la preparation des documents, la commande de repas et le soutien logistique.
• Gerer la documentation des clientes, les actes de procedure, les dossiers corporatifs, les cahiers d'autorites et les rapports, en veillant a leur organisation et accessibilite.
• Contribuer a la revision, l'assemblage et l'organisation de la preuve documentaire dans les dossiers complexes.
• Planifier les rendez-vous judiciaires, les proces et les audiences en controle judiciaire en coordination avec les greffes.
• Interpreter les regles de procedure de diverses juridictions (par exemple : Cour supreme de la Colombie-Britannique, Cour d'appel de la C.-B., Cour du Banc de la Reine de l'Alberta, Cour federale, Cour superieure de l'Ontario, Cour du Quebec, Cour superieure du Quebec et Cour supreme du Canada).
• Deposer et coordonner la signification des documents judiciaires.
• Effectuer la numerisation et la photocopie des documents necessaires.
• Planifier et coordonner des deplacements frequents.
• Effectuer toute autre tache administrative requise afin de soutenir l'equipe.

Exigences et qualifications

Le ou la candidate ideale devrait:

• Etre bilingue (francais/anglais) a l'orale et a l'ecrit.
• Etre diplomee d'un programme accredite d'adjointe juridique ou administratifve, ou possede une experience equivalente.
• Avoir plus de 2 ans d'experience en tant qu'adjointe juridique ou dans un role similaire, ou d'une experience equivalente.
• Faire preuve de solides competences en organisation et en gestion des priorites, avec la capacite de travailler de maniere autonome.

Competences souhaitees

• Excellentes competences techniques et attention meticuleuse aux details.
• Fortes aptitudes pour l'organisation et le travail d'equipe.
• Maitrise des applications Microsoft Office.
• Connaissance de logiciels juridiques tels que iManage et Cosmolex.
• Capacite a evoluer dans un environnement dynamique, a s'adapter aux priorites changeantes et a respecter des delais serres.
• Autonomie, esprit d'initiative et capacite a accomplir les taches avec un minimum de supervision.
• Excellentes competences interpersonnelles, ainsi qu'en communication ecrite et verbale.
• Capacite a travailler efficacement sous pression.

Nous encourageons les candidates a indiquer s'ils ou elles sont citoyennes d'une Nation autochtone.