Virtual Assistant Jobs in Quebec (NOW HIRING)

#WorkwithImpact

About Us:

Castlemain supports people and communities to understand and access class action settlements and community programs through clear, trauma-informed, and culturally grounded communication. With more than 200 team members, many of whom are Indigenous, we deliver services in English, French, and several Indigenous languages across the country.

At Castlemain, we are committed to creating a workplace where people feel respected. To learn more about who we are visit https://www.castlemain.com/

This role focusses mainly on the First Nations Child and Family Services and Jordan’s Principle Settlement. The settlement is aimed at compensating those harmed by discriminatory underfunding of the First Nations Child and Family Services Program, as well as those impacted by the federal government’s narrow interpretation of Jordan’s Principle. Nine Classes are included in this Settlement. Each of the nine Classes is unique and will have its own Claims Process that requires approval by the Federal Court. The Claims Period for each Class will open in phases and we are currently supporting the first two Classes.

As a Bilingual Virtual Claims Helper, you will walk alongside Class Members throughout their claims journey by providing clear information about the settlement and claims process by offering trauma-informed one-on-one support virtually and by phone.

This permanent full-time position is open to candidates located anywhere in Canada willing to work in one of the two Eastern Time Zone (EST) shifts of 10:00 am – 6:00 pm EST or 12:00 pm – 8:00 pm EST. This is a remote position, and you will work from home.

About the Opportunity:

• Support Class Members virtually with information, resources and Claim Form support in a way that feels trauma-informed and culturally safe.   

• Assist claimants in completing claim forms, connecting them with existing wellness, legal, and cultural support services.    

• Participate in training sessions, including e-courses, de-briefings, and self-directed learning classes.  

• Carry out work in a safe manner, following established health and safety protocols, training and instructions.  

• Contribute to a positive safety culture by raising safety concerns and sharing knowledge about risks and solutions.   

About You:

You have strong written and verbal communication skills (French and English) and experience working with Indigenous Peoples and communities (three years or more), developed through community, professional roles, or lived experience, as well as:

• Identifying as Indigenous is an asset.

• Bilingual proficiency in both English and French required. As we primarily work in English internally, a strong proficiency in English is required.

• Ability to work professionally in an Indigenous language is an asset.

• Strong knowledge of customer relationship management (CRM) systems, Microsoft tools, and other database platforms is an asset.

• Strong knowledge and awareness of Indigenous culture, history, the impacts of (intergenerational) trauma and understanding of the governance structure of Indigenous communities.   

• Clear, respectful and professional communication skills in both written and verbal formats. 

• Demonstrated ability to lead administrative work while respecting privacy and confidentiality.  

• Strong ability to follow established policies, procedures and operational guidelines. 

• Access to a quiet, private workspace with reliable internet.  

• Willingness to learn, try new approaches, and adapt as work evolves.

• Support a work environment that is safe, respectful, and positive for colleagues, clients, and the communities we serve.

• Demonstrate a shared responsibility for health and safety by complying with applicable legislation and organizational policies, engaging in open communication, participating in safety initiatives, and actively supporting the ongoing prevention of risk and injury.

Successful candidates will be required to complete both a Criminal Record Check (CRC) and a Vulnerable Sector Check (VSC) as a condition of employment.

Compensation:

Starting annual compensation of $60,000-$65,000 (full-time equivalent) plus a rewarding benefits package. In addition to the salary, candidates living in northern or remote communities may be eligible for a Northern Allowance. Eligibility and tier placement are based on CRA zone designations.

How to Apply:

If this role sounds like a good fit, we invite you to submit your resume to https://www.castlemain.com/about/careers/

At Castlemain, we know not everyone’s experience fits a checklist. If this role interests you and you feel you can contribute, we encourage you to apply. We value curiosity, and the unique perspectives people bring.

Castlemain is committed to making our hiring process accessible and supportive. If you need accommodation at any stage of the application or interview process, please let us know. We are happy to work with you to ensure your needs are met.

#ContribuerÀLaMission

À propos de nous :

À Castlemain, nous aidons les gens et les communautés à comprendre en quoi consistent les règlements d’actions collectives et les programmes communautaires, à y accéder et à y participer grâce à une communication transparente, tenant compte des traumatismes et ancrée dans leur culture. Avec plus de 200 membres au sein de notre équipe, dont plusieurs sont Autochtones, nous offrons des services en français, en anglais et dans plusieurs langues autochtones partout au pays.

À Castlemain, nous contribuons à créer un lieu de travail où les gens se sentent respectés. Pour en savoir plus à notre sujet, rendez-vous au https://www.castlemain.com/fr.

Ce poste porte principalement sur le règlement relatif aux services à l’enfance et à la famille des Premières Nations et au principe de Jordan. Le règlement vise à indemniser les personnes lésées par le sous-financement discriminatoire du programme des services à l’enfance et à la famille des Premières Nations, ainsi que celles touchées par l’interprétation restrictive du principe de Jordan par le gouvernement fédéral. Neuf groupes sont inclus dans ce règlement. Chacun des neuf groupes est unique et disposera de son propre processus de réclamation qui doit être approuvé par la Cour fédérale. L’ouverture de la période de réclamation pour chaque groupe s’effectuera graduellement et nous soutenons actuellement les deux premiers groupes.

En tant qu’assistante ou assistant aux réclamations virtuels bilingue, vous accompagnerez les membres du groupe tout au long de leur parcours de réclamation en leur fournissant clairement des informations au sujet du règlement et le processus de réclamation et en leur offrant un soutien individuel tenant compte des traumatismes en ligne et par téléphone.

Ce poste permanent à temps plein est ouvert aux candidates et aux candidats résidant au Canada qui sont disposés à travailler selon l’un des deux quarts de travail, soit de 10 h à 18 h ou de 12 h à 20 h, heure normale de l’Est (HNE). Il s’agit d’un poste à distance, et vous travaillerez de votre domicile.

À propos de l’occasion d’emploi :

Soutenir les membres du groupe virtuellement en leur fournissant des informations, des ressources et de l’aide pour remplir leur formulaire de réclamation d’une manière tenant compte des traumatismes et culturellement sûre.

Aider les réclamants à remplir les formulaires de réclamation et les mettre en contact avec des services de soutiens en mieux-être, juridiques et culturels.

Particier à des séances de formation, notamment à des cours en ligne, à des séances de récapitulation et à des cours d’autoapprentissage.

Exécuter le travail de manière sécuritaire, en suivant la formation, les directives et les protocoles établis en matière de santé et de sécurité.

Contribuer à une culture positive axée sur la sécurité en soulevant des préoccupations concernant la sécurité et en partageant ses connaissances concernant les risques et les solutions.

À propos de vous :

Vous possédez d’excellentes aptitudes à communiquer à l’écrit et à l’oral (en français et en anglais) ainsi qu’une expérience de travail avec les peuples et les communautés autochtones (trois ans ou plus), acquises dans le cadre de rôles communautaires ou professionnels ou d’expériences vécues. Vous possédez aussi les compétences et atouts suivants :

• Le fait de s’identifier comme une personne autochtone est considéré comme un atout.
• Une maîtrise du français et de l’anglais (bilingue) est requise. Comme nous travaillons essentiellement en anglais à l’interne, une solide maîtrise en anglais est requise.
• La capacité à travailler professionnellement dans une langue autochtone est considérée comme un atout.
• Une connaissance approfondie des systèmes de gestion des relations avec la clientèle (GRC), des outils Microsoft et d’autres plateformes de bases de données est considérée comme un atout.
• De solides connaissances et une sensibilisation à la culture et à l’histoire autochtones ainsi qu’aux conséquences des traumatismes (intergénérationnels), de même qu’une compréhension de la structure de gouvernance des communautés autochtones.
• Aptitudes à communiquer clairement et de façon respectueuse et professionnelle à l’écrit et à l’oral.
• Capacité démontrée à diriger le travail administratif tout en respectant la vie privée et la confidentialité.
• Grande capacité à respecter les politiques, procédures et directives opérationnelles établies.
• Un accès à un espace de travail calme et privé avec une connexion Internet fiable.
• Volonté à apprendre, à essayer de nouvelles approches et à s’adapter à mesure que le travail évolue.
• Capacité à favoriser un environnement de travail qui est sécuritaire, respectueux et positif pour les collègues, les clients et les communautés que nous servons.
• Capacité à faire preuve d’une responsabilité partagée en matière de santé et de sécurité en se conformant aux lois et aux politiques organisationnelles applicables, en communiquant ouvertement, en participant à des initiatives de sécurité et en soutenant activement la prévention continue des risques et des blessures.

Les candidates ou candidats retenus devront se soumettre à une vérification de casier judiciaire ainsi qu’à une vérification des antécédents en vue d’un travail auprès de personnes vulnérables comme condition d’emploi.

Rémunération :

Rémunération annuelle de départ de 60 000 $ à 65 000 $ (équivalent temps plein) incluant un ensemble d’avantages sociaux intéressants. En plus du salaire, les candidats résidant dans des collectivités du Nord ou isolées peuvent avoir droit à une prime de vie dans le Nord. L'admissibilité et le classement dans les échelons sont déterminés en fonction des zones définies par l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Comment postuler :

Si ce poste vous intéresse, nous vous invitons à soumettre votre CV au https://www.castlemain.com/fr/a-propos/carrieres/.

Chez Castlemain, nous savons que l’expérience de chacun ne correspond pas forcément à une liste de critères. Si ce poste vous intéresse et que vous pensez pouvoir apporter votre contribution, nous vous encourageons à postuler. Nous accordons de la valeur à la curiosité dont fait preuve chaque personne et à ses perspectives uniques qu’elle offre.

Castlemain contribue à rendre notre processus d’embauche accessible et accueillant. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à tout moment au cours de la procédure de candidature ou d’entrevue, n’hésitez pas à nous en faire part. Nous serons ravis de collaborer avec vous pour répondre à vos besoins.