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About Symetris

Web technology experts for over 22 years, Symetris is a team of 24 specialists delivering large-scale digital projects. Our clients choose us for the "Symetris Experience": rigorous AGILE methodology and high-touch support. Recognized as a "Best Place to Work" and a Top 10 "Healthiest Workplace" over the last 2 years, we thrive on a balance of professional rigor and human connection.

The Role: Keep Things Moving

This is a hands-on coordination role for someone who is organized, proactive, and comfortable managing many small but important moving pieces.

You will support the CEO across marketing execution, operations, finance administration, HR coordination, and event logistics. The work is varied, practical, and execution-focused.

We are not looking for a strategist, manager, or passive task-taker. We are looking for someone who can clarify what needs to happen, follow up consistently, and keep work moving without needing to be reminded.

Your Responsibilities

1. Marketing Execution & Coordination (60%)

• Content Deployment: Publish content across our website, social media, and newsletters. You ensure the calendar stays on track.
• Production Traffic Control: Coordinate the workflow for our podcast and video production by managing external collaborators (editors, writers, and our offshore team).
• Event & Travel Coordination: Handle the hands-on coordination for events, booking travel, organizing booth materials, and managing shipping logistics for trade shows.
• Tool Support: Keep our HubSpot portal clean and operational (sending newsletters, updating lead lists, and tracking basic metrics).

2. Operations & Administration (40%)

• Financial Flow Support: Assist with the monthly billing cycle and follow up on unpaid invoices. You ensure the data is ready and reminders are sent.
• Process Tracking: Keep the CEO's internal commitments organized by updating weekly financial trackers and flagging upcoming deadlines.
• HR & Team Coordination: Support payroll preparation, process expense reimbursements, and handle the logistics for team-building events.
• General Coordination Support: Handle recurring and ad hoc administrative tasks that support smooth day-to-day operations.

Is this you?

• Proactive Coordinator: You treat every task as an outcome to deliver, not just a box to check. You follow up consistently and close the loop.
• Resourceful: You are comfortable with ambiguity. If you don't have the answer, you look for answers before escalating.
• Detail-Oriented: You catch the typos, the missing attachments, and the scheduling conflicts before they happen.
• Comfortable Managing Up: You can remind stakeholders, including the CEO, when approvals, decisions, or follow-ups are needed.
• Tech-Fluent: Quick to learn new tools (Google Workspace, Jira, HubSpot, Slack). Knowledge of QuickBooks is a plus.
• Bilingual: Excellent written and spoken French and English.

This role is NOT:

• A strategy or management role.
• A creative design or copywriting role.
• A passive "wait-for-instructions" assistant role.

The Litmus Test

If we tell you we're attending a conference in three months, and your first instinct is to draft a checklist for flights, hotel options, and booth materials without being asked, we want to meet you.

Why Symetris?

Symetris' success is built on a smart balance between efficient processes and a strong team that truly believes the journey is just as important as the destination.

Our team members choose Symetris for:

• Our long-term vision and strong values (heart, rigor, competence, transparency)
• Our commitment to work-life balance (flexible schedule, flexible remote work, social activities during work hours)
• Our collaborative, high-performing team (working with "A-Players")
• Our support for career growth (training, conferences, internal opportunities)

Working Conditions & Benefits

• Compensation aligned with a junior-to-intermediate coordination role.
• Group insurance plan
• Access to Dialogue (physical and mental telemedicine)
• An additional week off between Christmas and New Year's, in addition to vacation time
• Flexible schedule, downtown office, and remote work options

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A propos de Symetris

Experts en technologie Web depuis plus de 22 ans, Symetris est une equipe de 24 specialistes realisant des projets numeriques d'envergure. Nos clients nous choisissent pour l'Experience Symetris : une methodologie AGILE rigoureuse et un accompagnement de proximite. Reconnus comme Best Place to Work et dans le Top 10 des Entreprises les plus saines au cours des deux dernieres annees, nous misons sur un equilibre entre rigueur professionnelle et relations humaines.

Le role : Garder le rythme

Il s'agit d'un role de coordination pour une personne organisee, proactive et a l'aise dans la gestion de multiples details essentiels.

Vous soutiendrez le PDG dans l'execution marketing, les operations, l'administration financiere, la coordination RH et la logistique d'evenements. Le travail est varie, concret et axe sur l'execution.

Nous ne recherchons pas un stratege, un gestionnaire ou un simple executant passif. Nous cherchons quelqu'un capable de clarifier ce qui doit etre fait, d'assurer un suivi constant et de faire progresser le travail sans avoir besoin de rappels.

Vos responsabilites

1. Execution et coordination marketing (60 %)

• Deploiement de contenu : Publier du contenu sur notre site Web, nos reseaux sociaux et nos infolettres. Vous veillez au respect du calendrier editorial.
• Controle du flux de production : Coordonner le flux de travail pour nos balados et nos productions video en gerant les collaborateurs externes (monteurs, redacteurs et notre equipe offshore).
• Coordination d'evenements et de voyages : Gerer la logistique concrete des evenements, la reservation des voyages, l'organisation du materiel de kiosque et la logistique d'expedition pour les salons professionnels.
• Soutien technique : Maintenir notre portail HubSpot propre et operationnel (envoi d'infolettres, mise a jour des listes de prospects et suivi des metriques de base).

2. Operations et administration (40 %)

• Soutien au flux financier : Soutenir le cycle de facturation mensuel et assurer le suivi des factures impayees. Vous vous assurez que les donnees sont pretes et que les rappels sont envoyes.
• Suivi des processus : Garder les engagements internes du PDG organises en mettant a jour les suivis financiers hebdomadaires et en signalant les echeances a venir.
• Coordination RH et equipe : Soutenir la preparation de la paie, traiter les remboursements de depenses et gerer la logistique des activites team building.
• Soutien administratif general : Gerer les taches administratives recurrentes et ponctuelles qui favorisent le bon deroulement des operations quotidiennes.

Est-ce vous ?

• Coordinateur proactif : Vous traitez chaque tache comme un resultat a livrer, pas seulement comme une case a cocher. Vous assurez un suivi constant jusqu'a la finalisation.
• Debrouillard : Vous etes a l'aise avec l'ambiguite. Si vous n'avez pas la reponse, vous la cherchez avant de solliciter de l'aide.
• Soucieux du detail : Vous reperez les coquilles, les pieces jointes manquantes et les conflits d'horaire avant qu'ils ne surviennent.
• Capacite a gerer vers le haut : Vous n'hesitez pas a relancer les parties prenantes, y compris le PDG, lorsque des approbations ou des decisions sont necessaires.
• Aise technologique : Apprentissage rapide des outils (Google Workspace, Jira, HubSpot, Slack). La connaissance de QuickBooks est un atout.
• Bilingue : Excellente maitrise du francais et de l'anglais, tant a l'oral qu'a l'ecrit.

Ce role n'est PAS :

• Un role de strategie ou de direction.
• Un role de conception creative ou de redaction publicitaire.
• Un role d'assistant passif qui attend les instructions .

Le test decisif : Si nous vous annoncons que nous participons a une conference dans trois mois et que votre premier reflexe est de dresser une liste pour les vols, les options d'hotel et le materiel de kiosque sans qu'on vous le demande, nous voulons vous rencontrer.

Pourquoi Symetris ?

Le succes de Symetris repose sur un equilibre entre des processus efficaces et une equipe solide qui croit sincerement que le voyage est aussi important que la destination.

Nos membres choisissent Symetris pour :

• Notre vision a long terme et nos valeurs fortes (cur, rigueur, competence, transparence).
• Notre engagement envers l'equilibre travail-vie personnelle (horaires flexibles, teletravail flexible, activites sociales pendant les heures de travail).
• Notre equipe collaborative et performante (travailler avec des A-Players )
• Notre soutien a la croissance professionnelle (formations, conferences, opportunites internes).

Conditions de travail et avantages

• Remuneration alignee avec un role de coordination de niveau junior a intermediaire.
• Regime d'assurance collective.
• Acces a Dialogue (telemedecine physique et mentale).
• Une semaine de conge supplementaire entre Noel et le jour de l'An, en plus des vacances.
• Horaire flexible, bureau au centre-ville et options de teletravail.