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A propos de Mila

Fonde par le professeur Yoshua Bengio de l'Universite de Montreal, Mila rassemble des chercheurs specialises en intelligence artificielle et plus precisement en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l'apprentissage profond, Mila s'est particulierement distingue dans la modelisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d'objets et les modeles generatifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d'une collaboration entre l'Universite de Montreal et l'Universite McGill, en lien etroit avec Polytechnique Montreal et HEC Montreal.

Mila s'est donne pour mission d'etre un pole mondial d'avancees scientifiques qui inspire l'innovation et l'essor de l'intelligence artificielle (IA) au benefice de tous.

Pour en connaitre davantage, veuillez consulter https://mila.quebec/

Sommaire du poste

A titre de pilier operationnel, la personne titulaire du poste assure la gestion fluide du quotidien des bureaux et la maintenance proactive des installations. Ce role polyvalent combine la coordination logistique (approvisionnements et inventaires), le soutien technique aux espaces de travail et la gestion des services aux membres, garantissant ainsi un environnement fonctionnel et accueillant pour l'ensemble de la communaute et de l'equipe Ecosysteme. La personne titulaire du poste pourrait aider ponctuellement a l'organisation d'evenements a Mila. 

Responsabilites principales

Gestion des approvisionnements

• Inventaires et commandes : Gerer les stocks de cafe, produits laitiers, papeterie et fournitures de bureau.
• Boutique (Merch) : Gerer l'inventaire trimestriel et la preparation des commandes des articles promotionnels venant de la communaute Mila.

Maintenance et gestion des espaces

• Entretien technique : Assurer le bon fonctionnement et le nettoyage des machines a cafe, des refroidisseurs d'eau, des lave-vaisselles et des bouilloires.
• Inspections des espaces pour signaler tout bris, verifier l'eclairage et la proprete.
• Services generaux : Vider les dechiqueteuses, veiller a l'entretien et a l'approvisionnement des tableaux blancs et coordonner la buanderie
• Contribution ponctuelle au montage et demontage des installations physiques necessaires au bon deroulement des activites.

Logistique et services aux membres

• Poste et colis : Receptionner, trier et distribuer le courrier et les colis
• Acces : Gerer l'emission des cartes d'acces temporaires pour les visiteurs ou permanentes pour les membres de la communaute
• Postes de travail : Fournir le support necessaire lors de l'attribution d'un poste de travail

Support administratif et fournisseurs

• Requetes : Centraliser les demandes via la boite courriel Ecosysteme et soumettre les appels de service a la gestion d'immeuble.
• Point de contact fournisseurs : Agir en tant qu'intermediaire principal pour la transmission des commandes (cafe, papeterie, fournitures) et assurer le suivi des requetes aupres des fournisseurs externes.
• Accompagnement : Accueillir et superviser les prestataires de services lors de leurs interventions physiques dans les locaux.

Requirements

Competences et qualifications requises

• Au moins 3 annees d'experience dans la coordination de bureau, impliquant des partenaires externes et internes;
• Diplome collegial ou universitaire en administration ou toute autre discipline pertinente, ou niveau equivalent de qualifications professionnelles et/ou d'experience ;
• Excellentes capacites organisationnelles et aptitude a gerer plusieurs priorites simultanement;
• Sens aigu de la responsabilite et calme lors de situations d'urgence;
• Fortes competences relationnelles et sens de la confidentialite;
• Rigueur dans l'application des procedures administratives et de securite;
• Etre bilingue, en francais et en anglais, en raison des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains de nos partenaires, parties prenantes, ou membres de notre communaute academique anglophones.
• Manutention legere : Participation ponctuelle a l'installation de materiel et au deplacement de mobilier selon les besoins logistiques;
• Capacite a resoudre de maniere autonome les problemes simples et a escalader les problemes complexes de maniere appropriee;
• Formation de secourisme en milieu de travail (atout).

Nous voulons vous connaitre

A Mila, la diversite nous tient a cur. Nous valorisons un environnement de travail equitable, ouvert et respectueux des differences. Nous encourageons toute personne souhaitant uvrer dans un ecosysteme en progression continue et stimulee a contribuer a l'application et la definition d'une culture saine et inclusive, a postuler.

Veuillez noter que seules les personnes selectionnees seront contactees.

https://mila.quebec/fr/protection-de-la-vie-privee