Swimming Canada

Position Coordinator, Member Services and Operations
Reports to Associate Director, Operations

Location Remote within Canada, preference in Ottawa, Ontario (hybrid 2-3 days a week in office)

Start Date Tuesday, October 13, 2026

ABOUT SWIMMING CANADA

Swimming Canada serves as the national governing body of competitive swimming. We inspire Canadians through world leading performances to embrace a lifestyle of swimming, sport, fitness and health. Canada is a global leader in high performance swimming and development for both Olympic Program and Paralympic Program swimmers. Swimming is recognized as one of the most celebrated and successful Canadian Summer Olympic and Paralympic sports.

Swimming Canada strives to foster a workplace in which all individuals maximize their potential, regardless of their differences. We are committed to attracting, developing and celebrating a diverse workforce that reflects the community we serve.

ABOUT THE POSITION

The Coordinator, Member Services and Operations, is responsible for the set-up, maintenance, and day-to-day support for all user groups, for the Registration and Event Management System (REMS) used by Swimming Canada, the PSOs, Clubs and registrants, as well as for the Learning Management System (LMS) used by Swimming Canada coaches and officials. They will also provide hands-on support in other organizational activities, all-staff events, and office administration support for the Ottawa office.

KEY RESPONSIBILITIES

Member Services

• Provide daily support to Club Administrators and Registrants in using REMS.
• Provide daily support to PSOs, Club Administrators and Registrants in using the LMS.
• Maintain and oversee the LMS platform including coordination with the LMS developer, updating user guides and management of the development and implementation of enhancements.
• Provide support to staff and other external groups on items related to national events and meets.
• On an ongoing basis, maintain non-resident Canadian swimmers and Swimming Canada staff registrations.
• On an ongoing basis, maintain the upload of international event results.

Operations

• Assist with planning and execution of logistics for various meetings, such as company events (staff retreat, celebrations, Townhalls), meets and competitions, as required.
• 
  Coordinate Swimming Canada administrative accounts related to office operations, including FedEx, Staples, etc.
  
• Lead procurement for office supplies and other items at the Ottawa office or other locations as needed.
• Provide support for building operations, and act as lead contact with House of Sport concierge for Ottawa office.
• Regularly prepare and disseminate information to staff regarding office and building operations, employee events, etc.
• Daily triage and management of the general phone line and general inboxes.
• Assist with recruitment and onboarding of new hires, through managing the posting of jobs, preparing new hire kits, providing building tours, etc.
• Participate in the Joint Health and Safety Committee.
• Assist with internal reporting or documentation as required.
• Other duties as required.

EXPERIENCE, QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS

Education and Experience

• Post-secondary education in a related field or an equivalent combination of education and experience.
• Minimum one (1) year of experience in an administrative, coordination, or customer service role.
• Experience using CRM systems, database management systems, registration or membership systems, and/or work management platforms (ie. Monday.com) is required.
• Experience providing administrative support, coordinating projects, or planning and executing events is considered an asset.
• Knowledge of Canadian sport system and structure is considered an asset.

Skills and Competencies

• Strong organizational, planning, and time management skills, with the ability to manage multiple priorities in a deadline-driven environment.
• Excellent attention to detail and accuracy.
• Strong interpersonal, verbal, and written communication skills, with the ability to build positive relationships with a wide range of groups.
• Fully bilingual (English and French), with the ability to clearly and effectively communicate independently and effectively in person, by phone, and in writing.
• Ability to work both independently and collaboratively as part of a team.
• Strong problem-solving skills, with the ability to learn and retain complex information and troubleshoot system issues.

Additional Requirements

• Highly proficient in Microsoft 365 applications, including Word, Excel, Outlook, and PowerPoint.
• Legally eligible to work in Canada.

• Ability to travel within Canada to attend meetings, training, meets or events as needed.

WORK LOCATION

This is a full-time, permanent position remotely within Canada, with a preference for an Ottawa-based candidate working from of the Ottawa office two to three days a week.

The Ottawa Office is located on the traditional territory of the Algonquin Anishinabek People.

TOTAL REWARDS

The annual base salary for this position is commensurate with qualifications and experience, and within a range of $47,500-52,000.

This position comes with a health and dental benefits package, Group RRSP matching plan, an annual wellness benefit, and annual salary increases, as outlined in the Employee Handbook.

APPLICATION

Candidates are asked to submit a cover letter and resume via the link below by noon ET on Friday, September 4, 2026.

Swimming Canada is committed to providing accommodations. If you require an accommodation for a disability as part of the hiring process, please contact szuro@swimming.ca.

Any questions regarding the position can be directed to jobs@swimming.ca.

Interviews will take place virtually or in-person at the Ottawa office the weeks of September 8 and 14.

Link: https://swimmingcanada.bamboohr.com/careers

We thank all candidates for their interest, however, only candidates invited to an interview will be contacted.

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Poste Coordonnateurtrice, services aux membres et operations
Releve de Directrice adjointe, Operations

Lieu de travail Teletravail au Canada, de preference a Ottawa (Ontario), hybride, en personne deux a trois fois par semaine

Date d'entree Mardi 13 octobre 2026

A PROPOS DE NATATION CANADA

Natation Canada est l'organisme national qui regit la natation competitive au pays. Nous inspirons la population canadienne, par des performances de classe mondiale, a adopter un mode de vie axe sur la natation, le sport, la forme physique et la sante. Le Canada est un leader mondial de la natation de haute performance et du developpement des nageurs des programmes olympique et paralympique. La natation est reconnue comme l'un des sports olympiques et paralympiques d'ete les plus celebres et les plus couronnes de succes au Canada.

Natation Canada aspire a favoriser un environnement de travail ou tous les individus peuvent maximiser leur potentiel, independamment de leurs differences. Nous nous sommes engages a attirer, developper et celebrer un personnel diversifie qui reflete la communaute que nous servons.

A PROPOS DU POSTE

Le coordonnateur, services aux membres et operations est responsable de la mise en place, de l'entretien et du soutien quotidien pour tous les groupes d'utilisateurs, en ce qui concerne le systeme de gestion des inscriptions et des evenements (REMS) utilise par Natation Canada, les AP, les clubs et les inscrits, ainsi que pour la plateforme d'apprentissage en ligne (PAL) utilisee par les entraineurs et les officiels de Natation Canada. Il apportera egalement un soutien concret dans le cadre d'autres activites organisationnelles, d'evenements reunissant l'ensemble du personnel et de taches administratives pour le bureau d'Ottawa.

RESPONSABILITES PRINCIPALES

Services aux membres

• Offrir un soutien quotidien aux administrateurs de club et aux inscrits dans l'utilisation du REMS.
• Offrir un soutien quotidien aux AP, aux administrateurs de club et aux inscrits dans l'utilisation de la PAL.
• Maintenir et superviser la plateforme PAL, y compris la coordination avec le developpeur de la PAL, la mise a jour des guides d'utilisateur et la gestion du developpement et de la mise en uvre des ameliorations.
• Offrir un soutien au personnel et a d'autres groupes externes sur des questions liees aux evenements et aux competitions nationales.
• Sur une base continue, maintenir les inscriptions des nageurs canadiens non residents et du personnel de Natation Canada.
• Sur une base continue, maintenir le televersement des resultats des evenements internationaux.

Operations

• Aider a la planification et a la mise en uvre de la logistique pour diverses reunions, telles que les evenements de l'organisation (retraites du personnel, celebrations, assemblees generales), les rencontres et les competitions, au besoin.
• 
  Coordonner les comptes administratifs de Natation Canada lies aux operations de bureau, y compris FedEx, Bureau en gros, etc.
  
• Gerer les achats de fournitures de bureau et d'autres articles pour le bureau d'Ottawa ou d'autres sites, selon les besoins.
• Apporter un soutien aux operations de gestion des locaux et servir de point de contact principal avec le service de conciergerie de La Maison du Sport pour le bureau d'Ottawa.
• Preparer et diffuser regulierement des informations au personnel concernant les activites du bureau et du batiment, les evenements organises pour les employes, etc.
• Effectuer le triage quotidien et la gestion de la ligne telephonique generale et des boites de reception generales.
• Participer au recrutement et a l'integration des employes, notamment en gerant la publication des offres d'emploi, en preparant les dossiers d'accueil, en organisant des visites des locaux, etc.
• Participer au comite mixte de sante et de securite.
• Aider a la redaction de rapports ou de documents internes, au besoin.
• Autres taches si necessaire.

CONNAISSANCE, COMPETENCES ET HABILETES

Education et experience

• Etudes postsecondaires dans un domaine connexe ou une combinaison equivalente d'education et d'experience.
• Au moins une (1) annee d'experience dans un poste administratif, de coordination ou de service a la clientele.
• Une experience de l'utilisation de systemes de gestion de la relation client (CRM), de systemes de gestion de bases de donnees, de systemes d'inscription ou d'adhesion, ou de plateformes de gestion du travail (p. ex. Monday.com) est requise.
• Une experience en soutien administratif, en coordination de projets ou en planification et en organisation d'evenements est consideree comme un atout.
• Une connaissance du systeme et de la structure du sport canadien est consideree comme un atout.

Competences et aptitudes

• Solides competences organisationnelles, de planification et de gestion du temps, ainsi que la capacite de gerer plusieurs priorites dans un environnement soumis a des echeances.
• Grand souci du detail et grande precision.
• Solides aptitudes en communication interpersonnelle, verbale et ecrite, ainsi que la capacite d'etablir des relations positives avec un large eventail de groupes.
• Parfaitement bilingue (anglais et francais), capable de communiquer de maniere claire et efficace, de facon autonome, en personne, au telephone et par ecrit.
• Capacite a travailler aussi bien de facon autonome qu'en collaboration au sein d'une equipe.
• Solides competences en resolution de problemes, ainsi que la capacite d'apprendre et de retenir des renseignements complexes et de resoudre les problemes lies aux systemes.

Exigences supplementaires

• Maitrise approfondie des applications Microsoft365, notamment Word, Excel, Outlook et PowerPoint.
• Etre legalement autorise a travailler au Canada.

• Etre en mesure de voyager au Canada pour assister a des reunions, a des formations, a des competitions ou a des evenements, au besoin.

LIEU DE TRAVAIL

Il s'agit d'un poste permanent a temps plein, a distance au Canada, la preference etant accordee a un candidat residant a Ottawa et travaillant depuis le bureau d'Ottawa deux a trois jours par semaine.

Le bureau d'Ottawa est situe sur le territoire traditionnel du peuple algonquin Anishinabek.

COMPENSATIONS TOTALES

Le salaire annuel de base pour ce poste est proportionnel aux qualifications et a l'experience, et se situe dans une fourchette de 47500 a 52000$.

Ce poste est assorti d'un ensemble d'avantages medicaux et dentaires, d'un plan de cotisation a un REER collectif, d'un programme annuel de bien-etre et d'augmentations salariales annuelles, comme indique dans le manuel de l'employe.

CANDIDATURE

Les candidats sont invites a soumettre une lettre de motivation et un curriculum vitae via le lien ci-dessous au plus tard le vendredi 4 septembre 2026 a 9 h 00 (heure de l'Est).

Natation Canada s'engage a fournir des mesures d'adaptation. Si vous avez besoin d'adaptation dans le cadre du processus d'embauche en raison d'un handicap, contactez szuro@swimming.ca.

Toute question concernant le poste peut etre envoyee a jobs@swimming.ca.

Les entrevues auront lieu virtuellement ou en personne au bureau d'Ottawa les semaines du 8 et 14 septembre.

Lien: https://swimmingcanada.bamboohr.com/careers

Nous remercions tous les candidats de leur interet, mais seuls les candidats invites a une entrevue seront contactes.

*Le masculin generique n'est utilise que dans le but d'alleger la lecture du texte.