Rideau Hall Foundation

Job Title: Executive Assistant

Location: Ottawa, Ontario (Hybrid Work Arrangement)

Position Type: Fixed Term

Contract Duration: 14 Months

Reports To: Chief Impact Officer

Position Status: Existing Vacancy (Leave Replacement)

Supervisory: No

Posting Date: July 27, 2026

About the Rideau Hall Foundation

The Rideau Hall Foundation (RHF) is an independent and non-partisan charitable organization established to amplify the impact of the office of the Governor General as a central institution of Canadian democracy, and to better serve Canadians through a range of initiatives linked to learning, leadership, giving and innovation.

By working in partnership across all sectors, the RHF celebrates excellence while creating opportunities and connecting communities, all towards the shared purpose of a better Canada.

For more information about the RHF, please visit: https://rhf-frh.ca/fr.

About the Role

We are seeking a detailed-oriented and service-driven professional to join our team as an Executive Assistant. This role provides high-level administrative, scheduling, and coordination support to the Chief Impact Officer (CIO), enabling effective leadership, decision making, and relationship management.

Working closely with the CIO, the Executive Assistant manages complex calendars, prepares executive level materials, coordinates meetings and travel, and supports projects that contribute to the overall effectiveness and efficiency of the department's office.

Key Responsibilities

• Manage and prioritize the CIO's calendar, exercising sound judgment to balance competing priorities and urgent requests.
• Schedule meetings and appointments, ensuring appropriate preparation time, prepare and distribute meeting agendas along with providing logistical and technical support for in-person and virtual meetings using platforms such as Microsoft Teams and Zoom.
• Coordinate domestic and international travel arrangements for the CIO, including booking flights, accommodations, ground transportation, and preparing detailed itineraries.
• Attend meetings as required to record notes, capture action items, and track follow-ups to completion.
• Prepare, edit, format, and proofread executive level reports, presentations, briefing notes, correspondence, and other executivelevel documents.
• Maintain accurate records, files, and documentation while ensuring confidentiality and discretion at all times.
• Process expenses, reimbursements, and other administrative transactions for the CIO in a timely and accurate manner.
• Draft and coordinate administrative components of contracts and agreements as required.
• Track deadlines, deliverables, and timelines for projects assigned by the CIO, ensuring follow-through and timely completion.
• Maintain and organize collaboration tools and shared workspaces, including Microsoft Teams channels and document repositories.
• Support the implementation and continuous improvement of team processes and systems to enhance operational efficiency within the office of the CIO.
• Provide administrative and coordination support to various internal committees.
• Carry out other duties as assigned by the manager.

Qualifications & Experience

• A post-secondary degree or a combination of relevant training, education, and experience.
• Minimum of 3 years of experience in an executive assistant or senior administrative support role.
• Experience supporting senior leaders in a complex or fast-paced environment.
• Experience collaborating with senior leaders, vendors, and cross-functional teams.
• Experience in the charitable or not-for-profit sector is considered a strong asset.
• Experience with and/or knowledge of First Nations, Inuit and Metis communities an asset.

Core Competencies & Skills

• Strong organizational, time management, and prioritization skills with exceptional attention to detail.
• Demonstrated ability to exercise discretion and handle confidential and sensitive information with professionalism.
• Excellent interpersonal skills and the ability to build effective working relationships across all levels of the organization.
• Strong written and verbal communication skills in English; bilingualism in English and French is an asset, knowledge of Indigenous languages an asset.
• Proactive, adaptable, and solutions oriented, with the ability to work independently and collaboratively.
• High level of proficiency with Microsoft Office applications, including Word, Excel, PowerPoint, and Outlook.

Compensation & Benefits

• Competitive Salary: Hiring range of $67,000 - $75,000 depending on experience and qualifications.
• Comprehensive Benefits: Day-one access to extended health and dental coverage to support you and your family's well-being.
• RRSP Matching: Optional enrollment in our employer-matched Retirement Savings Program (with day-one enrollment).
• Employee Assistance Program: 24/7 confidential support via TELUS Health for you and your family.
• Generous Vacation: 15 vacation days per year.

Application Process

• Apply through the Rideau Hall Foundation's career portal by August 14, 2026. Candidates must successfully pass all required security clearances.

The Rideau Hall Foundation is an equal opportunity employer. We strongly encourage applications from all qualified candidates, including those who are Indigenous, Black, racialized, LGBTQ2S+, women, persons with disabilities, members of visible minorities and other equity-seeking groups. We seek to build a workforce that reflects the communities we serve.

The Rideau Hall Foundation will provide accommodations upon request during the recruitment, selection and assessment process for candidates with a disability.

We thank all candidates for their interest; however, only those selected for an interview will be contacted.

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Titre du poste: Adjoint executif ou adjointe executive

Lieu: Ottawa, Ontario (possibilite de travail en mode hybride)

Type de poste: A duree determinee

Duree du contrat: 14mois

Superieur.e immediat.e: Chef de l'impact

Statut d'emploi: Poste vacant (remplacement de conge)

Supervision: Non
Date d'affichage : 27 juillet 2026

A propos de la Fondation Rideau Hall

La Fondation Rideau Hall(FRH) est un organisme caritatif independant et apolitique qui a pour but d'optimiser l'influence du Bureau du gouverneur general a titre d'institution cle de la democratie canadienne et de mieux servir les Canadiens et Canadiennes par l'intermediaire d'initiatives axees sur l'apprentissage, le leadership, le don et l'innovation.

En nouant des partenariats dans tous les secteurs, laFRH celebre l'excellence tout en ouvrant des horizons et en unissant les collectivites dans le but commun de batir un Canada meilleur.

Pour en savoir plus sur laFRH, visitez le https://rhf-frh.ca/fr

Role

Nous cherchons une personne minutieuse et serviable pour qu'elle se joigne a notre equipe a titre d'adjoint executif ou adjointe executive. Le ou la titulaire de ce poste de soutien a la Chef de l'impact devra s'acquitter de taches liees a l'administration, a la planification et a la coordination pour assurer l'efficacite du leadership, des decisions prises et de la gestion des relations.

En plus de collaborer etroitement avec la chef de l'impact, la personne qui occupe le poste d'adjoint executif ou adjointe executive doit gerer des echeanciers complexes, preparer des documents de haut niveau, coordonner des reunions et des deplacements, ainsi que contribuer aux projets favorisant l'efficacite generale du service de ce departement.

Principales responsabilites

• Gerer l'agenda de la Chef de l'impact, en faisant preuve de jugement pour jongler entre les priorites et les demandes urgentes.
• Planifier des reunions et des rendez-vous en veillant a laisser suffisamment de temps de preparation, elaborer et distribuer les ordres du jour des reunions, et assurer le soutien logistique et technique des reunions en presentiel ou en virtuel, a l'aide de plateformes comme Microsoft Teams et Zoom.
• Coordonner des voyages a l'interieur et a l'exterieur du pays pour la Chef de l'impact , notamment en reservant les vols, l'hebergement et le transport terrestre et en planifiant des itineraires detailles.
• Au besoin, participer aux reunions pour prendre des notes, consigner les mesures a prendre et faire le suivi des dossiers jusqu'a leur cloture.
• Preparer, rediger, mettre en forme et reviser des rapports de direction, des presentations, des notes de breffage, de la correspondance et d'autres documents de haut niveau.
• Tenir a jour les registres, les dossiers et les documents, dans le respect de la confidentialite et en faisant toujours preuve de discretion.
• S'acquitter de factures, remboursements et autres transactions administratives pour la Chef de l'impact, avec justesse et diligence.
• Preparer et coordonner les aspects administratifs de contrats et d'ententes, au besoin.
• Surveiller les echeances, les livrables et les calendriers des projets assignes par la Chef de l'impact, en assurant leur suivi et leur realisation en temps opportun.
• Maintenir et ordonner les outils collaboratifs et les plateformes de travail communes, dont les canaux Microsoft Teams et les repertoires de documents.
• Soutenir la mise en uvre et l'amelioration continue des systemes et des processus d'equipe pour favoriser l'efficacite operationnelle au sein du bureau de la Chef de l'impact.
• Fournir un soutien administratif et logistique a divers comites internes.
• Endosser d'autres responsabilites a la demande de sa superviseure.

Qualifications et experience

• Diplome d'etudes postsecondaires ou combinaison de formation, d'etudes et d'experience pertinentes.
• Au moins trois ans d'experience dans un poste d'adjoint executif ou adjointe executive ou de soutien administratif a la direction.
• Experience de soutien aupres de dirigeant.e.s dans un milieu complexe ou exigeant.
• Experience de collaboration avec des dirigeant.e.s, des fournisseurs et des equipes interfonctionnelles.
• Experience de travail associee au secteur sans but lucratif ou caritatif (un grand atout).
• Experience de travail aupres des Premieres Nations et des communautes inuites et metisses, ou connaissances a leur sujet (un atout).

Aptitudes et competences essentielles

• Excellentes competences organisationnelles et en gestion du temps et des priorites; tres grand souci du detail.
• Capacite averee a faire preuve de discretion et de professionnalisme avec les donnees sensibles et confidentielles.
• Excellent entregent, et aptitude a batir des relations de travail efficaces a tous les paliers d'une organisation.
• Excellentes competences en communication orale et ecrite en anglais; le bilinguisme francais-anglais et la connaissance de langues autochtones sont des atouts.
• Capacite a agir de maniere proactive, a s'adapter, a trouver des solutions et a travailler seul.e ou en equipe.
• Maitrise des applications de la suite Office de Microsoft, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Remuneration et avantages sociaux

• Salaire concurrentiel: Fourchette a l'embauche de 67000$ a 75000$ selon l'experience et les competences.
• Large gamme d'avantages sociaux: Acces immediat a une couverture etendue d'assurance-maladie et d'assurance dentaire pour vous et votre famille.
• Regime d'epargne-retraite a cotisations partagees: Inscription facultative a notre regime d'epargne-retraite avec cotisations correspondantes de l'employeur (a partir du premier jour d'embauche).
• Programme d'aide aux employe.e.s: Soutien confidentiel en tout temps via TELUS Sante, pour vous et votre famille.
• Conges annuels genereux: Acces a 15jours de conges annuels.

Pour postuler

• Postulez via le portail des emplois de la Fondation Rideau Hall d'ici le 14aout2026. Seules les candidatures ayant obtenu toutes les autorisations de securite requises seront considerees.

La Fondation Rideau Hall est un employeur qui souscrit au principe d'egalite des chances. Nous encourageons fortement toute personne qualifiee a postuler, y compris les personnes autochtones, noires et racialisees, les membres de la communaute LGBTQ2S+, les femmes, les personnes en situation de handicap, les personnes faisant partie d'une minorite visible et les membres d'autres groupes en quete d'equite. Nous cherchons a batir une equipe qui reflete les communautes que nous servons.

Des mesures d'adaptation seront offertes aux personnes en situation de handicap qui en font la demande, a toutes les etapes du processus de recrutement, de selection ou d'evaluation.

Nous remercions toutes les personnes qui manifesteront leur interet, mais seules celles retenues pour une entrevue seront contactees.