Operations Manager Non Profit Jobs in Quebec (NOW HIRING)

Voir ci-dessous pour la version francaise.

About RRI

Rights and Resources Initiative (RRI) is a global coalition of more than 200 organizations dedicated to advancing the forest, land, and resource rights of Indigenous Peoples, local communities, Afro-descendant Peoples, and particularly women within these groups. RRI is coordinated by a Secretariat based in Washington, DC.

RRI and Campaign for Nature (CfN) launched the Community Land and Conservation Finance Initiative (CLARIFI) in January 2022. CLARIFI is an international funding mechanism to scale up support for secure community land rights. It aims to address the gap in investment in Indigenous Peoples, local communities, and Afro-descendant (IP, LC, and AD) organizations and their allies.

Associate, CLARIFI - Latin America

The Associate provides programmatic and administrative support for the Community Land and Conservation Finance Initiative (CLARIFI). Working closely with the CLARIFI Director, regional facilitators, and cross-functional teams, the Associate coordinates grant administration, regional collaboration, and program operations that support community land rights across Latin America. You'll join a collaborative international team that values initiative, continuous learning, and respectful partnership across cultures.

Why Join RRI?

Join a global coalition advancing the land and resource rights of Indigenous Peoples, local communities, and Afro-descendant Peoples. As part of the CLARIFI team, you'll collaborate with colleagues and partners across the globe to expand community-led conservation and strengthen climate resilience through innovative grantmaking and partnerships.

This is a full-time position based in Montreal, Quebec, with the option to telework two days per week (Mondays and Fridays). Candidates must be legally eligible to work in Canada and located in the Montreal area prior to the start date.

Key Responsibilities:

CLARIFI Program Coordination (75%)

• Coordinate project proposal, budget, and grant review processes with regional facilitators and grantees.
• Manage grant administration activities, including contracts, amendments, work plans, reporting, and payment coordination.
• Collaborate with compliance, finance, and monitoring teams to ensure projects meet organizational and donor requirements.
• Monitor project progress, deliverables, financial reporting, and key deadlines.
• Draft and coordinate correspondence, reports, presentations, and program documentation in English and either Spanish or Portuguese, with support for other relevant languages as needed.
• Support donor reporting, monitoring, evaluation, and learning (MEL), and knowledge-sharing activities.
• Coordinate meetings, travel, logistics, and regional learning events.
• Serve as a liaison among regional facilitators, grantees, consultants, and internal teams to support effective communication and project coordination.
• Build and maintain collaborative relationships with regional teams, partners, and grantees.
• Contribute to CLARIFI communications by supporting success stories, program updates, and communications materials.
• Provide general administrative support and perform other related duties as assigned.

Organization Planning & Institution-Wide Support (25%)

• Support organization-wide planning, governance, and strategic initiatives as needed.
• Coordinate logistics for governance meetings, planning sessions, regional learning exchanges, and global advocacy events.
• Assist with donor reporting, program planning, monitoring, and organizational research.
• Prepare presentations, briefing materials, reports, and internal documentation.
• Edit and translate internal documents and support multilingual communications in English and Spanish or Portuguese.
• Contribute to coalition planning, networking, and cross-functional initiatives that advance RRI's strategic priorities.

Required Qualifications:

• Bachelor's degree in International Development, International Relations, Public Policy, or a related field (or equivalent education and work experience).
• 1-2 years of experience in grants management, nonprofit operations, program administration, or international development.
• Fluency in English and professional working proficiency in either Spanish or Portuguese.
• Professional working proficiency in French.
• Excellent organizational, time management, and project coordination skills.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Proficiency with Microsoft Office.
• Ability to work in a multicultural, collaborative environment.
• Ability to travel internationally throughout Latin America.

Preferred Qualifications:

• Experience supporting international grants or donor-funded programs.
• Familiarity with grant management or project management systems (e.g. SmartSimple).
• Experience supporting countries or programs in Latin America.
• Experience with Indigenous Peoples, local communities, or local community organizations.
• Knowledge of monitoring, evaluation, and learning (MEL) processes and reporting.

Not sure if you have all qualifications? Apply anyway! RRI strives to create an inclusive work environment and welcomes candidates with different experiences and backgrounds.

Salary Range: CAD $56,000-$70,000.

Actual starting salary is typically between the minimum and midpoint of the range, based on experience and qualifications, allowing room for future growth within the salary band.

Benefits & Perks:

• Medical, dental, and vision insurance
• Employer-paid life, disability, travel insurance, and employee assistance benefits
• Retirement savings plan with employer match (where eligible)
• 25 days of paid time off (PTO) plus holidays
• Hybrid work schedule and flexible hours
• Tuition reimbursement
• Professional development and career growth opportunities

Rights and Resources is committed to creating and maintaining a workplace in which all employees have an opportunity to participate and contribute to the success of the organization and are valued for their skills, experience, and unique perspectives.

As an Equal Opportunity Employer, RRI makes all employment-related decisions without regard to race, color, religion, sex, age, national origin, pregnancy, disability, genetic information, political affiliation or belief, gender identity or expression, sexual orientation, marital status, personal appearance, family responsibilities, matriculation, or any other category protected by applicable law.

A propos de RRI

L'Initiative pour les droits et les ressources (RRI) est une coalition mondiale regroupant plus de 200 organisations qui se consacrent a la promotion des droits forestiers, fonciers et sur les ressources des peuples autochtones, des communautes locales, des peuples d'ascendance africaine et, en particulier, des femmes au sein de ces groupes. RRI est coordonnee par un secretariat base a Washington, DC.

RRI et Campaign for Nature (CfN) ont lance l'Initiative de financement des terres communautaires et de la conservation (CLARIFI) en janvier 2022. CLARIFI est un mecanisme de financement international visant a renforcer le soutien a la securisation des droits fonciers communautaires. Elle a pour objectif de combler le manque d'investissement dans les organisations des peuples autochtones, des communautes locales et des personnes d'ascendance africaine (PA, CL et AD) ainsi que dans leurs allies.

Associee, CLARIFI - Amerique latine

L'associee coordonne les subventions, les partenariats et les operations de programme visant a renforcer les droits fonciers communautaires a travers l'Amerique latine. Relevant de la directrice de CLARIFI, l'associee travaille en etroite collaboration avec les facilitateurs regionaux et les equipes interfonctionnelles de RRI afin de mettre en uvre des projets a fort impact qui soutiennent les organisations des peuples autochtones, des communautes locales et des peuples afro-descendants.

Pourquoi se joindre a RRI?

Rejoignez une coalition mondiale qui fait progresser les droits fonciers et les droits aux ressources des peuples autochtones, des communautes locales et des peuples afro-descendants. Chez RRI, vous collaborerez avec des collegues et des partenaires du monde entier pour developper des approches novatrices qui renforcent la conservation dirigee par les communautes, la durabilite environnementale, la resilience climatique et les droits fonciers.

Il s'agit d'un poste a temps plein base a Montreal, au Quebec, avec la possibilite de teletravailler deux jours par semaine (les lundis et vendredis). Les personnes candidates doivent etre legalement autorisees a travailler au Canada et resider dans la region de Montreal avant la date d'entree en fonction.

Responsabilites principales :

Coordination du programme CLARIFI (75 %)

• Coordonner les processus d'examen des propositions de projet, des budgets et des demandes de subvention avec les facilitateurs regionaux et les beneficiaires.
• Gerer les activites d'administration des subventions, y compris les contrats, les modifications, les plans de travail, la production de rapports et la coordination des paiements.
• Collaborer avec les equipes chargees de la conformite, des finances et du suivi afin de s'assurer que les projets respectent les exigences de l'organisation et des bailleurs de fonds.
• Assurer le suivi de l'avancement des projets, des livrables, des rapports financiers et des echeances cles.
• Rediger et coordonner la correspondance, les rapports, les presentations et la documentation du programme en anglais et soit en espagnol, soit en portugais, avec un soutien pour d'autres langues pertinentes au besoin.
• Appuyer les activites de production de rapports a l'intention des bailleurs de fonds, de suivi, d'evaluation et d'apprentissage (MEL), ainsi que les activites de partage des connaissances.
• Coordonner les reunions, les deplacements, la logistique et les evenements regionaux d'apprentissage.
• Assurer la liaison entre les animateurs regionaux, les beneficiaires de subventions, les consultants et les equipes internes afin de favoriser une communication efficace et la coordination des projets.
• Etablir et entretenir des relations de collaboration avec les equipes regionales, les partenaires et les beneficiaires de subventions.
• Contribuer aux communications de CLARIFI en apportant un soutien aux exemples de reussite, aux mises a jour des programmes et aux supports de communication.
• Fournir un soutien administratif general et accomplir d'autres taches connexes selon les besoins.

Soutien a l'echelle de l'organisation (25 %)

• Appuyer la planification, la gouvernance et les initiatives strategiques a l'echelle de l'organisation, au besoin.
• Coordonner la logistique des reunions de gouvernance, des seances de planification, des echanges d'apprentissage regionaux et des evenements mondiaux de sensibilisation.
• Contribuer a la production de rapports a l'intention des donateurs, a la planification des programmes, au suivi et a la recherche organisationnelle.
• Preparer des presentations, des documents d'information, des rapports et de la documentation interne.
• Rediger et traduire des documents internes et soutenir les communications multilingues en anglais, en espagnol ou en portugais.
• Contribuer a la planification de la coalition, au reseautage et aux initiatives interfonctionnelles qui font progresser les priorites strategiques de RRI.

Qualifications requises:

• Baccalaureat en developpement international, en relations internationales, en politiques publiques ou dans un domaine connexe (ou formation et experience professionnelle equivalentes).
• 1 a 2 ans d'experience en gestion de subventions, en operations d'organismes sans but lucratif, en administration de programmes ou en developpement international.
• Maitrise de l'anglais et maitrise professionnelle de l'espagnol ou du portugais.
• Maitrise professionnelle du francais.
• Excellentes competences en organisation, en gestion du temps et en coordination de projets.
• Excellentes competences en communication ecrite et verbale.
• Maitrise de Microsoft Office.
• Capacite a travailler dans un environnement multiculturel et collaboratif.
• Capacite a voyager a l'international en Amerique latine.

Qualifications souhaitees:

• Experience dans le soutien a des subventions internationales ou a des programmes finances par des donateurs.
• Connaissance des systemes de gestion des subventions ou de gestion de projets (p. ex. SmartSimple).
• Experience dans le soutien a des pays ou a des programmes en Amerique latine.
• Experience aupres des peuples autochtones, des communautes locales ou des organisations communautaires locales.
• Connaissance des processus de suivi, d'evaluation et d'apprentissage (MEL) ainsi que de la production de rapports.

Vous n'etes pas certaine de posseder toutes les qualifications requises? Postulez quand meme! RRI s'efforce de creer un milieu de travail inclusif et accueille des candidates aux experiences et aux parcours varies.

Echelle salariale : 56 000 $CA a 70 000 $CA.

Le salaire de depart reel se situe generalement entre le minimum et le point median de cette fourchette, en fonction de l'experience et des qualifications, ce qui laisse une marge de progression au sein de cette fourchette salariale.

Avantages sociaux:

• Assurance medicale, dentaire et de la vue
• Assurance vie, invalidite, et voyage ,ainsi que programme d'aide au personnel ,pris en charge par l'employeur
• Regime d'epargne-retraite avec contribution de l'employeur (selon l'admissibilite)
• 25 jours de conges payes (CP) plus les jours feries
• Horaire de travail hybride et horaires flexibles
• Remboursement des frais de scolarite
• Possibilites de perfectionnement professionnel et d'evolution de carriere

Rights and Resources s'engage a creer et a maintenir un milieu de travail ou chaque membre du personnel a la possibilite de participer et de contribuer au succes de l'org...