Program Administrative Assistant Jobs in Ontario

Le role d'adjoint administratif fournit une assistance operationnelle essentielle au chef de portefeuille et au directeur du developpement corporatif. Ce role est ideal pour les professionnels soucieux du detail qui excellent dans les processus rapides et les processus administratifs structures. Vous contribuerez a maintenir l'integrite de nos operations de fusions et acquisitions en soutenant l'equipe d'execution tout au long du cycle d'opportunite et en soutenant l'equipe de developpement corporatif.

Ce poste joue un role important pour assurer le bon fonctionnement des flux de travail internes et permettre a la direction d'agir efficacement.

Responsabilites cles

Developpement de la presentation (IM / Materiel executif)

• Creer et mettre en forme des presentations PowerPoint de haute qualite, y compris des memorandums d'investissement (IM)
• Traduisez des informations complexes en diapositives claires et visuellement captivantes
• Assurez-vous d'etre precis, coherent et professionnel de tous les materiaux
• Soutenir le controle de version et les echeances serrees dans les environnements de transactions
• Maintenez une excellente norme d'hygiene des donnees a travers plusieurs flux de travail (Salesforce, Teams et Microsoft Office).

Operations de developpement corporatif

• Assistez l'equipe de developpement corporatif pour la generation de prospects, la verification et la preparation aux salons professionnels.
• Conciliez les donnees entre les sources/outils de rapports Salesforce et internes.
• Effectuez un nettoyage regulier de Salesforce, en assurant l'exactitude des donnees, en supprimant les doublons et corrigeant les dossiers incomplets.

Administration et coordination

• Gerer les calendriers, planifier des reunions et coordonner les communications internes/externes
• Preparer et organiser la documentation, les rapports et la correspondance
• Soutenir l'equipe de direction dans les taches administratives quotidiennes

Soutien marketing

• Aider a la creation et a la mise en forme de materiel marketing (presentations, messages instantanes, presentations, propositions)
• Assurez la coherence de la marque dans tous les documents et communications
• Coordonnez avec les parties prenantes internes pour recueillir du contenu destine aux initiatives marketing
• Maintenir et mettre a jour les ressources marketing, les modeles et les bases de donnees

Experience : Ce poste soutient le leadership et exige un minimum de 3 ans dans un role similaire.

Competences :

• Maitrise du CRM Salesforce et de la suite Microsoft Office
• Preparation et conception de presentations pour les cadres, incluant la visualisation des donnees
• Grande attention aux details et capacite a suivre des flux de travail structures
• A l'aise de travailler de facon autonome et de gerer les taches avec un minimum de supervision
• Excellentes competences organisationnelles et de communication
• L'experience en gestion d'evenements sera consideree comme un atout
• Une connaissance de base de l'anglais est requise, car nous avons des clients, des partenaires et fournisseurs anglophones, et le titulaire du poste peut avoir a l'occasion a communiquer dans cette langue.

*Seuls les candidats retenus seront contactes*.

Harris s'engage en faveur d'un programme d'egalite des chances en matiere d'emploi, et les candidatures des membres de groupes cibles, y compris les femmes, les personnes handicapees, les peuples autochtones et les minorites visibles, sont encouragees. Si vous etes une personne en situation de handicap, vous pouvez recevoir de l'aide pour le processus de selection et de selection sur demande.

L'equipe d'acquisition de talents de Harris n'utilise pas de messages texte pour communiquer avec les candidats ou solliciter des informations confidentielles. Nous encourageons tous les candidats a postuler aux postes affiches. Ils seront contactes soit par un gestionnaire de Harris, soit par un membre de l'equipe d'acquisition de talents pour une entrevue, a condition qu'ils repondent aux criteres requis.

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English Version

The Administrative Assistant role provides critical operational assistance to the Portfolio Leader and Director of Corporate Development. This role is ideal for detail-oriented professionals who excel in fast-past processes and structured administrative processes. You will help maintain the integrity of our M&A operations by supporting the execution team throughout the opportunity lifecycle and assisting the corporate development team.

This position plays an important role in keeping internal workflows running smoothly and enabling leadership to operate efficiently.

• Build and format high-quality PowerPoint presentations, including Investment Memorandums (IMs)
• Translate complex information into clear, visually compelling slides
• Ensure accuracy, consistency, and professionalism of all materials
• Support version control and tight deadlines in deal environments
• Uphold an excellent standard of data hygiene across multiple workflows (Salesforce, Teams, and Microsoft Office).

Corporate Development Operations

• Assist the Corporate Development team with lead generation, verification, and preparation for trade shows.
• Reconcile data across Salesforce and internal reporting sources/tools.
• Conduct routine Salesforce cleanup, ensuring data accuracy, removing duplicates, and correcting incomplete records.

Administrative & Coordination

• Manage calendars, schedule meetings, and coordinate internal/external communications
• Prepare and organize documentation, reports, and correspondence
• Support leadership team with day-to-day administrative tasks

Marketing Support

• Assist in the creation and formatting of marketing materials (presentations, IMs, pitch decks, proposals)
• Ensure brand consistency across all documents and communications
• Coordinate with internal stakeholders to gather content for marketing initiatives
• Maintain and update marketing assets, templates, and databases

What We're Looking For

Experience: This position supports leadership and requires a minimum of 3 years in a similar role.

Skills:

• Proficiency in Salesforce CRM and Microsoft Office Suite
• Presentation preparation and design for executives, including data visualization
• Strong attention to detail and ability to follow structured workflows
• Comfort working independently and managing tasks with minimal oversight
• Excellent organizational and communication skills
• Experience with event management will be considered an asset

*Only successful candidates will be contacted*.

Harris is committed to an equal opportunity employment program, and applications from members of targeted groups, including women, persons with disabilities, Indigenous peoples, and visible minorities, are encouraged. If you are a person with a disability, you may receive assistance with the screening and selection process upon request.

The Harris Talent Acquisition team does not use text messages to communicate with candidates or solicit confidential information. We encourage all candidates to apply for posted positions. They will be contacted by either a Harris manager or a member of the Talent Acquisition team for an interview, provided they meet the required criteria.