Client Coordinator Jobs in Whitby, ON (NOW HIRING)

Client Experience Coordinator The Client Experience Coordinator position will be located out of one of our Kinark offices across the GTA Region, York Region or Simcoe. The successful candidate will work up to 35 hours per week and the role is accountable to deliver administrative, client support and seamless communication and collaboration for families, clinicians and external partners. Please note this is a 12-month hybrid role.

The hourly range for this position is: $30.77/hr CAD- $38.46/hr CAD. Compensation is negotiable and will be determined based on the successful candidate's experience, skills, and qualifications. Duties & Responsibilities: Providing seamless, efficient, client experience service to prospective and recurring clients including but not limited to: Answering questions, educating, articulating fees, payment options and completing contract documents for caregiver review and completion

Acting as the communication conduit between clients and clinicians; Providing information about service offerings and collaborating with the Community Engagement Lead team to converting families to fee for service programs at Kinark; Gathering intake information to help determine client suitability for service including obtaining consents and collateral client information; waitlist management and triaging; fielding client complaints and concerns; providing service navigation & liaising with community partners; supporting the completion of Service Contracts, funding applications, referral forms, etc. Responding to emails, phone calls, and other correspondence from external parties (community partners, insurance agencies, etc.) in an effective, respectful, and timely manner and helping to build and maintain collaborative relationships with community partners Active participation in community events as a client representative and ambassador of Kinark. This may include supporting the development and distribution of advertising and marketing materials to clients and other relevant community partners to enhance community awareness of program service offerings Supporting clinician needs to ensure client success Qualifications: Undergraduate degree, college degree, or diploma in a field related to the social services

ASSET is to be bilingual in French and English (spoken, written, and reading) Proficient in Microsoft Office (ie., Outlook, Excel and Word). Excellent verbal and written communication and interpersonal skills with attention to detail. Asset to have familiarity with Ontario Autism Program (OAP) funding, as well as the roles/job profiles of various health professionals

Ability to work both independently and in a team setting with good attendance and work performance. Ability to adapt to change, flexibility and problem-solving skills are an asset as well as an ability to manage multiple and competing priorities. Superior organizational and time management skills.

Excellent customer service skills. Experience with CRM an Asset Satisfactory Criminal Record Check (including a Vulnerable Sector Screening). Please note that equivalent combination of education & experience will be considered.

Kinark Child and Family Services conditions of employment include but are not limited to successful Criminal Record Check or Criminal Record Check with Vulnerable Sector Screening (based on position), and a completed Pre-Employment Medical certificate. Kinark Child and Family Services values inclusivity and diversity in the workplace. We encourage applicants from diverse backgrounds.

We are committed to providing accessible employment practices that are in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act ('AODA'). If you require accommodation during any stage of the recruitment process, please notify People and Culture at kinark.jobs@kinark.on.ca or (905) 474-9595. While we thank all applicants, only those selected for an interview will be contacted

Any information obtained during the course of recruitment will be used for employment recruitment purposes only, and not for any other purpose. Coordonnateur(trice) de l'experience de client Kinark Services pour enfants et familles uvre depuis plus de 50 ans aupres des enfants et des jeunes, en offrant une gamme complete de services de sante mentale fondes sur des donnees probantes, incluant du counseling individuel, familial et en groupe. Notre mission est d'aider les enfants et les jeunes ayant des besoins complexes a ameliorer leur qualite de vie, avec une vision globale d'un avenir sain pour les jeunes de l'Ontario.

Nous comptons sur une equipe passionnee de plus de 700 employes qui soutiennent plus de 9 000 enfants et jeunes chaque annee dans nos trois volets de services : sante mentale communautaire, autisme et sante mentale medico-legale. Nos employes sont au cur de notre organisation. Placer les enfants, les jeunes et les familles au centre de tout ce que nous faisons est l'une des valeurs fondamentales qui guident notre travail.

Dans le cadre de notre engagement a devenir un employeur de choix dans notre secteur, nous sollicitons regulierement les commentaires de notre personnel afin d'ameliorer l'experience de travail. Si vous souhaitez contribuer a un changement positif dans la vie des enfants et des jeunes ayant des besoins complexes, joignez-vous a notre equipe. Pour en savoir plus au sujet de Kinark, nos valeurs, nos priorites strategiques et nos programmes, visitez notre site web : www.kinark.on.ca ou consultez notre rapport annuel

Ce que nous offrons: Salaire concurrentiel, avantages sociaux complets (sante et soins dentaires), et autres benefices* Horaire de travail flexible favorisant l'equilibre entre vie professionnelle et personnelle Regime de retraite a cotisations determinees avec contribution equivalente de l'employeur jusqu'a 6 %* Programme de bien-etre pour les employes Acces a des formations et du perfectionnement professionnel Milieu de travail collaboratif avec supervision et retroaction regulieres Programmes cliniques accredites et reconnus *Selon les heures travaillees, l'anciennete et/ou la convention collective applicable Poste a pourvoir : Nous avons actuellement une opportunite pour le poste suivant : Description du poste Le poste de coordonnateur(trice) de l'experience client sera base dans l'un de nos bureaux Kinark situes dans la region du Grand Toronto, York ou Simcoe. La personne retenue travaillera 35 heures par semaine et sera responsable d'assurer un soutien administratif, un accompagnement aux clients, ainsi qu'une communication et une collaboration harmonieuses avec les familles, les cliniciens et les partenaires externes. Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste hybride de 12 mois (teletravail).* La fourchette horaire pour ce poste est de : 30,77 $ CA/heure a 38,46 $ CA/heure

La remuneration est negociable et sera determinee en fonction de l'experience, des competences et des qualifications du candidat retenu. Fonctions et responsabilites Offrir une experience client fluide et efficace aux nouveaux clients et aux clients recurrents, notamment : Repondre aux questions, fournir de l'information, expliquer les frais et les options de paiement, et preparer les documents contractuels pour examen et signature par les parents/tuteurs ; Agir comme intermediaire de communication entre les clients et les cliniciens ; Fournir de l'information sur les services offerts et collaborer avec l'equipe de mobilisation communautaire afin d'orienter les familles vers les programmes a frais de service de Kinark; Recueillir les informations d'admission afin de determiner l'admissibilite des clients aux services, y compris l'obtention des consentements et d'informations complementaires ; gerer les listes d'attente et effectuer le triage ; traiter les plaintes et preoccupations des clients ; offrir de l'orientation dans les services et assurer la liaison avec les partenaires communautaires ; appuyer la preparation des contrats de service, des demandes de financement, des formulaires de reference, etc. ; Repondre aux courriels, appels telephoniques et autres communications provenant de partenaires externes (partenaires communautaires, compagnies d'assurance, etc.) de maniere efficace, respectueuse et rapide, et contribuer au maintien de relations de collaboration ; Participer activement aux evenements communautaires en tant que representant(e) et ambassadeur(drice) de Kinark ; Soutenir le developpement et la distribution de materiel publicitaire et promotionnel destine aux clients et aux partenaires communautaires afin d'accroitre la visibilite des services; Qualifications Diplome universitaire, collegial ou certificat dans un domaine lie aux services sociaux ; Bilinguisme francais-anglais (oral, ecrit et comprehension) constitue un atout; Minimum d'un an d'experience pertinente dans un role de coordination clinique, d'assistant(e) clinique ou dans un poste administratif ; Maitrise de Microsoft Office (Outlook, Excel et Word) ; Excellentes competences en communication verbale et ecrite et habiletes interpersonnelles, avec souci du detail ; La connaissance du financement du Programme ontarien des services en matiere d'autisme (POSA/OAP) ainsi que des roles et profils professionnels des differents intervenants en sante constitue un atout ; Capacite a travailler de facon autonome et en equipe, avec une bonne assiduite et un rendement satisfaisant ; Capacite d'adaptation au changement, flexibilite et aptitudes en resolution de problemes ; capacite a gerer plusieurs priorites concurrentes ; Excellentes competences organisationnelles et en gestion du temps ; Excellentes aptitudes en service a la clientele ; Experience avec un systeme CRM (atout) ; Verification satisfaisante des antecedents judiciaires (y compris secteur vulnerable)

Remarque : La direction examinera les candidatures pour tous les postes lies a l'autisme afin de coordonner les candidatures multiples. Les conditions d'emploi incluent une verification du casier judiciaire (secteur vulnerable), et un certificat medical pre-emploi. Kinark valorise l'inclusion et la diversite.

Nous encourageons les candidatures de personnes issues de tous les horizons. Nous nous engageons a offrir des pratiques d'emploi accessibles, conformement a la Loi sur l'accessibilite pour les personnes handicapees de l'Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin d'accommodement durant le processus de recrutement, veuillez contacter l'equipe des ressources humaines a kinark.jobs@kinark.on.ca ou au (905) 474-9595

Seules les personnes selectionnees pour une entrevue seront contactees. Toute information recueillie sera utilisee uniquement a des fins de recrutement.