Rose Pr

Operations Coordinator (Finance & Administration)

Full-Time | In-Person (4 days/week) | Montreal, QC

Salary: $50,000 CAD annually + comprehensive benefits

We're looking for a highly organized Operations Coordinator (Finance & Administration) to join our growing Montreal team. If you have a bookkeeping background and enjoy supporting finance, operations, and administration in a fast-paced environment, we'd love to meet you.

Who We Are

Rose PR is a full-service Canadian public relations agency specializing in media relations, influencer marketing, partnerships, experiential events and activations, and corporate communications.

We represent leading global brands across beauty, fashion, lifestyle, hospitality, retail, and consumer goods to create integrated campaigns that generate meaningful conversations, build lasting brand affinity, and deliver measurable results.

Key Responsibilities

Finance & Bookkeeping

• Manage Accounts Payable and Accounts Receivable.
• Prepare and issue client invoices through QuickBooks Online.
• Process vendor invoices and prepare bi-weekly payment runs using Plooto.
• Maintain accurate financial records within QuickBooks Online.
• Process and organize receipts, invoices, and expenses using Dext. 
• Reconcile corporate credit cards and bank transactions.
• Maintain vendor records, banking information, tax documentation, and supporting files.
• Liaise with our external bookkeeping and accounting partners to support monthly reconciliations, financial reporting, and year-end requirements.
• Prepare and organize supporting documentation required for monthly reconciliations, financial reporting, and year-end processes.
• Ensure all financial transactions are accurately recorded, coded, and maintained in preparation for review by our external bookkeeping team.
• Assist with budget tracking, financial reporting, and special projects as required.

 

Operations & Administration

• Coordinate the day-to-day operations of the office to ensure everything runs efficiently.
• Manage office supplies, equipment, and vendor relationships.
• Maintain inventory of client products, office supplies, PR materials, and promotional items.
• Coordinate incoming and outgoing shipments, couriers, and deliveries.
• Arrange travel, accommodations, transportation, and itineraries for team members when required.
• Prepare meeting agendas and assist with internal meeting coordination.
• Coordinate employee onboarding and offboarding administration.
• Assist with employee benefits administration and HR paperwork.
• Support internal events, team meetings, and company initiatives.
• Identify opportunities to improve operational processes and administrative efficiencies.
• Provide administrative support to the leadership team as required.
• Support other operational and administrative functions as needed.

Perks & Benefits

• Paid Vacation: 3 weeks of paid vacation, plus an additional 1 week after your 5th year with Rose PR.
• Holiday Office Closure: Additional 1–2 weeks paid time off while our office is closed between Christmas and New Year's.
• Summer Fridays: Fridays Off during July & Half Days in August.
• Health & Dental Benefits: 100% employer-paid health and dental coverage.
• Wellness Days: 2 Paid Wellness Days Per Year.
• Phone Allowance: Monthly reimbursement toward your mobile phone plan.
• Professional Development: Ongoing mentorship, coaching, and opportunities for career growth.
• Collaborative Workspace: Grow alongside a collaborative team that values creativity, initiative, and professional development.

 

Qualifications

• 1–3 years of bookkeeping, accounting, finance, operations, or office administration experience.
• Experience using QuickBooks Online, Dext Prepare, and Plooto.
• Experience managing Accounts Payable and Accounts Receivable.
• Experience reconciling bank accounts and corporate credit cards.
• Strong Microsoft Excel and Microsoft Office skills.
• Exceptional organizational skills with strong attention to detail.
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Demonstrated professionalism, integrity, and discretion when handling confidential financial and employee information.
• Strong problem-solving skills with the ability to identify process improvements and work proactively.
• Fully bilingual (English & French), both written and spoken.
• Diploma or certificate in Accounting, Bookkeeping, Business Administration, or a related field is considered an asset.

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À propos du poste

Nous sommes à la recherche d'un(e) Coordonnateur(trice) des opérations (Finances et administration) organisé(e) et proactif(ve) pour se joindre à notre équipe grandissante à Montréal. Si vous avez une expérience en tenue de livres et aimez soutenir les finances, les opérations et l'administration dans un environnement dynamique, nous aimerions vous rencontrer.

 

Qui sommes-nous

Rose PR est une agence canadienne de relations publiques offrant des services complets, spécialisée en relations de presse, marketing d'influence, partenariats, événements expérientiels et activations de marque, ainsi qu'en communications corporatives.

Principales responsabilités

Finances et comptabilité

• Gérer les comptes fournisseurs et les comptes clients.
• Préparer et émettre les factures clients dans QuickBooks Online.
• Effectuer le suivi des comptes à recevoir et des paiements en souffrance.
• Traiter les factures fournisseurs et préparer les paiements hebdomadaires à l'aide de Plooto.
• Maintenir des dossiers financiers exacts dans QuickBooks Online.
• Traiter et classer les factures, reçus et dépenses à l'aide de Dext Prepare.
• Effectuer les rapprochements des cartes de crédit corporatives et des transactions bancaires.
• Maintenir à jour les dossiers fournisseurs, les informations bancaires, les numéros de taxes et toute documentation pertinente.
• Collaborer avec nos partenaires externes en comptabilité afin de soutenir les conciliations mensuelles, les rapports financiers et les exigences de fin d'exercice.
• Préparer et organiser toute la documentation nécessaire aux conciliations mensuelles, aux rapports financiers et aux processus de fin d'exercice.
• Veiller à ce que toutes les transactions financières soient correctement enregistrées, codifiées et préparées pour révision par notre équipe externe de comptabilité.
• Participer au suivi budgétaire, à la préparation de rapports financiers et à divers projets spéciaux, au besoin.

 

Opérations et administration

• Coordonner les opérations quotidiennes du bureau afin d'assurer son bon fonctionnement.
• Gérer les fournitures de bureau, l'équipement et les relations avec les fournisseurs.
• Assurer le suivi de l'inventaire des produits clients, des fournitures de bureau, du matériel RP et des articles promotionnels.
• Coordonner les livraisons, expéditions et services de messagerie.
• Organiser les déplacements professionnels, les hébergements, les transports et les itinéraires de l'équipe lorsque requis.
• Gérer les calendriers, la planification des réunions et la réservation des salles de conférence.
• Préparer les ordres du jour et soutenir la coordination des réunions internes.
• Gérer les ententes DocuSign et maintenir un système de classement numérique structuré.
• Maintenir à jour les dossiers des employés, les contrats et les documents administratifs de l'entreprise.
• Coordonner les processus administratifs d'accueil et de départ des employés.
• Participer à l'administration des avantages sociaux et des documents liés aux ressources humaines.
• Soutenir l'organisation d'événements internes, de réunions d'équipe et d'initiatives de l'entreprise.
• Identifier des occasions d'améliorer les processus opérationnels et administratifs.
• Offrir un soutien administratif à l'équipe de direction, au besoin.

 

Responsabilités additionnelles

• Faire preuve de professionnalisme et de discrétion dans le traitement des renseignements financiers, des informations relatives aux employés et des documents confidentiels de l'entreprise.
• Participer à différents projets spéciaux et initiatives de l'agence.
• Apporter un soutien aux autres fonctions administratives et opérationnelles selon les besoins de l'entreprise.

 

Avantages

• Vacances : 3 semaines de vacances payées, ainsi qu'une semaine supplémentaire après cinq (5) années de service chez Rose PR.
• Fermeture des Fêtes : 1 à 2 semaines additionnelles de congé payé pendant la fermeture du bureau entre Noël et le Jour de l'An.
• Vendredis d'été : Congé tous les vendredis en juillet et demi-journées les vendredis d'août.
• Assurances collectives : Régime d'assurance santé et dentaire payé à 100 % par l'employeur.
• Journées bien-être : Deux (2) journées bien-être rémunérées par année.
• Allocation cellulaire : Allocation mensuelle pour votre téléphone mobile.
• Développement professionnel : Formation continue, mentorat et possibilités d'avancement.
• Environnement collaboratif : Faites partie d'une équipe créative, entrepreneuriale et passionnée où vos idées ont un réel impact.

 

Qualifications

• De 1 à 3 années d'expérience en tenue de livres, comptabilité, finances, opérations ou administration de bureau.
• Expérience avec QuickBooks Online, Dext Prepare et Plooto.
• Expérience dans la gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients.
• Expérience en rapprochements bancaires et conciliations de cartes de crédit corporatives.
• Excellente maîtrise de Microsoft Excel et de la suite Microsoft Office.
• Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du détail.
• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Excellentes habiletés de communication, tant à l'oral qu'à l'écrit.
• Faire preuve de professionnalisme, d'intégrité et de discrétion dans le traitement d'informations financières et de renseignements confidentiels concernant les employés.
• Excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes et volonté d'améliorer continuellement les processus.
• Bilinguisme (français et anglais), à l'oral comme à l'écrit.
• Un diplôme en comptabilité, tenue de livres, administration des affaires ou dans un domaine connexe est considéré comme un atout.