M Files

A titre de Gestionnaire, Controle des documents, vous serez responsable de structurer, gouverner et superviser l'ensemble des processus de controle documentaire lies aux projets d'ingenierie, de construction, de production, de reparation navale et de livraison client.
La personne titulaire du poste assure la gestion rigoureuse des documents techniques, contractuels et operationnels, notamment les dessins d'ingenierie, plans, specifications, requis clients, bons de travail, livrables fournisseurs, transmittals, submittals, rapports d'inspection, dossiers qualite, documents de mise en service et dossiers finaux de projet. Elle veille a ce que les bonnes versions des documents soient disponibles aux bonnes parties prenantes, au bon moment, tout en assurant la tracabilite, la conformite et la maitrise des risques documentaires. Ce role agit comme leader fonctionnel du controle documentaire et contribue directement a la performance des projets, a la reduction des erreurs operationnelles, a la conformite contractuelle et a la protection des interets de l'entreprise.

Plus specifiquement, vous aurez a :

• Definir, mettre en uvre et maintenir les standards, procedures et processus de controle documentaire applicables aux projets et aux operations.
• Superviser la gestion documentaire des dessins, plans, specifications techniques, requis clients, bons de travail, documents fournisseurs, livrables contractuels et dossiers finaux.
• Assurer la maitrise des versions, statuts, approbations, commentaires, diffusions, historiques de modification et cycles de revision.
• Mettre en place et maintenir les matrices de livrables documentaires par projet.
• S'assurer que les exigences documentaires clients, contractuelles, reglementaires et internes sont comprises, integrees et respectees.
• Controler les flux documentaires entre les equipes internes, les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et les partenaires.
• Assurer la gestion des transmittals, submittals, commentaires clients, retours de revision et approbations.
• Veiller a ce que seules les versions approuvees et a jour soient utilisees par les equipes d'ingenierie, de production, de construction, d'approvisionnement, de qualite et de gestion de projet.
• Identifier les risques lies aux documents obsoletes, incomplets, non approuves ou mal diffuses, et mettre en place les controles necessaires.
• Developper et suivre les indicateurs de performance documentaire, incluant les documents en retard, les cycles d'approbation, les livrables bloques et la qualite des dossiers finaux.
• Superviser, encadrer et developper l'equipe de controle documentaire.
• Former les utilisateurs internes aux processus, outils et bonnes pratiques de gestion documentaire.
• Agir comme point d'escalade pour les enjeux complexes lies a la documentation technique, contractuelle ou operationnelle.
• Collaborer avec les equipes d'ingenierie, de gestion de projet, de qualite, de production, d'approvisionnement, de contrats et des TI afin d'ameliorer les processus et outils documentaires.
• Participer a l'amelioration continue des systemes de gestion documentaire, incluant les plateformes ERP, SharePoint, M-Files ou tout autre outil equivalent.
• Supporter les audits internes, externes, clients ou reglementaires en assurant la disponibilite et la qualite des preuves documentaires requises.
• Contribuer a la mise en place d'une gouvernance documentaire numerique robuste, mesurable et alignee avec les besoins d'un environnement technique complexe.

Qualifications

• Diplome universitaire ou collegial en gestion documentaire, gestion de l'information, administration, ingenierie, gestion de projet, qualite, construction ou tout autre domaine pertinent.
• Minimum de 7 a 10 annees d'experience en controle documentaire, gestion documentaire technique ou gestion de l'information de projet.
• Minimum de 3 annees d'experience en supervision, coordination d'equipe ou gestion fonctionnelle.
• Experience significative dans un environnement d'ingenierie, de construction, de fabrication, d'infrastructure, maritime, industriel lourd, energie ou projets majeurs.
• Bonne comprehension du cycle de vie documentaire dans un contexte de projet, de la creation du document jusqu'a l'archivage final.
• Experience avec les dessins techniques, les revisions, les approbations, les livrables clients, les documents fournisseurs et les dossiers "as-built".
• Maitrise des processus de controle documentaire, incluant la codification, la classification, les metadonnees, les statuts documentaires, les approbations et la diffusion controlee.
• Experience avec un systeme de gestion documentaire tel que M-Files, SharePoint, Aconex, OpenText, Meridian, Autodesk Construction Cloud, Oracle Fusion, Maximo ou tout autre systeme equivalent.
• Capacite a gerer plusieurs projets, priorites et parties prenantes dans un environnement a forte pression operationnelle.
• Excellentes habiletes de communication en francais et en anglais, a l'oral comme a l'ecrit.
• Forte capacite a influencer, structurer et faire respecter les processus dans un environnement multidisciplinaire.

Atouts consideres

• Experience dans un environnement naval, maritime, manufacturier lourd, EPC ou grands projets.
• Connaissance des normes ISO, notamment ISO 9001.
• Experience en gestion de configuration, gestion des changements ou gouvernance de l'information technique.
• Experience dans la preparation, le controle et la livraison de dossiers finaux de projet.
• Connaissance des exigences liees aux documents "as-built", aux livrables contractuels et aux audits clients.
• Certification en gestion documentaire, gestion de projet, qualite ou gestion de l'information.
• Experience avec M-Files ou avec le deploiement d'un systeme automatise de gestion documentaire.