Virtual Assistant Administrative Assistant Jobs in Quebec

Etre heureux, ca passe par un travail stimulant, un environnement epanouissant et une equipe motivante!

Faites progresser votre carriere et profitez des avantages que vous offre la vie chez nous :

• Programme d'assurance collective competitif et flexible;

• REER collectif avec contribution de l'employeur;

• Service de telemedecine et programme d'aide aux employes et a la famille (Dialogue);

• Programme de sante et mieux-etre;

• Environnement de travail flexible;

• Prime de recommandation de nouveaux employes;

• Prime supplementaire d'assurance parentale (PSAP) inclusive, jusqu'a 23 semaines;

• Rabais corporatifs.

Venez decouvrir pourquoi, chez Raymond Chabot Grant Thornton, le bonheur se cultive au quotidien!

Au bureau de ville de Mont-Royal, le bonheur au travail se cultive au quotidien, a travers des gestes simples mais significatifs : des espaces de travail agreables, des moments de convivialite, une ecoute attentive et une reconnaissance sincere des efforts de chacun.

En tant qu'assistante administrative ou assistant administratif, vous aurez a :

• Proceder a l'ouverture des comptes clients et projets en appliquant le processus rigoureux de verification des conflits d'interets;

• Preparer la facturation a partir de l'information recue et la finaliser;

• Effectuer la production, la lecture, la correction et la mise en page de differents documents selon les normes de la societe;

• Assurer la gestion et le classement des documents, incluant les demandes de signature;

• Communiquer avec les clients (courriels et appels au besoin);

• Assister les associes dans le suivi des agendas;

• Preparer et traiter les rapports de frais;

• Assurer le suivi des demandes recues et etablir les priorites selon les urgences;

• Soutenir l'organisation des activites d'equipe et les communications internes;

• Travailler en synergie avec les collegues du soutien administratif pour faciliter les echanges d'information et optimiser les processus.

Ce role vous interpelle et vous vous reconnaissez dans ce qui suit, nous avons une carriere pour vous!

• DEP ou AEC ou DEC en bureautique;

• 5 annees d'experience pertinente;

• Experience en cabinet professionnel, un atout important;

• Capacite a apprendre et utiliser rapidement de nouveaux outils technologiques;

• Excellent sens du service a la clientele, bon jugement professionnel;

• Excellente maitrise du francais et de l'anglais tant a l'oral qu'a l'ecrit. La connaissance de l'anglais est requise, car la clientele et plusieurs dossiers traites au bureau de Ville MontRoyal sont majoritairement anglophones, et le poste implique des communications regulieres dans cette langue;

• Aptitude a travailler en equipe ainsi que sur plusieurs dossiers a la fois;

• Capacite demontree d'organisation, de coordination, d'autonomie, de rapidite, de minutie et discretion;

• Capacite a travailler sous pression et a gerer son stress;

• Tres bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office et des logiciels specialises;

• Aptitude a gerer les priorites;

• Capacite et volonte de respecter un horaire de travail hybride (3 jours en presentiel).

Redonnez un elan a votre carriere des aujourd'hui ! Explorez nos opportunites des maintenant.

Pour plus de details sur les specificites de notre secteur d'activites:

Ville de Mont-Royal | Bureau de Raymond Chabot Grant Thornton

Nous tenons a vous remercier de votre interet a joindre l'equipe RCGT. Nous communiquerons avec les talents dont la candidature aura ete retenue.Si vous n'etes pas contacte, nous evaluerons votre profil pour d'autres opportunites. RCGT considere la diversite de ses talents comme une richesse et croit et adhere au principe d'equite en matiere d'emploi.

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Being happy at work starts with stimulating responsibilities, a fulfilling environment, and a motivating team!

Grow your career and enjoy the many benefits of life with us:

• Competitive and flexible group insurance program

• Group RRSP with employer contribution

• Telemedicine service and Employee & Family Assistance Program (Dialogue)

• Health and wellness program

• Flexible work environment

• Employee referral bonus

• Inclusive Supplemental Parental Insurance Plan (PSAP), up to 23 weeks

• Corporate discounts

Come discover why, at Raymond Chabot Grant Thornton, happiness is cultivated every day!

At our Town of Mount Royal office, workplace happiness is nurtured daily through simple yet meaningful gestures: welcoming workspaces, friendly moments, attentive listening, and genuine recognition of each person's efforts.

• Open client accounts and projects by applying the rigorous conflict-of-interest verification process

• Prepare billing based on the information received and finalize it

• Produce, proofread, edit, and format various documents according to firm standards

• Manage and file documents, including signature requests

• Communicate with clients (emails and calls as needed)

• Assist partners with calendar management

• Prepare and process expense reports

• Follow up on incoming requests and prioritize tasks based on urgency

• Support team activities and internal communications

• Work collaboratively with administrative support colleagues to streamline information sharing and optimize processes.

• DEP, AEC, or DEC in office administration;

• 5 years of relevant experience;

• Experience in a professional services firm, a strong asset;

• Ability to quickly learn and use new technological tools;

• Excellent customer service skills and sound professional judgment;

• Excellent command of French and English, both spoken and written. English proficiency is required as clients and many files handled at the Town of Mount Royal office are predominantly Englishspeaking, and the role involves frequent communication in that language;

• Ability to work in a team and manage multiple files simultaneously;

• Demonstrated skills in organization, coordination, autonomy, speed, precision, and discretion;

• Ability to work under pressure and manage stress;

• Strong knowledge of MS Office Suite and specialized software

• Ability to manage priorities;

• Capacity and willingness to adhere to a hybrid work schedule (3 days onsite).

Give your career a boost today! Explore our opportunities now.

For more details about our area of practice:

Town of Mount Royal | Raymond Chabot Grant Thornton Office

Thank you for your interest in joining the RCGT team. We will contact candidates whose applications are selected. If you are not contacted, we will keep your profile in mind for other opportunities. RCGT values the diversity of its talent and upholds the principle of employment equity.