Administration Accounts Assistant Jobs in Quebec

Job Location:
Montreal, QC
Work Mode: On-Site
Languages: Fully bilingual (French/English) required

• Competitive salary based on experience

• Comprehensive benefits package

• Opportunity for professional development and career growth

• Collaborative and supportive work environment

• Opportunity to join a growing notarial practice and work closely with notaries and the operations team

Our client is a growing notarial practice in Montreal with a structured and collaborative work environment. The firm handles a range of notarial matters, including real estate transactions, and is looking for a reliable accounting professional to support its day-to-day financial operations and ensure accurate, compliant financial records.

Our client is seeking a detail-oriented Bookkeeper to manage the firm’s day-to-day accounting activities, with a particular focus on trust accounting and the financial administration of real estate transactions. This role will work closely with the notarial and operations teams and is well suited to someone who is organized, precise, and comfortable working independently in a regulated environment.

• Maintain accurate financial records, including accounts payable and accounts receivable

• Reconcile bank statements, client accounts, and trust accounts in accordance with applicable notarial regulations

• Process invoices, payments, deposits, and other day-to-day accounting transactions

• Prepare and submit GST/QST returns and other required government remittances

• Support the financial administration and reconciliation of real estate transactions

• Assist with monthly and year-end closing processes and work with external accountants and management as required

• Maintain organized financial documentation and ensure accounting records remain accurate and compliant

Required:

• Minimum 1 year of accounting or bookkeeping experience

• Strong knowledge of Quebec accounting practices, GST/QST, and general bookkeeping principles

• Excellent attention to detail and accuracy

• Strong organizational and time-management skills, with the ability to manage multiple files simultaneously

• Ability to work independently while collaborating effectively with notaries, accountants, management, and other team members

• Fully bilingual in French and English, both written and spoken

• Valid driver's license and access to a vehicle for occasional deposits and nearby banking-related errands

Preferred:

• Experience in a legal or notarial environment

• Experience with trust accounting, particularly notarial trust accounts

• Familiarity with the regulations governing notarial trust accounts in Quebec

• Experience with notarial or legal accounting software

This role is a strong fit for someone who:

• is highly detail-oriented and takes pride in maintaining accurate records

• is comfortable handling sensitive financial information and working within regulatory requirements

• can prioritize multiple tasks and files in a fast-paced environment

• is reliable, organized, and able to work with a high degree of autonomy

• enjoys working collaboratively with legal and operations professionals

Lieu de travail : Montréal, QC
Mode de travail : En présentiel
Langues : Bilinguisme complet (français/anglais) requis

• Salaire concurrentiel selon l'expérience

• Régime complet d'avantages sociaux

• Possibilités de perfectionnement professionnel et d'évolution de carrière

• Environnement de travail collaboratif et axé sur le soutien

• Occasion de se joindre à une étude notariale en croissance et de travailler en étroite collaboration avec les notaires et l'équipe des opérations

Notre client est une étude notariale en croissance à Montréal qui offre un environnement de travail structuré et collaboratif. L'étude traite différents dossiers notariaux, notamment des transactions immobilières, et recherche un professionnel de la comptabilité fiable pour soutenir ses activités financières quotidiennes et assurer l'exactitude et la conformité de ses dossiers financiers.

Notre client est à la recherche d'un(e) commis comptable minutieux(se) pour gérer les activités comptables quotidiennes de l'étude, avec un accent particulier sur la comptabilité en fidéicommis et l'administration financière des transactions immobilières. La personne travaillera en étroite collaboration avec les équipes notariale et des opérations. Ce poste convient particulièrement à une personne organisée, rigoureuse et à l'aise de travailler de façon autonome dans un environnement réglementé.

• Tenir à jour des dossiers financiers précis, notamment les comptes fournisseurs et les comptes clients

• Effectuer les conciliations bancaires, des comptes clients et des comptes en fidéicommis conformément aux règlements notariaux applicables

• Traiter les factures, paiements, dépôts et autres opérations comptables quotidiennes

• Préparer et soumettre les déclarations de TPS/TVQ ainsi que les autres remises gouvernementales requises

• Assurer le suivi administratif et les conciliations financières liées aux transactions immobilières

• Participer aux processus de clôture mensuelle et annuelle et collaborer avec les comptables externes et la direction au besoin

• Maintenir une documentation financière organisée et veiller à l'exactitude et à la conformité des dossiers comptables

Requises :

• Minimum de 1 an d'expérience en comptabilité ou en tenue de livres

• Bonne connaissance des pratiques comptables québécoises, de la TPS/TVQ et des principes généraux de tenue de livres

• Souci du détail exceptionnel et grande précision

• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion des priorités, avec la capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément

• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec les notaires, les comptables, la direction et les autres membres de l'équipe

• Bilinguisme complet en français et en anglais, à l'oral comme à l'écrit

• Permis de conduire valide et accès à un véhicule pour effectuer des dépôts et des déplacements occasionnels auprès d'institutions financières à proximité

Atouts :

• Expérience dans un environnement juridique ou notarial

• Expérience en comptabilité en fidéicommis, particulièrement avec des comptes en fidéicommis notariaux

• Connaissance des règlements régissant les comptes en fidéicommis des notaires au Québec

• Expérience avec des logiciels comptables utilisés dans les environnements notariaux ou juridiques

Ce poste convient particulièrement à une personne qui :

• est très minutieuse et accorde de l'importance à l'exactitude des dossiers

• est à l'aise avec la gestion d'informations financières confidentielles et le respect des exigences réglementaires

• sait gérer ses priorités et plusieurs dossiers dans un environnement dynamique

• est fiable, organisée et capable de travailler avec beaucoup d'autonomie

• apprécie la collaboration avec des professionnels du droit et des opérations

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions, et nous vous répondrons avec plaisir.