PR · On-site
Mantiene todos los cheques/pagos recibidos digitalizados según establecido en el archivo virtual de explicaciones de pago. * Registra todos los cheques/pagos en el "registro de cheques" del sistema ...
Quick apply
PR · On-site
Mantiene todos los cheques/pagos recibidos digitalizados según establecido en el archivo virtual de explicaciones de pago. * Registra todos los cheques/pagos en el "registro de cheques" del sistema ...
Virtual Bookkeeper information
What Is a Virtual Bookkeeper?
A virtual bookkeeper provides accounting services over the internet for a client or business. Job duties are mostly the same as those of an on-site bookkeeper, with the advantage that they can work anywhere with a reliable internet connection. These duties include managing financial records, documenting transactions, overseeing accounts payable and accounts receivable, handling invoices, and calculating business profits. The complexity of the work depends on your client and the size of their company.
What are the key skills and qualifications needed to thrive as a Virtual Bookkeeper, and why are they important?
To thrive as a Virtual Bookkeeper, you need a solid understanding of accounting principles, strong attention to detail, and experience with bookkeeping tasks, usually supported by relevant certifications or coursework. Proficiency with accounting software such as QuickBooks, Xero, or FreshBooks, as well as secure file-sharing and communication tools, is typically required. Strong organizational skills, self-motivation, and clear communication help virtual bookkeepers stand out in remote work environments. These skills and qualities are crucial for maintaining accurate financial records, meeting client deadlines, and building trust in a virtual setting.
What are some common challenges virtual bookkeepers face when working remotely, and how can they overcome them?
Virtual bookkeepers often encounter challenges such as maintaining clear communication with clients, managing multiple deadlines, and ensuring data security while working remotely. To overcome these obstacles, it's essential to use secure file-sharing platforms, establish regular check-ins with clients via video or messaging, and utilize project management tools to track tasks and deadlines. Building strong organizational habits and staying up-to-date with cloud-based accounting software can help virtual bookkeepers deliver accurate and timely work while fostering trust with clients.
What is the difference between Virtual Bookkeeper vs Virtual Accountant?
| Aspect | Virtual Bookkeeper | Virtual Accountant |
|---|---|---|
| Credentials | Bookkeeping certification or basic accounting knowledge | Accounting degree or CPA certification |
| Work Environment | Remote, often freelance or part-time | Remote, typically full-time or consulting |
| Employer & Industry Usage | Small businesses, startups, online entrepreneurs | Medium to large companies, financial firms |
| Common Search & Comparison Intent | Understanding roles, hiring virtual bookkeeping services | Comparing financial management services, hiring virtual accountants |
Virtual Bookkeepers focus on recording and maintaining financial transactions, while Virtual Accountants provide broader financial analysis, reporting, and strategic advice. Both roles are essential for business financial health but differ in scope and required credentials.
More about Virtual Bookkeeper jobs
What are the most commonly searched types of Bookkeeper jobs in Puerto Rico? The most popular types of Bookkeeper jobs in Puerto Rico are:
What are popular job titles related to Virtual Bookkeeper jobs in Puerto Rico? For Virtual Bookkeeper jobs in Puerto Rico, the most frequently searched job titles are:
What job categories do people searching Virtual Bookkeeper jobs in Puerto Rico look for? The top searched job categories for Virtual Bookkeeper jobs in Puerto Rico are:
Full-time
Posted 3 days ago
Job description
RESUMEN DEL PUESTO
El puesto de Oficial de Facturación, Cobros y Analista de Reclamaciones SSH tiene como propósito asistir en las operaciones diarias del Departamento de Finanzas, facturando, transmitiendo y brindando seguimiento a la facturación de servicios de SSH y analizando, validando y respondiendo denegaciones por parte de los planes médicos, cumpliendo con los requisitos de la Ley de pago puntual.
RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS
- Conoce y cumple con la Ley de pago puntual.
- Trabaja las facturas de los planes médicos que le sean asignados y entrar todos los datos relacionados con las mismas al sistema de facturación. Enviar las reclamaciones de forma electrónica o en el formato a papel, según aplique.
- Transmite y Factura al plan médico correspondiente diariamente.
- Presenta a su supervisor inmediato cualquier situación con una factura que le impida ser sometida en o antes de 10 días del alta del paciente.
- Factura todos los casos en “Admisiones por Facturar” en o antes del día 5 del mes siguiente.
- Trabaja Informe de Admisiones con días sin facturar antes de los cierres de mes.
- Analizar denegaciones y re someter en 15 días o menos del recibo de la explicación de pago de los distintos niveles apelativos.
- Trabaja las cuentas por cobrar sobre 150 días, mediante proceso formal de auditorías con los planes médicos.
- Visita los planes médicos asignados para aclarar problemas con facturas y dar seguimiento a los pagos pendientes, mínimo una vez a la semana, o antes de ser necesario. Estas reuniones serán con el personal de reclamaciones directamente.
- Reporta y discute con el personal de facturación hallazgos de errores de facturación. Reorientar al personal de forma escrita. Entregar informe firmado a la Directora del departamento.
- Mantiene archivo de casos re sometidos en espera de pago.
- Trabaja y refiere a su supervisor los casos que correspondan para ajuste, cumplimentando la hoja de “ajuste y/o devolución”.
- Trabaja cuentas por cobrar (Agings) de un año o más mediante trabajos especiales con los planes médicos.
- Trabaja los informes financieros mensualmente, hacer entrega de estos al director del departamento en las fechas establecidas
- Sella y firma todos los cheques/pagos que se reciben según información requerida.
- Fotocopiar y digitalizar todos los cheques/pagos recibidos y distribuirlos según procedimiento establecido.
- Envía por correo electrónico todas las cartas circulares y notificaciones recibidas de los planes médicos al personal correspondiente.
- Mantiene archivo de cheques/pagos recibidos, en orden ascendente de fecha.
- Mantiene todos los cheques/pagos recibidos digitalizados según establecido en el archivo virtual de explicaciones de pago.
- Registra todos los cheques/pagos en el “registro de cheques” del sistema de facturación, Best Option Biller System.
- Aplica pagos recibidos en sistema de facturación Best Option Biller System (BOB) diariamente según son recibidos y/o sistema de Flores (HHA). Asegurarse del cuadre de los mismos.
- Presenta a su supervisor inmediato cualquier situación con un cheque/pago que le impida la reconciliación de este.
- Ajusta cuentas, en el proceso de registro de pago, con balances menores a $20.00, solo aplica a balances por diferencias en tarifas.
- Analiza los pagos para establecer posibles patrones incorrectos de pago, relacionados a tarifas o códigos.
- Notifica a su supervisor inmediato, de manera escrita por correo electrónico patrones incorrectos de pago relacionados a tarifas, códigos o cualquier otra situación identificada.
- Registra las ventas reportadas de RX-30 en el sistema de Best Option Biller System (BOB).
- Será responsable del seguimiento a farmacia para el cuadre y cierre de las cuentas de RX-30 entre 90 y 120 días.
- Factura y Transmite a través de Secure Claim todas las reclamaciones de Medicare.
- Dará seguimiento de facturas no trabajadas por el plan médico (casos de los que no hemos recibido explicación de pago), en 60 días de haberse facturado
- Será responsable del seguimiento a las solicitudes de ajustes que no han sido contestadas por el plan entre 90 y 150 días después de sometidas
- Realiza gestiones de cobros vía telefónica y/o por correo de los casos de pacientes privados o de coaseguros que salgan en sus niveles.
- Mantiene archivo de las 1,500 entregadas y ponchadas a papel cuando las mismas se entregan en los planes médicos, porque no han sido contestadas en o antes de los 60 días de haberse facturado.
- Entregar los viernes, o los días que sea necesario, todas las reclamaciones y/o pendientes de pago a papel, en los distintos planes médicos, ponchar las copias de los casos en los planes médicos, como evidencia de entrega de estos.
- Archiva las copias ponchadas de los casos que corresponde a sus niveles después de entregados en los planes médicos.
- Elimina del expediente de pendientes de pago los casos que fueron pagados.
- Realiza otras tareas afines que le sean asignadas.
- Cumple con las disposiciones del Plan de Cumplimiento Corporativo de BOH, sus normas y procedimientos y Código de Conducta
EDUCACIÓN:
- Grado Asociado Facturación Médica y/o equivalente a 4 años de experiencia en facturación.
EXPERIENCIA:
- 3 a 4 años de experiencia en Facturación Médica.
COMPETENCIAS:
- Conocimiento en el área de planes médicos y codificación ICD-10.
- Conocimiento en la Ley de Pago Puntual y regulaciones de Medicare.
- Excelentes destrezas interpersonales.
- Capacidad de comunicación efectiva.
- Empatía, profesionalismo, valores, responsabilidad, confidencialidad, motivación y confianza.
ESFUERZO MENTAL:
Trabajo que comprende actividades, procesos u operaciones complejas, que requieren la detección, solución de problemas y el ajuste o alteración de los métodos de trabajo para el desempeño de este. Habilidad para manejar amplia carga de documentación, donde requiere altos niveles de concentración, lectura, contraste y redacción de información de más de un 60% del tiempo en el desempeño del puesto.
ESFUERZO FÍSICO:
Trabajo que comprende actividades, procesos u operaciones de equipos de oficina y el desarrollo de otras actividades que requieren que el empleado este sentado la mayor parte del tiempo y que ejerza fuerza menos de 20 libras. Habilidad para estar de sentado entre un 60% y 100% del tiempo en el desempeño del puesto. Habilidad física para levantar y cargar menos de 20 libras aproximadamente menos de un 15% del tiempo en el desempeño del puesto.
ESFUERZO VISUAL:
Trabajo que requiere un nivel agudo de atención, concentración o fijación de la vista. Habilidad para enfocar y leer documentos de moderado a amplio contenido más de un 60% del tiempo en el desempeño del puesto.
DESTREZAS DE LENGUAJE:
Destrezas de hablar, leer y escribir español e inglés.
- Escribir, leer y hablar español el 100% del tiempo.
- Escribir y leer inglés aproximadamente entre 25% a 50% del tiempo.
El puesto de Oficial de Facturación, Cobros y Analista de Reclamaciones SSH, requiere de salidas o viajes en el desempeño de sus funciones y responsabilidades, al menos una vez por semana.
CONTACTOS EXTERNOS
El puesto de Oficial de Facturación, Cobros y Analista de Reclamaciones SSH en el desempeño de sus funciones se relaciona con los siguientes contactos externos: Personal de planes médicos y programadores.
MANEJO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
El puesto de Oficial de Facturación, Cobros y Analista de Reclamaciones SSH en el desempeño de sus funciones tiene acceso a información protegida de pacientes, pagos de servicios y cuentas por cobrar.
EQUIPOS A UTILIZAREl puesto de Oficial de Facturación, Cobros y Analista de Reclamaciones SSH requiere la destreza para utilizar: teléfono de cuadro, computadora, sistemas software, fotocopiadora, entre otros equipos cotidianos de oficina.
Patrono con Igualdad de oportunidades de empleo